【2026年最新比較】情報共有ツールおすすめ13選｜選び方・機能比較・失敗しない導入ガイド
この記事でわかること
- 情報共有ツールの種類
- 情報共有ツールの選び方と比較ポイント
- おすすめの情報共有ツール
「DX」や「働き方改革」が進むなかで、「あの資料がどこに保存されているか分からない」「どのツールで話していた議論なのか探すのに時間がかかる」といったように、社内の部署やチームごとに情報が分散し、仕事がスムーズに進まないといったお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
働き方が多様化し、リモートワークや社外との共同作業が増えた昨今では、業務に関わる情報を効率的に共有して、一元的に管理することが重要です。円滑なコミュニケーション、リアルタイムな情報共有、知識の蓄積を進めるには、情報共有ツールの導入が不可欠です。
今回の記事では、情報が分散していて生産性の低下に悩んでいる、情報共有と管理を効率的に行いたいと考えている方のために、情報共有ツールにはどういった種類があるのか、ツールごとの比較ポイント、おすすめの情報共有ツールなどをご紹介します。
気になるポイントだけ知りたい方は、以下の目次から該当箇所へ移動できますので、そちらからご覧ください。ぜひチームに最適なツールを見つけるための参考にしてみてください。
Otolio（旧：スマート書記）がわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、社内に散在しがちな情報や知識、ファイル、会話履歴などを一元管理し、必要な人が必要なタイミングでアクセスできる状態を作るためのツールです。ひとくちに情報共有ツールといっても、目的や使い方によっていくつかのタイプに分けられます。代表的な分類は次の表のとおりです。
| 分類 | 主な用途 | 向いている組織・シーン |
|---|---|---|
| ビジネスチャット | 日常的な連絡・相談 | スピード重視のチーム |
| 社内wiki | 情報・ナレッジ蓄積 | 情報を資産化したい組織 |
| プロジェクト管理 | タスク・進捗管理 | 複数案件を並行管理 |
| 営業支援ツール | 顧客・商談情報共有 | 営業組織・CRM連携 |
| ファイル共有 | 資料・データ共有 | 大容量ファイルの管理 |
これらの機能を複数まとめて利用できる「グループウェア」もあります。一方で、機能が多すぎて使われなくなるケースもあるため、解決したい課題を明確にしたうえで導入することが重要です。
情報共有ツールの基本的な役割
企業やチームでは、日々の業務の中で多くの情報が発生します。メール、チャット、資料、会議のメモなどが個人や部署ごとに分散すると、「誰が何を知っているのか分からない」「過去の情報が見つからない」といった問題が起きやすくなります。
このように社内情報が分散している状態では、同じ内容を何度も確認したり、資料を探す時間が増えたりと、業務効率の低下を招きます。また、特定の人しか把握していない情報が増えることで、情報の属人化や引き継ぎミスが発生するリスクも高まります。
情報共有ツールを活用することで、これらの情報を一か所に集約し、チーム全体で共有できるようになります。情報を「探す」「聞く」ための時間を減らし、誰でも同じ情報にアクセスできる環境を整えることが、情報共有ツールの基本的な役割です。
情報共有ツールの種類
情報共有ツールと一口に言っても、目的や共有したい情報の種類によって、いくつかのタイプに分けられます。それぞれの特徴を理解することで、自社に合った情報共有ツールを選びやすくなります。ここでは、代表的な情報共有ツールの種類を紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、チャット形式でリアルタイムにコミュニケーションができる情報共有ツールです。テキストだけでなく、画像やファイル、リンクなども手軽に共有できるため、日常的な連絡や相談に向いています。
リアルタイムコミュニケーション以外にも、チームやプロジェクトごとに「チャンネル」や「グループ」にわけることで、関連する話題ごとに情報を整理できるところがメリットです。
一方で、やり取りが時系列で流れていくため、過去の重要な情報が埋もれやすいという特徴もあります。スピード感のある情報共有には適していますが、情報を蓄積・整理したい場合は別のツールとの併用が必要になることがあります。
ビジネスチャットを含むコミュニケーションツールに関しては、下記の記事でも詳しくご紹介していますので、参考にぜひご覧ください。
社内wiki
社内wikiは、チームや組織内の情報や知識、例えば、社内業務に関するマニュアル、ガイドライン、プロジェクト情報などを一元管理できるツールです。
情報が1箇所に集約されていることによって、新入社員や異動してきた社員に対しても、スムーズに業務の引き継ぎや情報共有ができ、業務の属人化を防ぐことができます。必要な情報を簡単に検索して見つけることができるため、効率的に業務を進めることができます。
