社内会議の議事録の書き方完全ガイド｜必須項目・コツ・失敗例と対策

社内会議が終わったあと、議事録を作成しようとしても「何から手をつければいいかわからない」という経験はないでしょうか。

しかしながら、

• 社内会議の議事録に何を書けばよいのか、必須項目がわからない
• せっかく書いた議事録が長すぎて「読まれない」と言われてしまう
• 毎回1〜2時間かかる議事録作成の負担を減らしたい

といった悩みを抱えている方も少なくないでしょう。

そのためこの記事では、社内会議の議事録に必ず含めるべき9つの項目から、短時間で作成するための5つのコツ、よくある失敗と対策、さらにはAI議事録ツールを活用した効率化まで、実践的な方法を解説します。議事録担当になったばかりの方から、作成を効率化したい実務担当者、チーム全体の議事録運用を整えたい管理職の方まで、ぜひ参考にしてください。

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社内会議の議事録とは｜役割と3つの目的

ここでは、議事録の基本的な定義と、社内会議における役割について整理します。「とりあえず書いておけばいい」という認識から脱却するためにも、議事録が組織の中で果たす本質的な意味を理解しておくことが大切です。

1. 議事録の定義と基本的な役割

議事録とは、会議や打ち合わせの内容、決定事項、発言者の意見などを記録したものです。社内会議の場合は特に、同じ組織のメンバーが集まる定例会議や部門会議、プロジェクト会議などで作成されます。

ただし、議事録は単なる会議内容の「コピー」ではありません。チーム内やプロジェクト内での情報共有を円滑にし、意思決定を明確にして、業務をスムーズに進めるための重要なビジネスツールです。

たとえば、会議に参加できなかったメンバーへの情報共有ひとつとっても、口頭で伝えると内容が変わってしまうことがあります。議事録として書面に残すことで、誰が読んでも同じ情報が伝わる状態をつくれます。情報の正確性と効率的な共有を支えるのが、議事録の基本的な役割です。

社内会議用の議事録は、一般的に「社内完結型」の位置づけです。対外共有型（クライアントや取引先に見せる議事録）とは記載レベルや文体が異なるため、用途に合わせた使い分けが求められます。まずは社内のメンバーが読みやすく、必要な情報が素早く確認できる構成を意識することがポイントです。

2. 社内会議の議事録に求められる3つの目的

議事録を作成する目的は、大きく3つに整理できます。この3つを意識しておくと、「何を書くべきか」の判断基準が明確になります。

目的1：情報の共有と認識合わせ

社内会議に全員が出席できるとは限りません。出席できなかったメンバーや、関係する他部門の担当者へ情報を正確に届けることが、議事録の第一の役割です。また、「会議に出ていたつもりだけれど、あとから思い出せない」というケースでも、議事録が記憶を補完してくれます。部門をまたいだ連携が必要なプロジェクトでは、議事録による情報共有の質が業務の進行速度に直結することもあります。

目的2：決定事項の明確化と「言った言わない問題」の防止

「あのとき、〇〇さんが承認したはず」「そんな話は聞いていない」という行き違いは、組織のどこでも起こりうる問題です。口頭だけの確認では、時間が経つにつれて記憶が薄れ、認識のずれが生じやすくなります。議事録に決定事項を文書として残すことで、何が決まったのかを明確にし、責任の所在を記録に残すことができます。これは、トラブルの予防という観点でも重要な役割を果たしています。

目的3：タスクとプロジェクトの進行管理

誰が、何を、いつまでに行なうかをネクストアクション（次のアクション）として記録しておくことで、次回の会議で進捗を確認しやすくなります。「前回の会議で何を決めたっけ？」と毎回ゼロから確認する手間がなくなるため、会議の質と効率が向上します。特に複数のプロジェクトが同時並行で動いているチームでは、議事録によるタスク管理が業務の流れを整理する柱になります。

3. 「記録」から「共通認識をつくるツール」へ

議事録の本質的な価値は、単なる記録を超えたところにあります。会議に参加した全員が「同じ認識を持てている状態」をつくることこそが、議事録の最も重要な役割だといえるでしょう。

「どうしてあの人はわかっていないんだろう」「なぜ情報共有が滞っているんだろう」といった不信感の多くは、認識のずれから生じています。リモートワークの普及によって対面でのコミュニケーションが減り、細かなニュアンスが伝わりにくくなっている現在、認識のずれはより起こりやすくなっているといえます。

