仕事の効率化を実現する方法とは？3つのポイントやツールを導入した事例も紹介
ビジネスの場面では、限られた時間とリソースの中で成果を最大化することが求められています。企業の成長や競争力の強化において、「仕事の効率化」は、企業の成長にとって不可欠な取り組みとなっています。昨今、IT技術の進化や働き方改革の影響で、多くの企業が業務の見直しや改善に取り組んでいますが、その一方で「どこから手をつければよいかわからない」「頑張っているのに思うように成果が出ない」「思ったように仕事の効率が上がらない」と悩んでいる方も少なくありません。
仕事の効率化とは、限られた時間とリソースで最大の成果を出すための工夫や仕組みのことです。そこで本記事では、仕事の効率を上げるべき理由から、効率が良い人の特徴、仕事の効率を上げる方法やポイントを分かりやすくご紹介していきます。
仕事のやり方を根本から見直したい方、時間の使い方をもっと上手くなりたいと考えている方、自社の生産性を高めたいと模索しているマネジメント層まで、幅広い層にとって役立つ内容となっています。ぜひ仕事の効率化にお悩みの方は本記事をご覧ください。
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仕事の効率を上げるべき3つの理由
働き方改革の影響から仕事の効率を上げることは、企業の成長にとって重要な取り組みになっていますが、具体的になぜ仕事の効率をあげるべきなのでしょうか。ここでは代表的な理由を3つご紹介します。
1. 生産性が上がる
仕事の効率を高める最大の理由のひとつは、生産性が飛躍的に向上する点です。限られた時間の中でより多くの成果を出すことは、個人にとってもチームにとっても大きな価値があります。業務の優先順位を見直し、無駄な作業を省き、必要なタスクに集中できるようになると、結果として同じ時間内に対応できる仕事の量を増やすことが可能です。
たとえば、資料作成の手順をテンプレート化したり、同じような業務を自動化ツールで代替したりすることで、反復作業にかかる時間を削減することができます。このような改善は一見すると地味に見えるかもしれませんが、1日10分、1週間で50分、1か月で200分と積み重なることで、年間では膨大な時間が生まれます。
さらに、仕事の効率が上がることでメンタル面にも良い影響を与えます。仕事がスムーズに進むことで達成感を得やすくなり、モチベーションの維持や職場満足度の向上にもつながります。また、無理な残業が減り、ワークライフバランスの改善にも影響を与えます。
2. コスト削減に繋がる
仕事の効率化は、企業全体のコスト構造を見直す絶好の機会でもあります。たとえば、作業時間の短縮は、そのまま人件費の削減に直結します。また、業務の無駄を省くことで、外注費やツール利用費といった間接コストも削減することが可能です。
具体的には、複数のツールに分散していた作業を1つのプラットフォームに統合したり、マニュアル作業を自動化したりすることで、作業工程が短縮されるだけでなく、ミスや手戻りも減らすことができます。ミスが減れば、修正対応にかかる時間や人件費、信頼損失に伴う機会損失も抑えることができるため、全体的な運用コストは大幅に改善することが可能です。
3. 企業の競争力が高まる
仕事の効率化は、ただ社内の業務をスムーズに進めるだけではなく、市場における企業の競争力を左右する重要な要素にもなるため、仕事の効率をあげることは重要です。競合他社よりも早いスピードで意思決定を行い、商品やサービスを展開できる企業は、それだけ市場のニーズに柔軟に応えることができ、顧客からの信頼を獲得しやすくなります。
たとえば、新たな製品の企画からリリースまでに半年かかる企業と、3か月で形にできる企業では、ビジネスチャンスを掴むスピードがまったく異なります。変化の激しい市場では、タイミングの遅れが致命的な機会損失につながるため、「効率的な業務プロセスを持っているかどうか」がそのまま企業の競争力に直結します。
また、効率的な働き方を実現できている企業は、優秀な人材の確保や定着にも有利です。近年では働き方の柔軟性や生産性の高さを重視する求職者が増えており、非効率な働き方を強いる企業は敬遠されがちです。仕事の効率化は、採用やブランディング、さらには社内のエンゲージメント向上といった側面からも重要です。
