情報共有ツールおすすめ比較｜種類・選び方・失敗しない導入ガイド
この記事でわかること
- 情報共有ツールの種類
- 情報共有ツールの選び方と比較ポイント
- おすすめの情報共有ツール
チームの情報共有をもっとうまく回したい。そう感じて仕組みを見直そうとしている方も多いのではないでしょうか。
しかしながら、
- 情報共有ツールの種類が多く、違いがわからない
- 自社の課題や規模に合う選び方がわからない
- 過去に導入しても社内に定着しなかった
といった悩みを抱えている方も少なくないはずです。
そのためこの記事では、情報共有ツールの種類・選び方の4つのポイント・失敗しない導入のコツまでを解説します。読み終えれば、自社に合うツールを選ぶ判断軸が揃います。
なお、情報のなかでも属人化しやすいのが「会議で生まれる情報」です。会議業務全体をAIエージェントで自動化するOtolioなら、会議情報まで組織の資産として残せます。
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情報共有ツールとは
ここでは、情報共有ツールの基本的な定義と、なぜ今注目されているのかを解説します。
情報共有ツールの定義と役割
情報共有ツールとは、社内に散在しがちな情報や知識、ファイル、会話履歴などを一元管理し、必要な人が必要なタイミングでアクセスできる環境を整えるためのツールです。
企業やチームでは、日々の業務の中で多くの情報が発生します。メール、チャット、資料、会議のメモなどが個人や部署ごとに分散すると、「誰が何を知っているのかわからない」「過去の情報が見つからない」といった問題が起きやすくなります。
こうした情報の分散状態では、同じ内容を何度も確認したり、資料を探す時間が増えたりと、業務効率の低下を招きます。また、特定の人しか把握していない情報が増えることで、情報の属人化や引き継ぎミスが発生するリスクも高まります。
情報共有ツールを活用することで、情報を一か所に集約し、チーム全体で共有できるようになります。情報を「探す」「聞く」ための時間を減らし、誰でも同じ情報にアクセスできる環境を整えることが、情報共有ツールの基本的な役割です。
情報共有ツールが注目される背景
情報共有ツールが注目される背景には、いくつかの社会的な変化があります。
1. リモート・ハイブリッドワークの普及
働く場所が多様化したことで、顔を合わせて情報を伝え合うことが難しくなりました。オフィスにいるメンバーと在宅のメンバーが混在する環境では、情報が一か所に集約されていないと、認識のズレや情報格差が生じやすくなります。
2. 業務効率化・DX推進の加速
多くの組織で業務のデジタル化が進んでいます。ただし、ツールが分散したまま個々にデジタル化しても、情報が散らばる問題は解決しません。情報共有の仕組みを整えることが、DX推進の土台として重要視されています。
3. 属人化リスクへの意識の高まり
特定の担当者しか知らない情報が組織に蓄積されると、退職・異動時のリスクが高まります。「誰がいなくなっても業務が回る状態」を作るために、情報の可視化と共有が欠かせなくなっています。
情報共有ツールの6つの種類と特徴
情報共有ツールと一口に言っても、目的や共有したい情報の種類によっていくつかのタイプに分けられます。それぞれの特徴を理解することで、自社に合ったツールを選びやすくなります。
1. ビジネスチャット
ビジネスチャットは、チャット形式でリアルタイムにコミュニケーションができるツールです。テキストだけでなく、画像やファイル、リンクなども手軽に共有できるため、日常的な連絡や相談に向いています。
チームやプロジェクトごとに「チャンネル」や「グループ」に分けることで、関連する話題ごとに情報を整理できる点がメリットです。
一方で、やり取りが時系列で流れていくため、過去の重要な情報が埋もれやすいという特性があります。スピード感のある情報共有には適していますが、情報を蓄積・整理したい場合は別のツールとの併用が必要になることがあります。
2. 社内wiki・ナレッジ管理ツール
社内wikiは、チームや組織内のマニュアル、ガイドライン、プロジェクト情報などを一元管理できるツールです。情報が一か所に集約されているため、新入社員や異動してきた社員へのスムーズな引き継ぎが可能になります。