議事録で共通認識がつくられると、組織にとって3つのポジティブな効果が生まれます。

• タスクの効率化と生産性の向上：同じ認識のもとで動くことで、手戻りや確認作業が減る
• 意思決定の迅速化：「前回何を決めたか」を確認する時間が不要になり、次のステップへ進みやすくなる
• 問題解決の促進：誰がどのような課題を抱えているかが明確になり、チームとして対処しやすくなる

「議事録=面倒な作業」という捉え方から、「議事録=組織の共通認識をつくるための投資」という視点に切り替えると、作成へのモチベーションが変わることがあります。一枚の議事録が、チームの認識のずれを防ぎ、プロジェクトの遅延やトラブルを未然に防ぐ働きをしていることを念頭に置いておきましょう。

社内会議の議事録に必ず書く9つの項目

社内会議の議事録を作成するにあたって、「何を書けばいいかわからない」という方のために、必ず含めるべき9つの基本項目を整理します。会議で何を記録すればよいか迷ったときに立ち返れる基準として活用してください。

1. 基本情報（会議名・日時・場所・参加者）

議事録の冒頭には、必ず以下の基本情報を記載します。

• 会議名：「週次チームミーティング」「第3回プロジェクト定例会」など、会議の種類や回数がわかるもの
• 開催日時：年月日・曜日・開始時刻と終了時刻
• 開催場所：会議室名（オンライン開催の場合は「オンライン（Zoom）」などのツール名も記載）
• 参加者：氏名に加え、部署・役職もセットで記載する（「営業部 田中花子（課長）」など）
• 欠席者：参加予定だったが不在だったメンバーがいる場合は明記する
• 議事録作成者：誰が作成したかを明記しておく

これらの情報が重要なのは、後から「あの会議はいつ、誰が参加して何を決めたのか」を確認する際に、基本情報が索引として機能するからです。特に参加者の記録は、「あの決定に自分は関わっていなかった」「承認者が誰だったかわからない」という混乱を防ぐための根拠になります。

たとえば、数週間前の会議の内容を振り返りたいとき、基本情報が正確に記載されていれば目当ての議事録をすぐに見つけられます。逆に「なんとなく書いた」会議名や日付が曖昧な議事録は、後から探しにくく、活用されないまま埋もれてしまいがちです。

2. 議題と決定事項

議事録の中核となる部分です。「議題」と「決定事項」は別のものであるため、明確に書き分けることが重要です。

• 議題（アジェンダ）：その会議で話し合うべきテーマ。「新製品の価格設定について」「Q3のマーケティング計画について」など
• 決定事項：議題に対して会議の中で出た結論。「〇月〇日にXXXの価格を〇万円に設定することを決定した」など

決定事項こそが、議事録の中で最も重要な要素です。何が決まったのかが不明瞭な議事録は、参加者にとって「読んでも何も確認できない」という状態になってしまいます。

注意したいのは、「議論の内容」と「決定事項」を混同してしまうことです。議論の中では「A案がよいという意見もあった」「B案も検討の余地があるという話が出た」など、さまざまな意見が交わされます。これらをすべて決定事項として書くと、「何が決まったのか」がわかりにくくなります。最終的に会議の場で合意した結論だけを「決定事項」として記載し、それに至る過程の意見は「討議内容」として区分けして書くとよいでしょう。

3. ネクストアクション（誰が・何を・いつまでに）

議事録の中でも、特に丁寧に記載してほしい項目です。「決定事項」は何が決まったかを示すのに対し、「ネクストアクション（次の行動）」はその後誰が何をするかを明示します。

ネクストアクションには必ず以下の3点をセットで記載してください。

• 担当者：誰が担当するのか（個人名または役職名）
• 内容：何をするのか（具体的な行動）
• 期限：いつまでに完了させるのか（具体的な日付）

記載例を示すと、次のような形式になります。

担当者	内容	期限
田中（営業部）	価格改定の社内稟議書の作成	3月5日（水）まで
佐藤（マーケ部）	新価格の顧客向け告知メール文面の草案作成	3月7日（金）まで

担当者と期限が不明瞭なアクションは、「誰かがやるだろう」という状態になりがちです。次回会議で「誰がやる予定だったんでしょうか？」という確認が発生するのは、ネクストアクションの記載が曖昧だったことが原因のほとんどです。