仕事の効率化が得意な人の3つの特徴
では仕事の効率が高い人にはどのような特徴があるのでしょうか。ここでは代表的な特徴を3つご紹介します。自分がこれらの特徴に当てはまっているか確認してみましょう。
1. 完璧主義にこだわらない
仕事の効率が良い人に共通する特徴の一つが、「完璧主義にこだわらない」姿勢です。もちろん、一定の品質を保つことはビジネスにおいて欠かせませんが、細部にこだわりすぎるあまり、作業が滞ったり、スピード感を失ったりすることがあります。効率が良い人は「80点で十分」という感覚を持ち、成果物に対する現実的な合格ラインを見極める力があります。
また、完璧を求めすぎるとフィードバックを受け入れる柔軟性を失いがちですが、効率的な人はむしろ「早く出して、早く直す」ことを重視します。初稿をスピーディーに仕上げ、改善を前提としたサイクルを回すことで、結果的に質の高いアウトプットを短時間で実現しています。さらに、完璧主義は自己満足に陥るリスクもあるため、仕事の目的を冷静に見極め、「何を達成すべきか」を軸に判断できる視点が大切です。
この観点からも、完璧主義にこだわらないことは、自己効率だけでなくチーム全体のスピード感を維持するうえでも重要だといえます。
2. 仕組み化が得意
効率が良い人の2つ目の特徴は、「仕組み化が得意」であることです。効率が良い人は無意識に業務の中から繰り返し発生するタスクやパターンを見抜き、それを標準化・ルール化することに長けています。たとえば、よくある問い合わせへの返信文をテンプレート化したり、タスクの流れをチェックリストにして誰でも再現できるようにしたりするなど、業務が属人化しない工夫を積極的に行っています。
また、仕事の流れを視覚的に整理することも仕組み化の一環です。フローチャートやマインドマップを用いることで、自分だけでなく他者にもわかりやすい形で業務を共有できるようになります。このような取り組みによって、引き継ぎの際の負担が減るだけでなく、新しい業務にも素早く適応できる柔軟性が養われます。
3. マルチタスクを避けている
仕事の効率が良い人は「マルチタスクを避けている」傾向があります。複数のタスクを同時にこなすことは、一見すると効率的に見えますが、実際には脳がタスク間の切り替えにエネルギーを費やすため、生産性が大きく低下することがわかっています。
特に考察や判断を要する業務が多い場合は、一つの作業にしっかり集中することが成果の質を大きく左右します。効率が良い人は「この時間はAの作業」「この時間はBの確認」と、タスクごとに時間をブロックし、一つひとつに集中して取り組む工夫をしています。これにより、仕事のミスを減らし、修正や手戻りの工数を最小限に抑えることができます。
また、通知やアラートなどに気を取られないよう、スマートフォンやチャットツールの通知をオフにするなど、集中を阻害する要因を積極的に排除する習慣も身についています。加えて、1日を通してエネルギーの高い時間帯に重要な仕事を配置する「タスク設計力」も高く、ただ時間をこなすのではなく「質の高い集中時間をいかにつくるか」に意識を向けています。
仕事の効率化を実現する5つの方法
次に仕事の効率を上げる具体的な方法を5つご紹介します。仕事の効率を上げるためにぜひ参考にしましょう。
1. 業務全体のゴールを明確にする
仕事の効率を良くするための第一歩は、「この業務の目的は何か？」を明確にすることです。業務のゴールが曖昧なままだと、必要のない作業に時間を取られてしまうリスクが高まります。
業務全体のゴールを明確にするには、まず「最終的にどんな成果物を出すのか」「誰に価値を提供するのか」「いつまでに達成すべきなのか」という3つの観点で整理することが重要です。たとえば、新しい営業資料を作る業務の場合、「社内説明用なのか顧客向けなのか」「短期的に商談化を狙うのか長期的な信頼形成なのか」によって進め方は大きく変わります。
また、業務ゴールの解像度を上げることは、人の作業効率を上げることにも影響します。たとえば、部下や他部署に業務を依頼する際、「このフォーマットに入力して」ではなく「この資料で○○部にプレゼンできるようにしたい」というゴールを示すだけで、相手が自律的に進めやすくなり、無駄なやりとりや手戻りを減らせます。