検索機能が充実しているため、必要な情報を素早く見つけられる点も強みです。
ただし、情報を定期的に更新しなければ内容が古くなりやすく、運用ルールが定まっていないと使われなくなるケースもあります。「誰が、何を、どのように更新するか」を事前に決めておくことが重要です。
3. タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールは、業務の進捗状況や担当者、期限などを可視化しながら情報を共有できるツールです。プロジェクト単位でスケジュールやリソース配分を整理できるため、複数の業務を並行して進めるチームに適しています。
タスクに関連する情報は共有しやすい一方で、プロジェクト外のナレッジ共有には不向きな場合があります。どの範囲の情報を管理したいのかを明確にしたうえで導入することが重要です。
4. ファイル共有・オンラインストレージ
ファイル共有・オンラインストレージは、クラウド上にファイルを保管して共有できるツールです。インターネット環境さえあれば、どこからでもリアルタイムでファイルにアクセスできます。
Google Drive、Dropbox、OneDriveなどの大手プラットフォームが代表例です。共同編集にも対応しており、複数のメンバーで同じファイルを同時に作業できる点が強みです。
一方で、ファイルが増えるほど管理が煩雑になり、どれが最新版かわからなくなることもあります。フォルダ構成や命名ルールを事前に整備しておくことが定着のカギとなります。
5. グループウェア
グループウェアは、チームや会社のメンバーが共同作業を円滑に行なうための複数機能をひとつのプラットフォームに集約したツールです。主な機能として以下が挙げられます。
- スケジュール管理機能
- タスク管理機能
- ドキュメント・ファイル共有機能
- チャット・メール・掲示板などのコミュニケーション機能
情報が一つのプラットフォームに集約されるため、アクセスや検索がしやすいメリットがあります。一方で、機能が多すぎて使われなくなるケースも少なくありません。「どの課題を解決したいのか」「本当に必要な機能は何か」を明確にしたうえで選ぶことが重要です。
6. AI議事録ツール（音声での情報共有）
これまで挙げたツールの多くは、テキストやファイルといった形式で情報を共有します。しかし、会議での発言そのもの、つまり「音声」という情報は扱いにくいままになっていたという課題がありました。
AI議事録ツールは、この点を補完します。会議の音声を自動で文字起こしし、要約・要点・ToDoなどを自動生成するだけでなく、タイムスタンプ機能によって特定の発言箇所を後から音声で聞き返せるようになります。
テキストだけでは伝わらないニュアンスや温度感まで共有できるため、会議の決定事項や面談フィードバックを正確に残したい場面で特に価値を発揮します。
種類別の使い分けポイント
自社に合ったツールを選ぶ際は、まず「何を共有したいのか」を明確にするところから始めましょう。
| 目的 | 向いているツール |
|---|---|
| 日常的な連絡・相談 | ビジネスチャット |
| 業務手順・ナレッジの蓄積 | 社内wiki・ナレッジ管理 |
| タスク・プロジェクトの進捗管理 | タスク・プロジェクト管理 |
| ファイルの保管・共同編集 | ファイル共有・オンラインストレージ |
| スケジュール・複数機能をまとめたい | グループウェア |
| 会議の発言・音声情報を残したい | AI議事録ツール |
複数のニーズがある場合は、グループウェアのように複数機能を持つツールか、目的別に複数のツールを組み合わせる方法のどちらが自社に合うかを検討してみましょう。
情報共有ツールを導入する3つのメリット
情報共有ツールを適切に活用することで、組織にどのような変化が生まれるのかを解説します。
1. 情報の一元管理で「探す・聞く」時間を削減できる
情報共有ツールを導入する最大のメリットは、社内に散らばりやすい情報を一元管理し、誰でもアクセスしやすい状態を作れることです。
メールや個人フォルダ、口頭でのやり取りに分散していた情報をまとめることで、情報を探す時間や確認のための問い合わせを大幅に減らせます。「あの資料はどこに保存されていたか」「あの件は誰に聞けばわかるか」といった手間がなくなることで、本来の業務に集中できる時間が増えます。