会議で「〇〇について検討しましょう」という結論になった場合も、「誰が・いつまでに・何を検討するのか」をネクストアクションとして明記しておきましょう。「検討=決定」ではないため、次のアクションが発生していることを記録することが重要です。

4. 特記事項と次回会議予定

最後に、以下の2点も忘れずに記載します。

特記事項とは、議題の議論の中で出てきた重要な意見、質疑応答の内容、次回に持ち越された保留事項などを指します。決定事項にはならなかったものの、後から確認が必要になりうる情報を記録する場所です。「〇〇の件については次回会議で改めて議論する」「△△について追加調査が必要」といった内容を記載しておくと、次回の議題設定に役立ちます。

次回会議予定は、日時・場所（またはオンラインのリンク）・主な議題の見通しを記載しておくと、参加者が事前準備をしやすくなります。

これら9つの項目を一覧にしたシンプルなテンプレートを事前に用意しておくと、毎回の議事録作成がスムーズになります。以下は基本的なテンプレートのイメージです。

【会議名】

【開催日時】〇年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇

【開催場所】

【参加者】

【欠席者】

【議事録作成者】

【議題】

1.
2.

【決定事項】

・

【ネクストアクション】

担当者 ／ 内容 ／ 期限

【特記事項・保留事項】

・

【次回会議予定】

日時：〇年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜
場所：
議題の見通し：

このテンプレートを会議のたびに使い回すことで、毎回ゼロから構成を考える手間がなくなり、記載漏れも防ぎやすくなります。

わかりやすい議事録を書く5つのコツ

必須項目を押さえたうえで、次に「読まれる議事録」にするための5つのコツを解説します。作成スピードの向上と、読み手にとっての使いやすさを同時に実現するポイントを中心に紹介します。

1. 結論を先に書く（結論ファースト）

議事録でよくある書き方の誤りは、会議の流れをそのまま時系列で書いてしまうことです。「最初に〇〇という話があり、次に△△という意見が出て、最終的に□□に決まった」という書き方では、読み手は最後まで読まないと結論がわかりません。

議事録を読む人は、多くの場合「何が決まったのか」「自分は何をすればよいのか」を素早く確認したいと考えています。そのため、決定事項とネクストアクションを最初（または最上部）に記載し、詳細な討議内容は後に続ける「結論ファースト」の構成が効果的です。

たとえば、同じ会議内容を2つの書き方で比べてみましょう。

時系列で書いた場合： 「最初に現在の問題点について田中から報告があった。問題の原因として〇〇が挙げられ、対策として△△と□□の2案が提示された。佐藤からは△△案を支持する意見が出たが、木村からは予算面での懸念が示された。最終的に、コストと効果のバランスを考慮し、△△案を採用することになった。」

結論ファーストで書いた場合： 「【決定事項】△△案の採用を決定。【ネクストアクション】田中：△△案の実施計画書を3月10日までに作成。【討議内容】〇〇を原因とした問題について、△△・□□の2案を比較検討。予算面・効果面から△△案が優位と判断。」

後者の方が、何が決まって誰が何をするのかを一目で把握できます。この構成の変化だけで、議事録の「使いやすさ」が大きく変わります。

2. 箇条書きと「だ・である調」で簡潔にまとめる

社内向けの議事録は、文章を連ねて書くよりも箇条書きを中心にした方が視認性が高く、読み手が情報を素早く把握できます。また、語尾を「です・ます調」ではなく「だ・である調（〜した、〜と決定）」で統一すると、一文が短くなり全体の文字数が抑えられます。

具体的な指針として、以下の点を意識してみてください。

• 一文は40〜50字以内を目安にする
• 箇条書きは体言止め（「予算の承認」「スケジュールの確認」など）または短文（「〜を決定」「〜を確認」）でまとめる
• 専門用語や社内略語は初出時に補足説明を入れる（「KGI（最終的な目標指標）」「POC（概念実証）」など）

補足説明が必要な理由は、議事録が会議に参加していない人にも共有される可能性があるためです。部署間をまたぐプロジェクトでは、他部署のメンバーが見慣れない略語に戸惑うことがあります。専門用語は初出時に定義を添えると、誰が読んでも理解できる議事録になります。

「だ・である調」に統一する際のポイントは、語尾だけでなく文全体の構造も見直すことです。「〜について協議しました」は「〜を協議」または「〜について協議」と書き換えられます。これだけで数文字短くなり、全体のテンポがよくなります。

