業務効率化の方法｜進め方の4段階と、仕事効率化の打ち手・効果の測り方

「業務を効率化してほしい」と言われても、何から手をつければいいのかは、すぐには決まりません。会議と、その後の記録づくりで一日が埋まっている方ならなおさらです。

ただ、いざ進めようとすると、

• 業務効率化とは、結局どこまでを指すのか
• どの業務から手をつければ効果が大きいのか
• 効果が出たことを、社内にどう示せばいいのか

といった疑問にぶつかる方も少なくないでしょう。

そのためこの記事では、業務効率化の進め方を4段階に分けて整理し、効率化する業務の選び方、打ち手の4種類、効果の測り方までを解説します。「どこから手をつけるか決められない」とお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

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業務効率化とは？進める順番は4段階

業務効率化とは、単に作業を速くするだけでなく、仕事の進め方そのものを見直して、同じ成果をより少ない時間と労力で出せる状態にすることです。

進める順番は「現状の見える化 → 無駄の特定 → 打ち手の実行 → 定着と測定」の4段階です。最初の見える化を飛ばすと、打ち手の効果を測る基準そのものが作れません。

見直す対象は、ムリ・ムダ・ムラの3つに分けて考えると整理しやすくなります。

• ムリ：人数や時間に対して、業務の量や難しさが見合っていない状態
• ムダ：成果につながっていないのに続いている作業
• ムラ：担当者や時期によって、かかる時間や仕上がりが揃わない状態

ムリ・ムダ・ムラを個人の頑張りだけで解消するのは困難です。業務の分担や手順を見直し、負担の偏りや不要な作業を減らすことが改善につながります。

現場では、早く出社する、遅くまで残る、手順を覚えている人が全部こなす、という形で不足を埋めがちです。そうやって個人の頑張りで埋めている状態は、効率化が進んでいるように見えて、ただ問題が隠れているだけです。

業務効率化と生産性向上は何が違う？

業務効率化は、同じ成果をより少ない時間や労力で生み出すための取り組みです。一方、生産性向上は、投入した時間や労力に対する成果の割合を高めることを指します。両者は関連する考え方ですが、着目する指標が異なります。

たとえば、月40時間かかっていた資料作成を20時間に減らすことは、業務効率化に当たります。一方、同じ20時間で以前より成約率の高い資料を作れるようになることは、生産性向上に当たります。

効率化で空いた時間を成果の出る仕事に回すと、結果として生産性が上がります。つまり効率化は、生産性向上の手段のひとつという位置づけになります。

社内で説明するときにこの区別が曖昧だと、「時間を減らせ」と「成果を増やせ」が同時に降りてきて、現場は動けません。2つの言葉の使い分けと、それぞれの具体的な進め方は業務効率化と生産性向上の違いで詳しく整理しています。

見える化から定着と測定までの4段階

進め方は、次の4段階に分かれます。

段階	やること	ここを飛ばすと
1. 現状の見える化	誰が・どの業務に・どれだけ時間をかけているかを洗い出す	改善前の作業時間など、比較の基準となる数字が残らない
2. 無駄の特定	洗い出した中から、やめられる作業・重なっている作業・待ち時間を見つける	改善対象や優先順位が曖昧なまま施策を進めてしまう
3. 打ち手の実行	なくす・整える・任せる・変えるの順に手を入れる	計画した改善が実行されず、業務の進め方が変わらない
4. 定着と測定	決めた指標で前後を比べ、現場での使われ方を確かめる	改善効果を確認できず、新しい方法が定着しにくくなる

現状の見える化は、忙しい現場ほど後回しになりがちな工程です。しかし、改善前の作業時間などを記録していなければ、施策の実行後に効果を客観的に比較することが難しくなります。

もうひとつ押さえたいのが、最初から全社・全業務でやらないことです。効果が短期間で見える1つの業務に絞って始めると、小さな成功が社内の説得材料になります。初期の投資が小さいぶん、期待した結果が出なかったときの痛手も浅く済みます。それぞれの段で具体的に何をするかは、業務効率化の進め方で5つのステップに分けて解説しています。