さらに一歩踏み込むと、業務のゴールをKPIや成果指標に落とし込むことで、日々のタスクとの結びつきが明確になり、業務の優先順位付けもしやすくなります。このように、仕事の効率を高めたいなら、まずは「なぜこの仕事をやるのか」「その結果どうなれば成功なのか」を明確にすることから始めるようにしましょう。
2. タスクを明確にする
業務のゴールを設定したら、次に必要なのは「何をすべきか」のタスクを明確にすることです。タスクが曖昧なままだと、着手するまでに迷いが生じたり、抜け漏れや二重作業が発生する原因になります。逆に、やるべきことが具体的に見えていれば、作業スピードが格段に上がり、チームでの分担もしやすくなります。
タスクを明確にする際のポイントは、「誰が見ても理解できるレベルまで落とし込むこと」です。たとえば「営業資料を作る」ではなく、「2024年上期の業績ハイライトを資料にまとめる」「競合A社との比較表を作る」など、行動レベルに分解するのがコツです。
また、ここで意識したいのが「情報の所在」です。タスクを洗い出す際に、「この作業に必要なデータはどこにあるか」「誰に確認すればいいか」までセットで整理しておくと、後から探す手間を省くことが可能です。
3. やるタスクとやらないタスクを決める
タスクを明確にした後は、それらのタスクを客観的に確認し、やるタスクとやらないタスクを決めるようにしましょう。すべての業務を等しく対応しようとすると、優先度の低い作業に時間を奪われ、本当に成果に直結する仕事に手が回らなくなってしまいます。そのため何をやらないのかを決めることは仕事の効率を上げるためにとって、とても重要な判断です。
ここで有効なのが「80:20の法則（パレートの法則）」です。多くの業務において、全体の成果の8割は、上位2割の重要なタスクから生まれると言われています。つまり、残りの8割のタスクにどれだけ時間をかけても、成果にはほとんどつながりません。やるべきタスクとやらないタスクを明確に線引きすることが、仕事の質とスピードを大きく左右するのです。
やらないタスクを決める際は、「緊急だが重要でない仕事」「習慣的に続けているが成果が見えにくい仕事」「代替手段がある仕事」などを候補に挙げるようにしましょう。また、意思決定の軸として「ゴールにどれだけ貢献するか」という観点を持つと、判断がブレにくくなります。
4. 仕事に集中できる環境を作る
仕事の効率を上げるためには、集中できる環境を整えることが欠かせません。どれほど優れたタスク管理をしていても、作業に集中できない環境では成果が上がらず、かえって非効率になります。集中できる環境づくりには、物理的な面と心理的な面の両方からアプローチする必要があります。
まず物理的な面では、デスクの整理整頓が基本です。書類が散乱している状態では、必要なものを探す時間が無駄になり、注意力も分散します。また、ディスプレイ上のデスクトップやブラウザのタブも見直すことが重要です。不要なタブを閉じ、必要なツールや情報のみをすぐにアクセスできる状態にしておくことで、思考の中断を減らすことができます。
心理的な面では、仕事モードに入るためのルーティンを作ることが有効です。たとえば、仕事を始める前に5分間だけ机を拭いたり、特定の音楽をかけたりすることで、脳が「今から仕事に集中する時間だ」と認識しやすくなります。さらに、「中途半端なタスクの放置」はできるだけしないようにしましょう。完了していないタスクがある状態では、常に脳のリソースがそちらに引き寄せられ、目の前の作業に集中しにくくなります。タスクをきちんと区切って終わらせるか、次回対応する時間を決めておくなどして、心理的な負担を減らすことが結果的に集中力向上につながります。
5. 作業を都度見直す
仕事の効率化を目指すうえで、「作業を都度見直す」ことは非常に重要なプロセスです。多くの人は、一度決めたやり方を変えずに繰り返す傾向がありますが、実はこの「慣れ」こそが非効率の原因になっていることがあります。仕事のやり方を見直すことによって、ムダやムリ、ムラといった業務上のボトルネックを発見でき、結果として作業効率を大きく向上させることができます。
まず、作業プロセスの「棚卸し」を定期的に行うことが基本です。今取り組んでいる業務が、目的に対して本当に最短で到達する手段になっているかを見直します。たとえば、毎回手入力している作業が、実は一括処理やテンプレートで代替可能であったり、確認のフローが過剰で時間ばかりかかっていたりするケースは少なくありません。