3. 5W1Hを意識して情報を整理する

5W1H（「Who：誰が」「What：何を」「Why：なぜ」「When：いつ」「Where：どこで」「How：どのように」）の観点で情報を整理することで、記載漏れが防げます。

特に社内会議の議事録で漏れが起きやすいのは、「Who（誰が担当するのか）」と「When（いつまでに）」の2点です。「〇〇の件は引き続き対応する」という表現は、担当者も期限も不明で、実質的には何も決まっていないのと同じです。

また、討議内容を記録する際も「Why（なぜその結論になったのか）」の因果関係を明示すると、後から読んだ人が経緯を理解しやすくなります。「A案ではなくB案を採用した」という決定事項だけでは、後日「なぜB案になったのか」を確認するために別途問い合わせが発生することがあります。「コスト面でA案を上回るため、B案に決定」という一文を添えるだけで、理解のしやすさが大きく変わります。

5W1Hを常に頭に置いておくことで、「この情報で足りているか」を自然と確認しながら書けるようになります。「誰が・何を・いつまでに・なぜ」の4点が揃った議事録は、読み手への情報量と信頼性が高まります。

4. 事前にテンプレートを準備しておく

わかりやすい議事録を素早く仕上げるうえで、即効性の高い対策のひとつが「テンプレートの事前準備」です。毎回ゼロから書き出しを考える必要がなくなるため、着手のハードルが下がり、書き漏れも防ぎやすくなります。

テンプレートを作成する際は、会議の種類別に用意しておくと使い勝手がよくなります。

• 定例会議用：基本情報・前回のネクストアクション確認・今回の議題・決定事項・今回のネクストアクション・次回予定
• プロジェクト会議用：基本情報・進捗状況・課題と対策・決定事項・ネクストアクション・次回予定
• 重要意思決定会議用：基本情報・背景と課題・検討した選択肢・決定事項（理由含む）・ネクストアクション・次回予定

テンプレートに議題を事前に書き込んでおくと、会議が始まる前から議事録の骨格ができた状態になります。会議中は議題の欄に書き込むだけでよくなるため、メモの効率が上がります。

AI議事録ツールを活用する場合は、会議前にアジェンダ（議題）をツールにセットしておくと、会議終了後に議題ごとの要点が自動的に整理されます。テンプレートがフォーマットの型を提供し、AIが内容の自動整理を担うという役割分担が実現します。この組み合わせにより、議事録作成にかかる時間をさらに短縮できます。

5. 会議終了後10分以内に着手し、当日中に共有する

「議事録は鮮度が命」という言葉がある通り、会議が終わったあとできる限り早く着手することが、品質と効率の両方を高めるうえで重要なテクニックです。

「10分以内に着手する」というのは、完成させることではありません。会議の記憶が鮮明なうちに、メモを見ながら「決定事項・ネクストアクション・特記事項」の3点を箇条書きで書き出すことを指します。この骨格が出来上がると、その後の清書作業が格段に速くなります。

逆に言えば、「後でまとめてやろう」と後回しにするほど、発言者の特定が難しくなり、ニュアンスの再現も難しくなります。会議終了から時間が経つと、「あれ、あの発言は田中さんだったか佐藤さんだったか」という状況が生じ、確認作業に余計な時間がかかります。

当日中に関係者へ共有することには、もうひとつ重要な効果があります。記憶が新鮮なうちに参加者全員が議事録を確認することで、「認識のズレ」を早い段階で修正できるのです。翌日以降になると、それぞれの記憶が薄れ、ズレの発見が遅くなります。

完璧な仕上がりにこだわらず、まず8割の完成度で共有し、フィードバックをもとに修正するアプローチも有効です。「会議の情報共有」という本来の目的から考えると、完璧な議事録を遅く共有するよりも、8割の内容を速く共有する方が、チーム全体の効率は上がることが多いです。

議事録作成の3つのステップ

会議前・会議中・会議後という3つのフェーズに分けて、それぞれで何をすべきかを具体的に解説します。議事録の品質と作成スピードは、会議が始まる前から決まっているといっても過言ではありません。

1. 会議前：アジェンダ確認とテンプレート準備

会議が始まる前の準備が、議事録作成の8割を左右します。会議当日に「さて、何を書こうか」と考え始めるのでは遅く、事前の準備がメモの効率と議事録の品質を大きく左右します。