2. 業務の属人化を防ぎ、引き継ぎリスクを減らせる
業務ノウハウや手順、過去の対応履歴などを蓄積することで、特定の担当者しか把握していない情報の属人化を防止できます。
担当者が退職・異動した場合でも、情報が組織の資産として残っているため、引き継ぎの負担を大幅に軽減できます。「前任者が何を考えてこの判断をしたのか」が記録として残っていれば、後任者が同じ判断を再現しやすくなります。
3. リモートワーク・ハイブリッドワークにも対応できる
多くの情報共有ツールはクラウド上で利用できるため、オフィスにいても在宅でも、同じ情報にアクセスできる環境を整えられます。
これにより、働く場所に縛られず情報共有ができるようになり、チーム内の連携がスムーズになります。特にリモートメンバーを含むチームでは、情報の「見える化」が心理的な安心感にもつながります。
おすすめ情報共有ツール
ここでは、代表的な情報共有ツールをカテゴリ別に紹介します。なお、ビジネスチャットツールについては別記事で詳しく解説していますので、ここでは会議業務を自動化するAIエージェント・社内wiki・グループウェアを中心にご紹介します。
会議業務を自動化するAIエージェント
Otolio（旧：スマート書記）
Otolio（旧：スマート書記）は、エピックベース株式会社が提供する会議業務全体を自動化するAIエージェントです。単なるAI議事録ツールではなく、会議前の準備から会議中の記録、会議後のフォローアップまで、会議に関わる業務を丸ごと自動化します。
会議情報が残らないことによる属人化や、会議準備・フォローアップに時間が取られる課題を抱えるチームにとって、従来の情報共有ツールでは補えなかった「会議業務そのものの効率化」まで踏み込める点が他ツールとの違いです。
Otolio（旧：スマート書記）の特徴
- 会議前の準備（アジェンダ作成・前回振り返りの共有など）から、議事録自動生成、会議後のフォローアップまでを一気通貫で自動化
- 使えば使うほど各社に最適化される高精度の文字起こし（特許取得済みの独自アルゴリズム・最大20名の話者分離に対応）
- 累計8,000社以上・56,000人以上が利用。ISO 27001（ISMS）認証取得のセキュリティ
社内wiki・ナレッジ管理
Confluence
Confluenceは、直感的なページ構成で作成・検索が簡単に行なえる社内wikiツールです。豊富なテンプレート、ブログ機能、ホワイトボード機能などを備え、情報の蓄積からチームコミュニケーションまで幅広く対応します。
Confluenceの特徴
- 直感的に使えるユーザーインタフェース
- AIを使った反復的なアクションの自動化に対応
- 10名まで無料で使えるフリープランあり
Notion
Notionは、個人利用からチーム利用まで幅広いユーザーに対応した高カスタマイズ性のツールです。wikiとしての情報整理、タスク管理（カンバンビュー・カレンダービュー等）、Notion AIによる文章作成サポートなどを一つのツールで実現します。
Notionの特徴
- Notion AI機能で情報の要約・文章作成をサポート
- wikiからタスク管理まで、用途に合わせて柔軟にカスタマイズ可能
- 作成したページをWebサイトとして公開する機能も搭載
グループウェア
Google Workspace
Google Workspaceは、Google社が提供するクラウド型グループウェアです。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google Meetなどのアプリがひとつに集約されており、AIアシスタント「Gemini」との連携でさらなる効率化も可能です。
Google Workspaceの特徴
- Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブ・Google Meetを一元化
- AIアシスタントGeminiとの連携で作業を効率化
- 個人向けから大企業向けのEnterpriseプランまで幅広く対応
Microsoft 365
Microsoft 365は、Google Workspaceと並んでシェア率が高いグループウェアです。Word・Excel・PowerPointなどの資料作成アプリ、OutlookやTeamsなどのコミュニケーションアプリが一つの直感的なプラットフォームにまとめられています。AIアシスタント「Microsoft Copilot」がサポートしてくれます。