次に、ツールやテクノロジーの活用も見直しの一環です。新しいSaaSや業務支援ツールが続々と登場するなかで、数年前のやり方をそのまま踏襲していては、知らないうちに非効率になっている可能性があります。定期的にツールの選定・評価を行い、自分たちの業務に適したツールへと乗り換える柔軟さが必要です。
また、「時間がかかっている作業」や「つい後回しにしてしまう作業」は、そもそも手順に問題があるか、必要性自体が薄れている可能性もあります。こうした視点で定期的に振り返りを行うことで、不要な業務を削減したり、もっと得意な人に委ねたりといった業務改善につながります。
仕事の効率化を実現するための3つのポイント
先ほどは仕事の効率をあげる方法についてご紹介しました。その方法を実践するときに共通して意識してほしいポイントを3つご紹介します。
1. タスクをできるだけ細かく分解する
仕事を効率よく進めるためには、タスク分解をできるだけ細かくするようにしましょう。簡単な作業でも、実際には複数のステップで構成されていることが多く、その全体像がぼんやりしたままだと、着手しにくくなったり、途中で手が止まってしまったりします。
たとえば「提案資料を作成する」というタスクがあった場合、「調査」「構成案の作成」「スライドの作成」「レビュー依頼」といった具合に分解します。こうすることで、自分が今どのステップにいるのかが明確になり、集中しやすくなりますし、進捗も可視化できます。
また、タスクを細かくすることには、心理的ハードルを下げるという効果もあります。「提案資料を作成する」よりも「提案資料のための市場調査を30分行う」のほうが、具体的で取り掛かりやすいという方も多いと思います。これは「作業の見える化」にも繋がり、自分がどれくらいの時間でどの作業を終えられるのかという見積もり精度も上がっていきます。
2. 時間がかかりそうな業務はできるだけ午前中に対応する
人間の集中力や判断力には波があります。多くの人にとって、朝の時間帯は最も集中力が高く、判断ミスも少ない時間帯です。したがって、時間やエネルギーを多く必要とする重要な業務や頭を使う業務は、できるだけ午前中に予定を組み込むのが理にかなっています。
たとえば、企画書の作成や方針決定に関する会議準備、データ分析といった作業は、午後に行うと集中力が切れて非効率になったり、何度も見直しが必要になることがあります。一方で、午後は比較的単純作業やルーティンワーク、メール返信などに充てるとバランスが良くなります。
この考え方は「時間帯による認知リソースの最適活用」とも言えます。カレンダーに業務を入れるときに、ただ「いつ空いているか」ではなく、「この時間帯にこのタスクを行うべきか」という視点でブロックするだけで、仕事の質が大きく変わります。
また、午後の生産性低下を防ぐために、昼休みの取り方も見直してみるとよいでしょう。10〜15分の軽い仮眠やストレッチを取り入れることで、午後の集中力が劇的に改善されることがあります。このような工夫を通じて、時間帯ごとのエネルギー配分を意識しながら、より合理的に業務を進めることが可能になります。
3. 自動化ツールを導入し、手作業をなくす
現代のビジネス環境では、効率化のためにツールの活用が不可欠です。特に、繰り返し発生するルーティンワークや定型作業は、積極的に自動化ツールを導入することで、作業時間を大幅に短縮できます。たとえば、営業日報の入力、会議の議事録作成、メールの返信テンプレートなど、日常的に時間を奪われている業務の多くは、ツールでの自動化が可能です。
最近では、AIを活用したAI議事録作成ツールなど、非エンジニアでも扱えるサービスが豊富に登場しています。これらを使えば、たとえば「会議終了後にAIが自動で議事録の要点を整理してくれている」という状態を実現することが可能です。
ここで意識したいのが自動化の目的は「人の仕事を減らす」ことではなく、「人が人にしかできない仕事に集中できるようにする」ことです。チーム全体の生産性を底上げするという意識を持って、自動化の範囲や方法を検討していくことが重要です。
AI議事録ツールを導入した事例3選
仕事の効率を上げるためには、様々なツールが存在します。その中の一つであるAI議事録ツールで「議事録作成」という業務がどのように効率化できたのか、AI議事録ツール「スマート書記」を活用した仕事効率化の事例を3つ紹介します。いずれも作業時間を大幅に削減しています。