会議前に行なっておきたいことは以下の4点です。

アジェンダ（議題）の確認：事前に共有されているアジェンダを読み込み、「この会議で何を決めるのか」「誰がどのような役割で発言するのか」をあらかじめ把握します。アジェンダを頭に入れておくことで、会議中の発言をその文脈で理解しやすくなり、重要なポイントを正確に捉えられます。

テンプレートの準備：会議名・日時・参加者などの基本情報と、議題の欄を事前に埋めておきます。これにより、会議が始まった瞬間から書き込める状態になります。毎回ゼロから構成を考える必要がなくなるため、着手のハードルが下がります。

参加者の確認：誰が参加する会議かを事前に確認しておきましょう。参加者リストを把握しておくと、会議中に「今の発言は誰？」と迷う場面が少なくなります。特にオンライン会議では、名前が表示されない場合もあるため、事前確認は重要です。

会議のゴールの把握：「この会議で何を決めれば終わりなのか」を逆算しておきます。ゴールが明確だと、会議中に何が「決定事項になりうる発言」かを自然と識別できるようになります。

AI議事録ツールを使う場合は、アジェンダをツールにセットしておくことで、会議後に議題ごとの要点が自動整理されます。この事前入力をするかどうかで、会議後の作業効率が大きく変わります。

2. 会議中：「誰が・何を・いつまでに」に絞ってメモを取る

会議中のメモを取ることは、思っている以上に負担が大きいものです。発言を聞き逃さないようにメモに追われると、会議に集中できなくなることがあります。議事録担当になると、自分の発言機会が減ってしまうという悩みを持つ方も少なくありません。

そこで重要なのが、発言をすべて書き起こそうとしないことです。「誰が・何を・いつまでに」の3点に絞ってメモを取ることで、記録の負担が大幅に軽くなります。

タイミングだけを短く記録する方法も効果的です。大事だと感じた発言があったとき、「内容」をすべて書こうとせず、「年末対応の話→重要」と数文字書くだけでよいのです。その短いメモが後から該当部分を思い出すための鍵になります。AI議事録ツールを使っている場合は、タイムスタンプ（時刻記録）機能を活用することで、その時間帯の音声をあとから確認できます。

発言者を記号で略記するテクニックも有用です。「田中→T」「佐藤→S」「鈴木→Su」というように記号化しておくと、リアルタイムの記録が格段に速くなります。会議中に手書きやタイピングのスピードが追いつかない場合でも、発言者の記号だけでも記録しておけば、後の整理に役立ちます。

疑問点は「？」マークで印をつけて、会議後に確認するリストとして活用します。「あの発言は誰だったか」「〇〇の詳細は確認が必要」という点を都度メモしておくと、後から一気に確認できます。

**完璧に書こうとしない「80%思考」**も重要なマインドセットです。議事録の目的は、会議の完全な再現ではありません。重要な決定事項・アクション・課題を後から確認できる状態にすることが目的です。メモが追いつかない場面があっても、「誰が・何を・いつまでに」の3点と、決定事項が押さえられていれば、議事録としての役割は十分に果たせます。

議事録担当が会議の議論に参加できないほどメモに集中する必要はありません。むしろ、議事録担当自身が会議の議論に積極的に参加することで、内容への理解が深まり、要点整理の精度が上がるという側面もあります。

3. 会議後：要点を整理して10分以内に着手・当日共有

会議が終わったら、できる限り速やかに議事録の整理に着手しましょう。「10分以内に着手する」のが理想的です。

会議直後の作業は「完成させること」ではありません。以下の3点から先に整理することを意識してください。

• 決定事項：会議の中で最終的に合意した結論
• ネクストアクション：担当者・内容・期限の3点セット
• 特記事項：保留事項、次回確認が必要なこと

この3点が整理できた段階で、基本情報や討議内容の清書を進めます。骨格さえできれば、清書は思っているよりも速く進みます。

会議中に「？」マークをつけた疑問点は、参加者に確認します。会議後に「確認のメール」を送ることは、全く失礼にはあたりません。「正確な議事録を作成したい」という意図の確認は、むしろ責任感の表れとして受け取られることが多いです。参加者の記憶が新鮮なうちに確認することで、正確な情報を記録に残せます。