Microsoft 365の特徴
- Microsoftアプリが一つのプラットフォームに集約
- AIアシスタント Microsoft Copilotによるサポート
- 会社規模に応じた幅広い料金プラン
サイボウズ Garoon
サイボウズ Garoonは、数千〜数万ユーザー規模の大規模組織向けグループウェアです。スケジュール管理、掲示板、チャット、勤怠・承認管理などの機能を備え、kintoneやMicrosoft 365とも連携できます。クラウド版とパッケージ版の2種類から選択できます。
サイボウズ Garoonの特徴
- 数千〜数万人規模の組織でも豊富な導入実績
- ユーザー・管理者ともに使いやすく、教育コストを削減
- kintone・Microsoft 365との連携に対応
情報共有ツールを選ぶ4つのポイント
自社に合う情報共有ツールを選ぶためには、いくつかの視点で比較することが重要です。以下の4つのポイントを確認しながら検討してみましょう。
1. 自社の課題に必要な機能を持っているか
まず「いま業務でどんな課題を感じているか」を明確にしたうえで、その課題を解決できる機能を持つツールを選ぶことが重要です。
たとえば、チーム内のリアルタイム連絡が不足しているならビジネスチャット、業務手順やマニュアルを一元化したいなら社内wiki、会議の内容や発言を正確に残したいならAI議事録ツールが適しています。
あわせて、すでに利用中のツールと機能が重複していないかも確認することをおすすめします。機能が重複すると情報があちこちに散らばり、かえって管理が煩雑になるケースがあります。
2. 現場が使いやすいUIと操作性か
「どの従業員でも操作しやすいか」は導入成功の要となるポイントです。操作が難しい・慣れるまでに時間がかかるツールは、社内への普及率・使用率に影響し、十分に活かせないまま終わることがあります。
可能であれば無料トライアル期間中に実際の業務で使ってみて、現場のメンバーが直感的に操作できるかを確認することをおすすめします。
3. 導入・運用コストは予算内か
ツールを導入する際には、初期費用・月額費用・追加プラグインやサポート費用を確認しましょう。料金体系はユーザー数や利用機能によって変わることが多いため、将来的にユーザー数が増えた場合の費用感も事前に把握しておくことが重要です。
また、月額制か年額制かというライセンス形態の柔軟性や、組織の成長に応じてプランを変更できるかどうかも確認のポイントです。
4. セキュリティ対策が十分か
社外秘の情報や機密情報を扱う際は、セキュリティ対策がしっかり取られているツールを選ぶことが重要です。確認すべき主な項目は以下のとおりです。
- 通信データの暗号化対応
- データ保管場所のセキュリティ確保
- 二段階認証・SSO（シングルサインオン）への対応
- 権限管理・監査ログの有無
特に機密性の高い情報を扱う組織では、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しているかどうかを確認することもひとつの判断材料になります。
情報共有ツール導入でよくある3つの失敗パターン
情報共有ツールは、導入するだけで自動的に情報共有が改善されるわけではありません。実際には、ツール選びや導入の進め方を誤ったことで十分な効果を得られていないケースも少なくありません。
1. ツールを入れただけで運用ルールを決めない
情報共有ツール導入でよくある失敗の一つが、ツールを導入した時点で目的を達成したと考えてしまうことです。ツールはあくまで手段であり、「どの情報を、誰が、どのように共有するか」を決めなければ情報共有は改善されません。
運用ルールが曖昧なままでは、情報が十分に登録されなかったり、使う人と使わない人が分かれてしまったりします。導入後も運用状況を定期的に確認し、必要に応じてルールや使い方を見直すことが重要です。
2. 目的に合わないツールを選んでしまう
情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ得意な用途が異なります。「有名だから」「多機能だから」といった理由だけで選んでしまうと、自社の課題に合わないツールを導入してしまうことがあります。