1. 社内会議や1on1など様々な会議で議事録作成の効率化を実現
事前に共有されている議題をあらかじめ、スマート書記に入力していて、あとは会議後に「指定した項目でまとめる」というAIを活用しています。これで議題ごとの要点が自動で整理されるので、あとは情報の過不足を確認しながら、編集作業を行っています。
編集作業も今までは録画した動画を見返しながら作成して時間がかかっていましたが、自動で整理された要点の横のタイムスタンプをクリックすることで、要点に紐づく音声を聞き直すことができるので、確認作業の時間も削減することができています。AIとタイムスタンプを活用しながら整理・確認時間を削減できるようになり、議事録作成時間を50%削減することができるようになりました。またその分、関係者にも素早く情報共有ができるようになっています。
2. 最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減
一番の変化はツール間を行き来してコピペを繰り返す作業がなくなったことですね。それ以外にもスマート書記の機能を利用して会議中のメモ作業が一部変化しました。スマート書記は会議中にリアルタイムで文字起こしされた文章をドラッグ&ドロップで編集画面に貼り付けることができるので、あとでどの発言から議事録をまとめる必要があるのか？と探す作業をなくすことができました。
また文字起こしされた文章をクリックするだけで会議中の音声を聞き直すこともできるので、音声を探すという作業もゼロにすることができました。ストレスだと感じていた部分がすべて解消され、またこれらの細かな作業に費やしていた時間を削減できたことで、より集中的にどう校正するか？を考えることができるようになりました。
3. メモ・音声の聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減
マート書記を利用する以前はお話した通り、人の手で文字起こしをしていましたが、スマート書記を導入してからはその文字起こしが自動化されたので、作業工数を圧倒的に削減することができました。とはいえ、自動で文字起こしされた内容だけを議事録として共有してしまうと、読み手の負担が大きかったので、重要な部分については人の手で修正したり、一部文字起こしされたものを確認しながら、まとめるという作業を導入後もしばらくは行っていましたね。
それらの作業を行うために、スマート書記導入後も会議中に重要だと思ったポイントはメモを残し、また話した時間もメモに残し、会議終了後に聞き直しながら、まとめる形で対応していましたが、AIアシストという2023年8月にリリースした機能を活用することでこの作業自体もなくすことが、ようやくできるようになりました。
まとめ
仕事の効率化は、個人のパフォーマンスを高めるだけでなく、企業全体の生産性や競争力にも直結する重要なテーマです。本記事では、仕事を効率化すべき理由から、効率が良い人の特徴、そして具体的な改善方法までを紹介しました。
仕事を効率的に行うポイントは、目的を明確にし、やるべきことに集中する仕組みを整えること、そしてツールや時間の使い方を最適化することです。特に、最新ツールを活用すれば、手間のかかる業務を短時間で済ませることができ、より価値の高い仕事に注力することができます。まずは自分やチームの業務を振り返り、小さな改善から始めてみましょう。積み重ねが大きな成果につながります。
とはいえ、いきなりすべてを変える必要はありません。まずは日々の業務を振り返り、「やらないことを決める」「タスクを細かく分解する」といった小さな改善から始めるだけでも、着実に効果を実感できるはずです。仕事の効率化は一朝一夕で完成するものではありませんが、継続的な工夫と改善によって、確実に働き方と成果の質を高めていくことができます。よりよい未来の働き方を実現するために、ぜひ今日から一歩を踏み出してみてください。
スマート書記は議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計5,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