ただし、情報を定期的に更新しなければ内容が古くなりやすく、運用ルールが定まっていないと使われなくなるケースもあります。「誰が、何を、どのように更新するか」を決めておくことが重要です。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールは、業務の進捗状況や担当者、期限などを可視化しながら情報を共有できるツールです。プロジェクト単位でタスクの進捗状況、スケジュール、リソース配分などの情報を整理できるため、複数の業務を並行して進めるチームに適しています。
タスクに関連する情報は共有しやすい一方で、プロジェクト外の情報やナレッジ共有には不向きな場合があります。どの範囲の情報を管理したいのかを明確にしたうえで導入することが重要です。
プロジェクト管理ツールに関しては、こちらの記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。
営業支援ツール
営業支援ツール（SFA・CRM）は、商談の進捗状況や履歴、顧客・案件の情報などを一元管理して共有するツールです。
営業活動の効率化や改善を目的としていて、SFA（Sales Force Automation）ツールとも呼ばれています。営業ツールにはCRM（Customer Relationship Management）ツールという顧客関係管理ツールもあり、SFAとCRMのどちらの機能も搭載されたツールもあります。
営業活動に関する情報をチームで共有できるため、属人化を防ぎ、引き継ぎや分析をスムーズに行える一方で、営業部門以外では活用しにくいケースも多く、全社的な情報共有ツールとして使うには用途が限定される点に注意が必要です。
ファイル共有・オンラインストレージ
ファイル共有・オンラインストレージは、クラウド上にファイルを保管して共有できるツールです。インターネットが接続できる環境下であれば、どこにいてもリアルタイムでファイルにアクセスできたり共有することできます。
代表的なツールとしては、Google Drive、Dropbox、OneDriveなどがあります。これらのツールを利用することで、ファイル管理や共同作業を効率化でき、プロジェクトやチームの生産性を向上できる反面、ファイルが増えるほど管理が煩雑になり、どれが最新版か分からなくなることもあります。フォルダ構成や命名ルールを決めておくことが重要です。
グループウェア
グループウェアは、チームや会社などのメンバーが共同での作業を円滑に行うための機能が複数搭載されています。ツールによって搭載されている機能に差はありますが、例えば、
- スケジュール管理機能
- タスク管理機能
- ドキュメント等のファイル共有機能
- チャットやメール、掲示板などのコミュニケーション機能
などのコミュニケーション機能などがひとつのプラットフォーム上で使用できます。
ひとつのプラットフォーム上にツールが集約されているため、情報がバラバラにならず、アクセスがしやすく、また、検索しやすいメリットがある一方で、機能が多すぎて使われなくなるケースも少なくありません。導入する際は、「どの課題を解決したいのか」「本当に必要な機能は何か」を明確にしたうえで選ぶことが重要です。
このように、情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ得意・不得意があります。次の章では、自社に合った情報共有ツールを選ぶための比較ポイントを解説します。
情報共有ツールの4つの比較ポイント
1. どんな機能を有しているのか
いま業務で課題に感じている点はなにか、どんな機能があればその課題を解決できるのかを明確にすることが重要です。その上で、どんな機能を有している情報共有ツールが必要なのか確認するようにしましょう。
例えば、チーム内でのリアルタイムの情報共有が足りないと感じるなら、ビジネスチャットツールの利用、社内の業務手順やマニュアルを一元化したいなら社内wikiの導入を検討すると良いでしょう。
また、すでに利用中のツールと導入を検討している情報共有ツールで機能が被っていないかも確認するようにしましょう。機能が重複してしまうと、情報があちこちに散らばってしまい、どれが最新の情報なのか、どれが正しい情報なのかがわからない、という事態にもなりかねません。業務課題はすでに導入済みのツールで運用方法を工夫すれば解決できるものなのか、別なツールの導入が必要なのか検討するようにしましょう。
2. 誰にでも使いやすい操作性とUIか
「どの従業員でも操作がしやすいかどうか」は導入の際の要チェック事項です。せっかく便利なツールを導入しても、操作が難しい、慣れるまで時間がかかるといったツールの場合は、従業員全体への普及率や使用率に影響が及び、十分にツールを活かせないこともあります。
そのため、直感的に操作できるユーザーインターフェースなのか、また、使えるようになるまでの時間がそれほどかからないツールを選ぶことは大切です。