どの業務から効率化すればいい？

効率化する業務は、頻度が高く、1回あたりの時間が長く、担当者によって進め方が変わるものから選びます。会議やその後の議事録作成も、発生頻度が高く、作成時間や担当者による進め方の違いが大きい職場では、効率化の候補になります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでも、会議数が多く議事録作成が追いつかないことや、記録づくりによって本来の業務が圧迫されることが、繰り返し課題として挙がっています。

効率化しやすい業務の3つの条件

効率化の効果が大きい業務は、次の3つの軸で見つけられます。

見る軸	確かめること	効果が大きいサイン
頻度	週や月に何回発生しているか	毎日・毎週くり返している
1回あたりの時間	1回で何分かかっているか	1回あたりの所要時間が長く、累積の作業時間が大きい
属人化の度合い	担当者が休むと止まるか	手順が特定の人の頭の中にしかない

3つの条件が重なる業務を優先すると、効率化による効果を見込みやすくなります。ただし、1回あたりの作業時間が短くても、担当者が多ければ全体の工数が大きくなることがあります。発生頻度だけでなく、関わる人数も含めて判断しましょう。

定型的で標準化しやすい作業は、手順の見直しや自動化に取り組みやすい候補です。また、目的がはっきりしないまま続いている会議や、前任者のやり方をそのまま引き継いだ作業も、見直す余地があります。

自社の状況をたしかめるチェックリスト

いまの業務にどれだけ効率化の余地があるかは、次の6項目で確かめられます。

• 同じ作業を繰り返し手作業で行っている
• タスクの優先順位が曖昧なまま業務を進めている
• 会議の目的や成果が不明確なことが多い
• 業務の進め方が担当者ごとに異なっている
• 作業にどれくらい時間がかかっているか把握できていない
• ツールを導入しているが十分に活用できていない

当てはまる項目が多いほど、進め方の見直しで改善できる余地が残っています。注意したいのは、このリストを「全部直す」と受け取らないことです。当てはまる項目に関連する業務を1つ選び、その作業時間を記録するところから始めてください。

特に、作業時間を把握できていない場合やツールを十分に活用できていない場合は、現状の見える化を優先し、改善すべき業務を整理しましょう。

業務効率化の打ち手は4種類

打ち手は、なくす・整える・任せる・変えるの4つに整理できます。そして、この順番自体に意味があります。要らない作業を残したまま道具だけ入れると、無駄を速く繰り返すだけになるからです。

1. なくす｜やめても困らない作業を消す

不要な作業をなくせれば、その作業にかかっていた時間や手間を削減できます。新しい手順を覚える負担も増えないため、優先して検討したい方法です。

対象になりやすいのは、目的が曖昧なまま続いている定例会議、読まれていない報告書、同じ情報を2か所に入力する作業などです。慣例だけで続いている作業は、法令や社内規程、関係者への影響を確認したうえで、一定期間停止を試す方法があります。支障がなければ、廃止を検討しましょう。

作業を廃止する際は、誰が判断し、どのように承認するかも決めておきましょう。判断基準を関係者で共有しておくと、慣例的に続いている作業も見直しやすくなります。

2. 整える｜手順を決めて、誰がやっても同じにする

消せない作業は、やり方を揃えます。手順書やテンプレート、チェックリストを用意して、担当者が変わっても同じ結果になる状態にする打ち手です。

整える打ち手が効くのは、時間の短縮にとどまりません。仕上がりのムラが減り、引き継ぎや確認のやり取りも短くなるため、担当者が代わるときの立ち上がりの時間まで一緒に縮みます。属人化していた業務ほど、効果は大きく出ます。

手順は、実際に手を動かす人と一緒に決めてください。管理する側だけで手順書を作ると、日々の作業で発生する例外や前後の工程とのつながりを見落とし、現場で使われない手順書になるおそれがあります。