当日中に関係者全員に共有することを目標にしましょう。完璧な仕上がりにこだわらず、まず骨格を共有して「内容に誤りや漏れがあれば教えてください」と一言添えるだけで、フィードバックが得やすくなります。チームで議事録の精度を確認し合う習慣ができると、個人の負担が分散され、全体としての議事録の品質が上がっていきます。

社内会議の議事録作成でよくある3つの失敗と対策

議事録作成に不慣れな段階ほど陥りやすい失敗パターンと、その対策を解説します。「あるある」と感じるものがあれば、すぐに対策に取り組んでみてください。

1. 発言をすべて書き起こそうとして時間が足りなくなる

議事録作成に時間がかかる最も大きな原因のひとつが、「会議の発言を全部記録しなければ」という完璧主義です。しかし、これは非常に非効率な考え方です。

「録音があるから後で聞き返せばいい」と考えている方も要注意です。1時間の会議の録音を聞き返すだけで最低1時間かかります。重要な部分を特定して整理するまで含めると、会議時間を大幅に超える時間がかかることも珍しくありません。

また、発言をそのまま書き起こすことが「議事録の目的」ではありません。議事録に求められるのは、会議の完全な再現ではなく、「何が決まったのか」「誰が何をするのか」「どのような課題があるのか」を後から確認できる状態をつくることです。

対策：「誰が・何を・いつまでに」の3点メモ術に立ち返りましょう。

発言の一言一句を記録しようとせず、決定事項とネクストアクションの把握に集中するだけで、作成時間は大幅に短縮できます。詳細な議論の経緯は「討議内容」として要点だけまとめれば十分です。

会議中に「これは重要」と感じた瞬間に短いキーワードだけをメモしておき、会議後すぐにそのメモを見ながら整理するアプローチも有効です。内容の詳細を書こうとするのではなく、「後で参照するためのタグ」をつけるイメージでメモを取ると、記録の負担が大きく軽減されます。

2. 決定事項とアクションが曖昧なまま共有してしまう

「〜について検討することになった」「引き続き進めていくことになった」という表現が残った議事録は、実質的に何も決まっていないに等しい状態です。しかしこの失敗は、会議で明確な結論が出なかった場合に特に起こりやすく、誰もが経験することです。

この曖昧さが引き起こす問題は、「言った言わない問題」の発生です。「前回の会議で〇〇することになったはず」「そんな話は聞いていない」という行き違いは、担当者や期限が明記されていないネクストアクションから生まれることが多いです。

対策：議事録を共有する前に、「決定事項」と「ネクストアクション」の欄だけをもう一度見直す確認習慣をつくることをおすすめします。以下の2点をチェックリストとして使ってみてください。

• 決定事項の欄に「検討」「確認する」という言葉だけ残っていないか
• ネクストアクションの担当者・期限が空欄のままになっていないか

会議で「〇〇については次回に持ち越し」という結論になった場合は、「次回議題」として明記し、次回会議のネクストアクション欄に「〇〇の件について議論する（次回会議当日）」と書いておきましょう。保留事項を「特記事項」として記録に残しておくことで、後から「あの件はどうなったんだっけ？」という疑問に対応できます。

3. 作成を後回しにして記憶が薄れる

「別の仕事が入ってしまい、議事録を翌日に回した」「週末に書こうと思っていたら内容を忘れてしまった」——こうした経験をした方は多いのではないでしょうか。会議後に別の業務が入ることは日常的にあるため、この問題は特定の誰かだけに起きる話ではありません。

記憶が薄れると、次のような作業が困難になります。

• 発言者の特定（「あの発言は田中さんだったか佐藤さんだったか」）
• ニュアンスの再現（「賛成だったのか、保留だったのか」）
• 未記録事項の補完（「他に何か話していたような気がするが思い出せない」）

これらを解消するために時間が余計にかかり、結局「最初からきちんとメモを取っておけばよかった」という状況になります。

対策：「10分以内着手」の習慣を身につけることが効果的です。完成させる必要はありません。会議直後に5分だけ使って「決定事項・ネクストアクション・気になった点」を箇条書きでメモしておくだけで、後の作業が大幅に速くなります。

この「会議後すぐに骨格をつくる」という習慣が定着すると、後回しにする心理的ハードルも下がっていきます。後で1時間かけて作業するよりも、会議直後に10分使って骨格を作り、あとは清書するだけにしておく方が、トータルの作業時間は短くなることが多いです。