3. 導入コストや運用コストが予算内か
ツールを導入する際には、初期費用、運用費用、追加のプラグインやサポートにかかるコストを確認するようにしましょう。
料金体系は、ユーザー数や利用する機能によって変わることもあります。その際に、例えば、少ないユーザー数からスタートしてから、ゆくゆく数が増えていく可能性がある場合、または使用するデータ量が増える可能性がある場合は、その拡張にも対応可能かどうか、どのように料金体系が変化していくかも確認が必要です。
また、ライセンス形態（月額制か年額制か）が柔軟かどうか、組織の成長に応じて簡単にプラン等を変更可能かどうかも確認するようにしましょう。
4. 安全性・セキュリティ
社外秘の情報など、機密情報を扱う際は、セキュリティ対策がしっかり取られているツールだと安心して使用できます。通信データが暗号化されているかどうか、データの保管場所のセキュリティが確保されているかどうか、二段階認証やSSOに対応しているかどうかなど、セキュリティ対策（暗号化、SSO、二要素認証、権限管理、監査ログなど）をツールごとに比較しましょう。
おすすめの情報共有ツール
ビジネスチャットやプロジェクト管理ツールに関しては、別の記事でご紹介していますので、ここでは、社内wiki、営業支援ツール、グループウェアそれぞれのおすすめツールをご紹介したいと思います。ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールや、プロジェクト管理ツールのおすすめが知りたい方は、下記記事を参考にご覧ください。
社内wiki
Confluence
引用：Confluence
Confluenceは、直感的な構成でページの設定や作成・検索が簡単に行えるツールです。すぐに使える豊富なテンプレート、社内wikiとしての役割だけでなく、ブログ機能で社内コミュニケーションが強化できたり、ホワイトボード機能でブレインストーミングをしてプロジェクトの計画・発案としても使えます。公式サイトのプラン説明ページでは、チーム規模のユーザー数に応じて推奨されるプランを教えてくれます。
Confluenceの特徴
- 直感的に使えるユーザーインタフェース
- AIを使って反復的なアクションは自動化可能
- ユーザー10名まで無料で使えるフリープランあり
NotePM
引用：NotePM
NotePMは、マニュアル作成とナレッジ管理ができるツールです。登録企業数12,000社を突破した、多くの企業やユーザーに使われています。高機能エディタとテンプレートで、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルが作れるため、マニュアル作成の時間も大幅に削減できるのが特徴です。また、セキュリティ対策も万全で安心して使用できます。
NotePMの特徴
- 誰でも使いやすい・わかりやすいユーザーインタフェースと操作性
- 安心のセキュリティ対策
- 強力な検索機能で、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイルの中身も全文検索
esa
引用：esa
esaは情報を共有して終わりではなく、チーム全体で育てるドキュメントツールです。チャットのようなリアルタイム性と、Wikiのような情報整理のどちらの特性を掛け合わせたようなツールで、気軽に発信された情報を知見として蓄積、整理していき、情報を育てていくというコンセプトになっています。無料トライアル期間が2ヶ月と長めに設定されているのが特徴です。
esaの特徴
- 2か月間の無料トライアル
- チャットとwikiの特徴を掛け合わせたツール
- 情報を育てていくコンセプト
Qast
引用：Qast
Qastは、ナレッジマネジメント、すなわち組織内の知識の管理に特化したツールです。社内の誰が何に詳しいかがわかるユーザータグ機能や、どんな情報がよく見られているかなどの分析機能などが搭載されています。シンプルなUIで誰でも直感的に操作ができ、また、探している情報に素早く辿り着くための高度な検索機能が備わっています。
Qastの特徴
- 誰でも使えるシンプルな画面
- すぐに欲しい情報が見つかる高い検索性
- 専門コンサルタントが導入検討段階から導入後までサポート
Notion
引用：Notion
Notionは、個人利用からチーム利用まで、幅広いユーザーに対応しています。カスタマイズ性が高く、wikiのように使ったり、カンバンビューやカレンダービュー、リストビューといった形でタスクを管理することも可能です。Notion AIというAI機能も備えており、アイデアのブレインストーミングや情報の要約、文章作成のサポートなどもしてくれます。
Notionの特徴
- Notion AI機能でAIがサポートしてくれる
- wikiとしての利用からタスク管理、文章作成までカスタマイズ性が高い
- Notionで作成したページをWebサイトとして立ち上げて運用もできる
営業支援ツール
Mazrica
引用：Mazrica