3. 任せる｜道具と社外に渡す

手順を整理した業務は、ITツールで自動化したり、社外のパートナーに委託したりできます。社内の担当者が行う作業を減らすための、代表的な2つの方法です。

業務効率化に使われるツールは、おおむね次の種類に分かれます。

• 記録・情報共有：会議の記録や社内のやり取りを自動で残し、探せる状態にする
• タスクと進捗の管理：誰が何をいつまでにやるかを一覧で把握する
• 定型作業の自動化：データ入力や転記など、手順が決まった作業をソフトが代行する
• 顧客情報の管理：商談履歴や問い合わせ内容を一元管理し、担当が変わっても引き継げる
• 書類の電子化：契約書や社内文書をデジタルで管理し、印刷や郵送をなくす

どれを選ぶかは、1段目の見える化で見えた業務の中身で決まります。製品を比べる前に確かめたいのは、その業務が道具で解けるものなのかどうかです。判断や例外処理が多い業務を無理に自動化すると、想定外のパターンが出るたびに設定を直すことになります。

削減できるはずだった時間が、設定の修正や保守に費やされるおそれがあります。目的別の比べ方と失敗しやすい選び方は、業務効率化ツールの選び方にまとめています。

もうひとつの渡し先が社外です。経理や総務の定型業務を外部委託すれば、社内の人員を判断が要る仕事に回せます。ただし渡す前に手順が整っていないと、外部とのやり取りそのものが新しい手間になります。

4. 変える｜業務の流れそのものを組み直す

ここまでの3つを試しても詰まる場合は、業務の流れを組み直します。工程の順番や担当の分け方、承認の段数など、業務の前提そのものを見直す方法です。

特定の工程だけを速くしても、その前後に手作業が残っていると、業務全体で見た時間の削減効果は限定的になる場合があります。

会議ごとに記録方法が異なる状態が長く続くと、担当者は複数の手順を使い分ける必要があり、負担が増えることがあります。最初は一部の会議で試し、効果を確かめてから共通の運用へ広げるとよいでしょう。

業務を工程ごとに分けて考えるのではなく、業務全体の流れを見直す方法については、業務プロセス改善の進め方で、課題の見つけ方から改善策の定着までを解説しています。

効果が出たことを、どうやって示す？

業務効率化の効果を社内に示すには、施策を実行しただけでなく、業務のどこがどれだけ改善したかを説明する必要があります。そのためには、導入前後の作業状況を記録しておくことが大切です。

測る対象は、打ち手を始める前に決める

測るのは、次の3つで足ります。

• 作業時間：その業務1回あたり何分かかっているか
• 発生回数：月に何回発生しているか
• 手戻りの件数：差し戻し、問い合わせ、やり直しが月に何件あるか

作業時間・発生回数・手戻りの件数は、打ち手を実行する前に1か月分記録しておきましょう。実行後も同じ期間・条件で記録し、数値の変化を比較すると、改善効果を把握しやすくなります。

数字と合わせて、現場の声も記録しておきましょう。「作業時間は減ったが、確認の手間が増えた」といった感覚は、数字だけでは拾えません。定量と定性の両方を見ると、次に手を入れる場所が見えてきます。

社内へ報告するときは、削減した時間をそのまま出すより、空いた時間で何ができるようになったかまで添えると伝わります。月8時間の削減は、数字としては地味です。ただ「月に1日分、提案書を書く時間が戻った」と言い換えれば、投資の意味が伝わります。

定着しない原因は、現場の負担増とツールの複雑化

新しい仕組みを導入しても、現場に定着せず、元のやり方に戻ることがあります。主な原因として、現場の作業負担が増えることと、ツールが増えすぎて運用が複雑になることが挙げられます。

1つは、現場の手数が増えていることです。新しい仕組みを使うために入力や確認の作業が追加されると、担当者は「今までのやり方のほうが早い」と感じます。たとえば、請求書処理システムを導入しても、担当者が今までのExcelでの作業を優先し、新しいシステムが十分に活用されないことがあります。