たとえば、スピード感のある連絡が目的なのにナレッジ管理向けのツールを選んだり、情報を蓄積したいのにチャット中心のツールを選んでしまうと、使いにくさを感じやすくなります。事前に「何を共有したいのか」「どんな課題を解決したいのか」を明確にしたうえでツールを選ぶことが大切です。
3. 既存ツールとの重複で情報が分散する
すでに複数のツールを使っている環境で新しいツールを追加してしまうと、情報があちこちに散らばり、かえって「どこに情報があるかわからない」という状況を生み出すことがあります。
ツール導入前に既存の環境を棚卸しし、新しいツールで担う役割と、既存ツールで継続する役割を整理することが重要です。可能であれば、機能が重複するツールを統合することも検討してみましょう。
まとめ｜情報共有ツールで組織の知識を資産にしよう
本記事では、情報共有ツールの定義と役割・6つの種類と特徴・3つのメリット・選び方の4つのポイント・よくある3つの失敗パターンについて解説しました。
情報共有ツールを活用することで、社内外のコミュニケーションが円滑になり、情報を探す時間や確認の手間を減らすことができます。また、業務の属人化防止やリモートワーク環境への対応という副次的な効果も期待できます。
ビジネスチャット・社内wiki・グループウェアといった定番のツールに加え、近年では音声という一次情報を共有できるAI議事録ツールという新しい選択肢も広がっています。会議の発言ニュアンスまで組織の資産として残したいと感じている場合は、AI議事録ツールの導入も選択肢として検討してみることをおすすめします。
まずは自社が抱える情報共有の課題を明確にし、無料トライアルなどを活用して実際の業務で使いやすいかを確認してみましょう。
ここまでご覧いただいたとおり、情報共有ツールを整えれば「テキスト」や「ファイル」の属人化は大きく減らせます。
しかし、会議で交わされた発言のニュアンスや、判断に至るまでの背景までは、既存ツールでは残しきれないのが実情です。この"最後の属人化"を解くのが、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。
Otolioは、会議前の準備から議事録作成・会議後のフォローアップまでを一気通貫で自動化します。音声・要約・ToDoを自動生成し、タイムスタンプから発言を聞き返せるため、「なぜその判断に至ったか」まで組織の資産として蓄積できます。
累計8,000社以上で活用されており、14日間の無料トライアルで全機能をお試しいただけます。
よくある質問とその回答
Q. 情報共有ツールとは何ですか？
情報共有ツールとは、社内に散在しがちな情報や知識、ファイル、会話履歴などを一元管理し、必要な人が必要なタイミングでアクセスできる環境を整えるためのツールです。チーム内の情報共有を円滑にし、情報を探す時間や確認の手間を減らすことで、業務効率の向上に貢献します。
Q. 情報共有ツールを選ぶときの重要なポイントは何ですか？
情報共有ツールを選ぶ際は、まず「自社が解決したい課題に必要な機能を持っているか」を確認することが出発点です。あわせて、現場が使いやすいUIか・導入・運用コストは予算内か・セキュリティ対策が十分かの4点を比較することが重要です。無料トライアルを活用して、実際の業務に合うかを確かめてから選定することをおすすめします。
Q. 会議の内容や決定事項も情報共有ツールで共有できますか？
テキストや資料のみを扱うツールでは、会議の発言ニュアンスや温度感まで正確に共有することが難しい場合があります。AI議事録ツールを活用することで、会議の音声を自動で文字起こし・要約し、タイムスタンプ機能で特定の発言を後から聞き返せる環境を作れます。会議情報を正確に残したい場合は、AI議事録ツールの活用を検討してみてください。
Q. 情報共有ツールを導入しても使われなくなる原因は何ですか？
最も多い原因は、運用ルールを決めずに導入したことです。「どの情報を、誰が、どのように共有するか」というルールがないと、使う人と使わない人が分かれ、ツール内の情報が不完全なまま放置されることがあります。また、既存ツールと機能が重複して情報が分散したり、現場にとって操作が難しいツールを選んでしまったりすることも定着しない原因になります。