Mazricaは、営業DXを推進するために、誰でも使いやすいという点に重きを置いた営業支援ツールです。そのため、UIがわかりやすい、見やすい点はもちろんのこと、ツールに関する不明点を問い合わせる際のサポート体制も充実しています。また、多様なツールとも簡単に連携できるため、すでに使用しているチャットやメールツールなどと連携してシームレスに業務を効率化できます。
Mazricaの特徴
- 誰にでも使いやすく、導入後の使いにくい問題を防ぐ
- マーケティング・セールス・分析に特化。AI機能で効率化。
- 充実した機能と安心のセキュリティ対策
ネクストSFA
引用：ネクストSFA
ネクストSFAは、東証スタンダード上場企業が提供する、営業支援・顧客管理ツールです。見込み獲得、商談管理、顧客管理まで1つのツールで管理できます。会計ソフトやGoogleサービスなど多様なツールとの連携もできて、データを自動反映できます。1週間の無料期間中でもサポートの利用が可能です。
ネクストSFAの特徴
- クラウド型の営業支援ツール
- MA、SFA、CRMが1つのツールにまとまっている
- 必ず1名以上の専任担当者がつく充実したサポート
Sales Hub
引用：Sales Hub
Sales Hubは、AI搭載の営業支援ソフトウェアです。営業エンゲージメントツール、取引管理ツール、レポート＆アナリティクス機能、CPQ機能、コーチングツールが搭載されています。また、HubSpotのアプリマーケットプレイスで提供されている1,600以上のアプリとシームレスに連携することも可能です。
Sales Hubの特徴
- AIによる営業エンゲージメントツール搭載
- 取引管理ツールで収益成長を促進
- ビジネスの成長に合わせて拡張できる料金プラン
グループウェア
Google Workspace
Google Workspaceは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、GoogleMeetなどのアプリがひとつに集約されています。また、Geminiと呼ばれるGoogle社が開発した生成AIが、AIアシスタントとしてより一層作業を効率化してくれます。
Geminiについては下記記事でも紹介しておりますので、参考にご覧ください。
Google Workspaceの特徴
- Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google Meetなどのアプリをひとつに集約
- AIアシスタントGeminiを利用してもっと便利に
- 個人向けプランから大企業向けのEnterpriseプランまで幅広く対応
Microsoft365
引用：Microsoft365
Microsoft365は、GoogleWorkspaceと並んで、グループウェアの中でもシェア率がトップのサービスです。GoogleWorkspaceでいうGeminiのように、Microsoft Copilotという生成AIがAIアシスタントとしてサポートしてくれます。
Word、Excel、PowerPointなどの資料作成アプリ、OutlookやTeamsなどのコミュニケーションアプリが1つの直感的なプラットフォームにまとめられています。
Microsoft365の特徴
- Microsoft アプリがすべて 1 つの直感的なプラットフォームにまとめられている
- AI アシスタントMicrosoft Copilotによるサポート
- 会社の規模に応じた幅広い料金プラン
GroupSession
引用：GroupSession
GroupSessionは、スケジュール管理、勤怠管理、各種承認やチャットなどが使えるグループウェアです。チームの予定管理や日程調整ができるスケジュール機能や日々の報告・議事録などにも活用できる掲示板、ちょっとしたやりとりに便利なチャットなどのコミュニケーション機能があります。また、勤怠管理、各種申請なども行えて、ペーパーレスを進められ、紙やはんこいらずで業務が遂行できます。
GroupSessionの特徴
- ペーパーレスや業務の効率化に役立つ機能を20種以上搭載
- クラウド型とオンプレミス型のどちらのプランもある
- スマホ対応で外出先でも最新情報にアクセスできる
CrewWorks
引用：CrewWorks
CrewWorksは、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議、プロジェクト管理、ファイル共有をひとつにまとめたグループウェアです。ビジネスコミュニケーションツールをひとつにまとめることで、シームレスな意思疎通と情報共有が実現できます。チャットの会話、タスクの対応履歴、共有ファイル、議事録やWeb会議の録画などがプロジェクト内でひとまとめに整理できます。
CrewWorksの特徴
- シームレスな意思疎通と情報共有を実現
- 情報の構造化と自動整理で欲しい情報がわかりやすい
- 直感操作で誰でも使いやすい
サイボウズGaroon