もう1つは、ツールが増えすぎていることです。領域ごとに別々のツールを入れた結果、連携がうまくいかず、どこに何を入力するのか分からなくなります。効率化のために入れたものが、新しい複雑さを生んでいる状態です。

こうした問題を避けるには、導入を決める側だけで進めないことが大切です。実際に手を動かす人を最初から巻き込み、試験運用で増えた作業負担を確認・改善してから、利用範囲を広げましょう。

この順番を守ると、形だけのものになりにくくなります。同じ施策でも定着した組織とそうでない組織で何が違ったのかは、業務効率化の成功事例を施策別に見ると掴みやすくなります。

会議と議事録は、全社に効く打ち手になる

会議や議事録作成は、多くの部署で繰り返し発生する業務です。特に議事録作成は、時間がかかるだけでなく、担当者によって作成手順や仕上がりが異なることもあり、効率化の候補になります。

会議の回数や議事録作成にかかった時間を記録すれば、効率化の効果を導入前後で比較できます。会議そのものの進め方を見直す方法は、会議の生産性を上げる実践アプローチで改善策を整理しています。

経営会議の議事録作成が最大6時間から半分になった例

株式会社東京ドームでは、1〜2時間の経営会議に対して、議事録の作成に1回あたり3〜6時間かかっていました。月間では最大約24時間に相当します。質疑応答の発言を整理し、重複を削り、主語や述語を補って読める文章にする工程に時間を取られていたためです。

文字起こしツールを導入した段階でも、負担は残りました。文字起こしの画面と文書作成ソフトを行き来し、必要な箇所を探して貼り付ける作業が、そのまま残っていたからです。

そこで、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントであるOtolioを導入しました。議事録づくりは次のように変わっています。

Before｜導入前

• 議事録の作成に1回あたり3〜6時間
• 月間で最大24時間ほどの作業が発生
• 文字起こしツールと文書作成ソフトを行き来しながらの貼り付け作業
• 必要な発言や音声の該当箇所を探す作業が発生
• 細かな手作業が多く、業務の負担が大きい状態

After｜導入後

• 議事録の作成時間が約50%減少（1回あたり1.5〜3時間）
• 文字起こしの確認と議事録の編集を同じ画面で行えるようになり、画面を行き来する貼り付け作業が減少
• 会議中に必要な発言をその場で整理でき、あとから探し直す手間がなくなった
• 該当箇所の音声をすぐに聞き直せるようになり、探す作業が不要に
• 空いた時間を内容の整理や校正といった判断の要る仕事に回せる状態に

参考記事：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

東京ドームの例で注目したいのは、効果が1つの部署で止まらなかった点です。経営会議の議事録という1つの業務で成果を出し、その結果が社内で共有されたことをきっかけに、他部署でも導入が決まりました。

記録が残る前提ができると、会議の進め方も変わる

記録が自動で残る状態ができると、会議そのものの見直しが続けて起きることがあります。会議を共有・議論・意思決定の3種類に分ける、共有の会議は時間を短く区切る、といった運営のルールづくりです。打ち手は1つの作業の中で完結せず、周りの進め方まで動かします。

記録を自動で残す道具を比べる段階に来たら、AI議事録ツールの比較も見てみてください。失敗しやすい3つのパターンから逆算した選び方をまとめています。

個人でできる仕事効率化の工夫

仕組みを変えるには時間がかかります。その間も、自分の手元でできることはあります。組織の打ち手と並行して、時間の使い方を整えておきましょう。

時間の使い方を整える実践アイデア

• 集中できる時間帯に重い仕事を置く：自分が集中しやすい時間帯に判断や企画が必要な業務を配置し、メール対応などは別の時間帯にまとめます。
• 作業時間を先に確保する：カレンダーに作業の枠を入れておくと、時間がだらだらと流れるのを防げます。
• 割り込みをまとめて処理する：チャットやメールの通知を切り、確認する時間を1日数回に決めます。