AI議事録ツールを使えば、会議直後から自動で文字起こしが完成しており、「後回し問題」そのものを解消できます。ツールの活用については次のセクションで紹介します。

まとめ｜社内会議の議事録は「使える記録」にすることが重要

ここまでの内容を振り返ります。社内会議の議事録を「使える記録」にするために押さえておきたいポイントは、大きく3つです。

1つ目は、議事録の目的を理解することです。議事録は単なる記録ではなく、情報共有・決定事項の明確化・タスクの進行管理という3つの目的を果たすツールです。この目的意識があるだけで、「何を書くべきか」の判断基準が明確になります。

2つ目は、9つの必須項目とテンプレートで「型」をつくることです。基本情報・議題・決定事項・ネクストアクション・特記事項といった必須項目をテンプレートにまとめておけば、毎回ゼロから構成を考える必要がなくなり、記載漏れも防げます。

3つ目は、「結論ファースト」と「10分以内着手」を習慣にすることです。決定事項とネクストアクションを冒頭に配置する構成と、会議直後に骨格をつくる習慣を身につけるだけで、議事録の「読みやすさ」と「作成スピード」が大きく改善します。

これらの工夫を実践したうえで、さらに効率化を目指す場合は、AI議事録ツールの導入も選択肢のひとつです。文字起こしや要点整理をAIに任せ、人が最終確認と微調整を行なうワークフローにすることで、議事録担当の負担を軽減しながら、会議の議論にも集中できるようになります。

実際に、議事録を作成する習慣がなかった企業がAI議事録ツールを導入したことで、会議後すぐに議事録を確認できる体制が整い、ネクストアクションの認識齟齬が解消されたという事例もあります。

参照：議事録作成の習慣化と情報共有の改善事例｜株式会社プロリーチ

まずは手作業での工夫から取り組み、自分やチームに合ったやり方を見つけていくことが、「使える議事録」への第一歩です。

よくある質問とその回答

Q. 社内会議の議事録で「です・ます調」と「だ・である調」はどちらが正しいですか？

社内向けの議事録では「だ・である調（〜した、〜と決定、など）」が一般的です。文章が短くなり、箇条書きとの相性もよく、読み手が情報を素早く把握できます。ただし、外部に共有する議事録や役員会議用の議事録は「です・ます調」の方が適している場合もあります。会議の種類や共有範囲に合わせて使い分けることをおすすめします。

Q. 議事録はどのくらいの時間で共有すればよいですか？

会議当日、遅くとも翌日中には共有することをおすすめします。議事録は鮮度が重要で、時間が経つほど記憶が薄れ、認識のズレを確認しにくくなります。特に決定事項やネクストアクションを含む議事録は、次のアクションが始まる前に関係者全員が確認できる状態にすることが理想です。完璧な仕上がりにこだわらず、8割の完成度で共有してフィードバックをもらう方が、全体的な効率は上がります。

Q. 議事録を書いても読まれないのですが、どうすればよいですか？

読まれない議事録には「長すぎる」「結論が見つけにくい」という共通点があることが多いです。改善のポイントは2つあります。1つ目は「決定事項・ネクストアクション」を冒頭または最上部にまとめる結論ファーストの構成にすること。2つ目は詳細な議論の内容を極力省き、「誰が・何を・いつまでに」の情報だけに絞り込むことです。読者（関係者）が必要とする情報に絞った構成に改めることで、読まれる議事録に変わっていきます。

Q. AI議事録ツールは精度が心配ですが、実務で使えますか？

AIによる文字起こしは完璧ではなく、専門用語の誤変換や話者識別の誤りが生じることがあります。ただし、「AIが叩き台を作り、人が修正する」という前提で使うと、ゼロから手作業で作成するより大幅に時間を短縮できます。特に「タイムスタンプ機能で該当箇所の音声をすぐ聞き直せる」ツールは修正も効率的です。まずは社内の定例会議など比較的シンプルな会議で試してみることをおすすめします。

Q. 社内会議の種類によって議事録の書き方は変わりますか？

会議の目的によって、議事録に重きを置く要素が変わります。情報共有が目的の定例会議では「決定事項・次回アクション」を簡潔にまとめた要点整理型で十分なことが多いです。一方、重要な意思決定会議や全社会議では「どのような議論を経て決定したか」という経緯も含めた詳細記録型が適しています。外部に共有する議事録か社内完結の議事録かによっても、記載レベルや文体を調整することをおすすめします。