引用：サイボウズGaroon
サイボウズGaroonは、大規模向けのグループウェアです。数千～数万ユーザー規模の組織でも導入実績が豊富で、大企業でも管理しやすい機能が備わっています。kintoneやMicrosoft365など、すでに使用しているシステムを活かしたさまざまな連携が可能となっています。クラウド版とパッケージ版の2種類のバージョンがあります。
サイボウズGaroonの特徴
- 数千～数万人規模の組織でも導入実績が豊富
- ユーザーにも管理者にも使いやすく、教育コストや運用工数を削減
- kintoneやMicrosoft365とも連携可能
音声で情報を共有する新しい形 ｜Otolio（旧：スマート書記）
情報共有ツールの多くは、テキストやファイル、チャットといった形式で情報の可視化を進めますが、発言そのものの音声は扱われにくいことがこれまでの課題でした。
AI議事録ツール「Otolio（旧：スマート書記）」はこの点を補完し、発話内容を精密に記録 → 議事録・要点・音声再生まで一貫して共有できるツールです。
ここでは、Otolioを活用して会議やミーティングの音声を共有する事例をご紹介いたします。まずは、Otolioとはどういったツールなのか見ていきましょう。
Otolioとは？
引用：Otolio
Otolioは使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。
Otolio は
- 音声や動画ファイルからの文字起こし
- 発話者ごとの話し分け
- AIによる自動要約・要点・ToDo・Q&A など複数の出力形式
- 検索やピンポイント再生ができるタイムスタンプ機能
など、議事録作成だけでなく、音声情報の正確で効率的な共有 を可能にします。
高精度な文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なOtolioの機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。
Otolio（旧：スマート書記）の特徴
- 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
- 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
- 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ
Otolio が向いているシーン
Otolio は以下のような場面で特に価値を発揮します：
- 会議情報を正確に残したい
- 会議の決定事項のニュアンスまで共有したい
- 同席できないメンバーにもリアルな情報を届けたい
- 面談や営業ミーティングなど、発言内容の検証が重要な場面
これらの利用シーンは、単なるテキスト共有では十分にカバーできない情報ニーズです。Otolio であれば、音声という「最も一次に近い情報」を共有手段として扱えるため、情報共有の精度とスピードが大幅に向上します。
Otolio を導入した事例｜株式会社プロリーチ
株式会社プロリーチでは、会議の議事録作成が習慣化しておらず、会議情報が残っていない状態が課題でした。その結果、決定事項の確認に時間がかかったり、面談フィードバックに同席が必要になるなど、情報共有の効率が低下していました。
Otolio を導入することで、AIが自動的に議事録を生成すると同時に、「音声」という最も正確な情報を共有できる環境を実現しました。特にタイムスタンプ機能により、会議後に特定の発言箇所の音声をピンポイントで聞き返すことが可能になり、議事録では伝わりにくいニュアンスや温度感まで共有できるようになっています。
また、面談やフィードバック時にも同席しなくても良くなり、音声を活用した情報共有によってチーム全体の理解と連携が深まったという効果が生まれています。
情報共有ツールのメリットとデメリット
情報共有ツールを導入するメリット
情報共有ツールを導入する最大のメリットは、社内に散らばりやすい情報を一元管理し、誰でもアクセスしやすい状態を作れることです。メールや個人フォルダ、口頭でのやり取りに分散していた情報をまとめることで、情報を探す時間や確認の手間を大幅に削減できます。
また、多くの情報共有ツールはクラウド上で利用できるため、オフィスワークやリモートワークなど、働く場所や時間に縛られず情報にアクセスできる点も大きなメリットです。これにより、チーム内の連携がスムーズになり、コミュニケーションの質の向上にもつながります。
さらに、業務ノウハウや手順、過去の対応履歴などを蓄積していくことで、業務の属人化を防止できる点も重要です。特定の担当者しか把握していない情報が減ることで、引き継ぎや異動、退職時のリスクを抑え、組織として安定した業務運営が可能になります。
情報共有ツールのデメリット・注意点
一方で、情報共有ツールは導入すれば必ず効果が出るものではありません。操作が難しい、UIが分かりにくいツールを選んでしまうと、現場に定着せず使われなくなるというリスクがあります。結果として、ツール導入のコストや工数が無駄になってしまうケースも少なくありません。