カレンダーに作業時間をあらかじめ確保する方法は、タイムブロッキングと呼ばれます。また、25分の作業と5分の休憩を繰り返すポモドーロ・テクニックも、集中して作業を進める方法のひとつです。タスクは緊急度と重要度で整理し、1日の終わりに時間の使い方を振り返ると、翌日の予定を立てやすくなります。

個人の工夫と、組織の仕組みを分けて考える

個人の工夫だけに依存した効率化には限界があります。担当者が異動・退職すると、本人の中にしかない工夫が引き継がれないためです。一方、手順書やツールとして仕組みを共有しておけば、担当者が変わっても活用できます。個人の工夫と組織全体の仕組みづくりを区別して考えましょう。

自分の作業時間を記録しておけば、組織に業務改善を提案する際の具体的な材料になります。「この作業に月12時間かけています」という数字は、個人の感想より強い根拠として機能します。

まとめ｜業務効率化は、測れる1つの業務から始める

業務効率化とは、仕事の進め方を変えて、同じ成果を少ない時間と労力で出せる状態にすることです。進める順番は、現状の見える化、無駄の特定、打ち手の実行、定着と測定の4段階です。打ち手は、なくす・整える・任せる・変えるの4種類で、「なくす」から考えるのが基本になります。

ただ、ここまでの内容を一度にすべて実行する必要はありません。最初に決めたいのは、効率化する業務と、効果を判断するための指標の2つです。この2つを決めておくと、改善方法を検討しやすくなり、社内にも取り組みの目的や成果を説明しやすくなります。

最初の1つは、頻度が高く、1回あたりの時間が長く、担当者によって出来上がりが変わる業務から選んでください。まずはその業務の時間を1か月数えるところから始めてみましょう。

ここまで読んで、最初に手をつける業務の見当はついたでしょうか。多くの職場で効率化の候補となるのが、会議とその後の記録づくりです。会議が頻繁に開かれ、議事録作成にも時間がかかっている場合は、改善による効果を見込みやすくなります。議事録の仕上がりが担当者によって異なる職場では、作成手順の標準化も検討できます。

よくある質問とその回答

Q. 業務効率化は何から始めればいいですか？

現状の見える化から始めます。誰がどの業務に何分使っているかを、まずは1か月記録してください。全部を細かく測る必要はありません。時間がかかっている実感のある業務を3つほど選べば十分です。この記録がないまま打ち手を入れると、あとから効果を比べる相手がいなくなります。洗い出した中から、頻度が高く1回あたりの時間が長いものを1つ選び、そこだけで始めてください。

Q. 業務効率化の効果は、どうやって測ればいいですか？

作業時間、発生回数、手戻りの件数の3つを、打ち手を入れる前と後で比べます。数字と合わせて、現場の感覚も記録しておきましょう。時間は減ったのに確認の手間が増えている、といったズレは数字だけでは見えません。

Q. 業務効率化が現場に定着しないのはなぜですか？

多くの場合、現場の手数が増えているからです。新しい仕組みのために入力や確認が追加されると、担当者は今までのやり方のほうが速いと感じます。もう1つの原因は、ツールが増えすぎて連携できず、どこに何を入れるか分からなくなることです。こうした問題を防ぐには、実際に業務を担当する人を導入の検討段階から巻き込み、試験運用で生じた負担を改善してから利用範囲を広げましょう。

Q. 会議や議事録の効率化から始めてもよいのでしょうか？

会議や議事録作成は、効率化の対象として検討しやすい業務のひとつです。特に、会議の頻度が高く、議事録作成に時間がかかっている場合や、担当者によって作成手順が異なる場合は、効率化による効果を見込みやすくなります。議事録作成にかかった時間を導入前後で比較すれば、効率化の効果を確認できます。必要に応じて作成頻度や修正にかかった手間も確認すると、変化をより具体的に把握できます。特定の部署で試して効果を確認し、他部署へ広げる進め方も検討しやすい業務です。