また、情報の蓄積方法やルールを決めずに運用を始めると、ツール内に情報が増えすぎてしまい、かえって必要な情報を探しにくくなることもあります。フォルダ構成や命名ルール、更新のルールなどを事前に整理しておくことが重要です。
さらに、ツールが組織や業務内容に合っていない場合、情報共有の手間が増え、業務効率が下がる可能性もあります。こうした失敗を防ぐためにも、導入前に無料トライアルなどを活用し、実際の業務で使いやすいかどうかを確認したうえで選定することが大切です。
このように、情報共有ツールには多くのメリットがある一方で、選び方や使い方を誤ると十分な効果を得られないこともあります。次の章では、情報共有ツール選びでよくある失敗例を紹介します。
情報共有ツール選びでよくある失敗
情報共有ツールは、導入するだけで自動的に情報共有が改善されるわけではありません。実際には、ツール選びや導入の進め方を誤ったことで、十分な効果を得られていないケースも少なくありません。ここでは、情報共有ツール選びでよくある失敗例を紹介します。
ツールを導入しただけで満足してしまう
情報共有ツール導入でよくある失敗の一つが、ツールを導入した時点で目的を達成したと考えてしまうことです。実際には、ツールはあくまで手段であり、「どの情報を、誰が、どのように共有するのか」を決めなければ、情報共有は改善されません。
運用ルールが曖昧なままでは、情報が十分に登録されなかったり、使う人と使わない人が分かれたりしてしまいます。導入後も運用状況を確認し、必要に応じてルールや使い方を見直すことが重要です。
目的に合わないツールを選んでしまう
情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ得意な用途が異なります。それにもかかわらず、「有名だから」「多機能だから」といった理由だけで選んでしまうと、自社の課題に合わないツールを導入してしまうことがあります。
例えば、スピード感のある連絡が目的なのにナレッジ管理向けのツールを選んだり、情報を蓄積したいのにチャット中心のツールを選んでしまうと、使いにくさを感じやすくなります。事前に「何を共有したいのか」「どんな課題を解決したいのか」を明確にしたうえで、ツールを選定することが大切です。
これらの失敗を防ぐためには、情報共有ツールの特性を理解し、自社の課題に合った使い方を考えることが欠かせません。
まとめ｜情報共有ツールで業務を効率化し、生産性を高めよう
本記事では、情報共有ツールの基本から種類、比較ポイント、おすすめの情報共有ツールまでを解説しました。
情報共有ツールを活用することで、社内外のコミュニケーションが円滑になり、情報を探す時間や確認の手間を減らすことができます。その結果、業務効率や生産性の向上につながります。
情報共有ツールには、ビジネスチャットや社内Wiki、タスク・プロジェクト管理、ファイル共有などさまざまな種類があります。現在の業務状況や課題に応じて、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。
また、近年では音声を活用した情報共有という新しい選択肢も広がっています。本記事を参考に、自社にとって最適な情報共有の仕組みを検討してみてください。
「Otolio」は累計利用社数6,000社以上のAI議事録ツールです。
- 90%以上の高精度文字起こし
- AIを活用し要約、重要事項のリストアップ、会話を書き言葉へ変換
- Zoom、Microsoft teamsなど全てのWeb会議ツールに対応
ただいま14日間の無料トライアルを実施中！ぜひこの機会にOtolioの無料トライアルをお試しください。
よくある質問とその回答
Q. 情報共有ツールとは何ですか？
情報共有ツールとは、社内に散在しがちな情報や知識、ファイル、会話履歴などを一元管理し、必要な人が必要なタイミングでアクセスできる状態を作るためのツールです。チーム内や社内外での情報共有を円滑にし、情報を探す時間や確認の手間を減らすことで、業務効率や生産性の向上に貢献します。
Q. 情報共有ツールを選ぶときの重要なポイントは何ですか？
情報共有ツールを選ぶ際は、共有したい情報の種類、使いやすさ、情報の探しやすさ、セキュリティや権限管理といった点を比較することが重要です。あわせて、現場で無理なく使われ続けるかどうかを確認するために、無料トライアルなどで実際の業務に合うかを見極めることも大切です。
Q. 会議の内容や決定事項も情報共有ツールで共有できますか？
ツールによっては、会議の内容や決定事項の共有が十分にできない場合があります。その場合は、議事録作成や音声の記録・共有に対応したAI議事録ツールを活用することで、会議の要点だけでなく発言の背景やニュアンスまで含めた情報共有が可能になります。
AI議事録ツールについては以下の記事でも詳しく解説しているので、ぜひ参考にご覧ください。
