機密性の高い役員会の議事録作成時間を50%削減。スマート書記で情報の可視化を強化する

課題

• 役員会の議事録を役員自ら作成しており、作成時間・機会損失が発生していた

効果

• 議事録作成時間を50%削減
• 作成時間短縮により、社員がより役員に相談できる環境に

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今回は総務部の岩田様・池田様にスマート書記の導入背景や導入後の取り組み、導入によって議事録作成がどのように変化したのかについてお話をお伺いしました。

役員会という機密性の高い会議で役員自ら議事録を作成、議事録作成時間と機会損失が課題に

スマート書記を導入する以前はどのような課題がありましたか？

役員会の議事録作成にかなり時間がかかっていました。6〜7時間かけて会議を行うのですが、会議中に議事録に記載すべき内容だと思ったら、その部分をメモし、また会議をICレコーダーで録音していたので、あとで聞き直しができるようにその会話がされた時間も同様にメモしていました。

会議終了後、ICレコーダーの大事だと思った箇所を聞き直し、事前に記載していたメモを確認しながら会議内容の要点を書き出し、議事録を作成していました。音声を聞き直すといっても該当部分だけではなく、その前後数分の音声を聞き直さないと要点にまとめることが難しいので、かなり時間がかかってしまっていましたね。

実際議事録を作成するために3〜4時間かかっていた状況で、もちろんそれ以外の業務もあるため、隙間時間を見つけては議事録を書くということを繰り返していました。期間にすると2週間ほどかかってしまい、最終的にはA4用紙8〜10ページに会議の内容をまとめていました。

また役員会なので役員のみしか参加できず、役員自ら議事録を作成する必要があります。その作業の負担が大きいというのはもちろんのこと、役員が音声を聞き直しているときに周りの社員が声をかけづらい…という事象も起きていました。

もちろんそれでも声をかければ問題はないのですが、やっぱり気を使ってしまう部分もあるし、そういう意味では機会損失が起きていましたね。

音声を聞き直しながら、議事録作成をするという作業・相談できない状態が発生するという機会損失をなんとかしたいと思い、ツール導入を検討しました。

役員である岩田様が議事録を作成するのは大変だったと思います。スマート書記を導入する前に他に検討された案はありましたか？

スマート書記のようなAI議事録作成ツールを導入する前は、役員会に議事録を記載する専任の人を入れて、その方に議事録を作成してもらおうという話もありましたが、やっぱり役員会という会議の性質上、どうしても情報の機密性が高い会話もされるため、情報漏洩の観点から難しいと判断しました。そのため結局会議に参加している役員のだれかが記載する必要があり、かなり苦労していましたね。

一応過去に無料のツールで一度文字起こしをしてから、その内容を確認し議事録作成時間を短縮できないか？と試みたのですが、やっぱり無料のツールだと限界があり、文字起こしされた内容を確認しても、そもそも文章として認識するのが難しく、こちらも断念しました。

高い文字起こし精度による議事録作成時間の短縮・費用対効果の高さが決め手に

スマート書記を選んだ決め手は何でしたか？

まず実際の会議でスマート書記を使ってみたときに、文字起こし精度が高かったのが決め手の一つでしたね。会議終了後に文字起こしの内容を確認するのですが、文字起こしの精度が高かったことで、重要だと思っていた箇所の前後の文脈も文字で確認することができるので、「こういう内容話しをしていたな」と思い出すことが容易になりました。

また当初は役員会のみでの利用を考えていましたが、スマート書記の文字起こしの精度を見てこれだったら、他の全ての会議でも使えるとなり、会社全体の議事録作成時間が短縮できると期待ができました。

会社全体に与えるインパクトを考えたときに、他と比較して価格帯が適正、費用対効果があっていると判断し、導入を決めました。

導入を進めるとき、具体的に社内でどんな会話がされましたか？

ツール導入による費用対効果がどのくらいか？という会話はやっぱりありましたね。細かく算出するというよりは、役員である岩田の議事録作成時間が50%削減できていたので、削減できた分の人件費の価値がそもそもこのツールにあると説明しました。

また数字以外にもツールを導入することで定性的にどんな効果が考えられるかの説明をしました。役員の岩田が議事録を作成しているときにICレコーダーの聞き直しをするのですが、そのときもちろんイヤホンをつけています。

さきほども簡単にお話しましたが、役員がイヤホンをつけて作業をしているときって、どうしても周りの社員が声をかけづらくなるんですよね。ただ立場上、多くの社員が相談したいと思っていますし、岩田自身もできるだけ相談に乗ってあげたいと思っています。

そこでスマート書記を使用して議事録を作成すると、音声を聞き直す時間が短縮される、それはつまり相談できる時間が増えるということと同義なので、そういった定性観点で期待できる効果についても説明しましたね。

またスマート書記を使えば、言った言わない問題も解消できると思いました。議事録を作成してあとで振り返ったときに、「こんな話をしたっけ？」となることがたまにあります。

そういったケースでは事実を確認するという業務が発生してしまいますが、スマート書記だと音声も聞き直しすることができるので、テキストだけでは判断できない発言のニュアンスを含めて、非常にスムーズに実際の会話を振り返ることができます。

未然に「だれがどんな発言したか確認する」という本質的ではない業務を防ぐことができるというのも、良かったポイントだと思っています。

議事録作成時間50%削減、情報の見える化という効果も期待できる

スマート書記導入後の効果について教えてください。

さきほどもお伝えしましたが、議事録作成時間が50%削減することができました。ツールを導入したことで、議事録を作業する時間が短くなり、その分別の業務に集中できるようになりました。

役員会では各部署の専門的な話が飛び交います。私が所属する総務部に関する内容であれば、すぐに要点をまとめることができるのですが、営業関連のかなり専門的な話だと、どうしてもまとめるのに時間がかかってしまいます。

スマート書記を使えば、会議内容すべてが文字起こしされるので、まとめようと思った箇所の前後の文脈を確認しながら、「あーこういう話だったな」と思い出すことが容易になります。これにより、議事録作成時間を短縮することができました。

また導入を検討していた段階では、ただただ議事録作成時間を短縮するツールだと考えていたのですが、それ以外にも「情報の見える化」という観点で効果があると想定しています。

役員会では議事録を作成する必要がありますが、その他の会議では一部議事録を作成しないものがあり、そこで話をされた内容を共有したらもっと上手く業務が進むのに…と思うことがあります。

どうしても特定の部署だけで情報が完結してしまっていることもありますが、スマート書記を活用すれば、議事録の作成時間を短縮できるだけではなく、仮にきちんと議事録を作成せずとも、文字起こしによって文字情報として確認することができるようになります。こういった情報を部署間で共有することで「情報の見える化」といった効果も期待しています。

これからの会議のみならず、過去の会議内容の音声データも会社の資産だと思っています。それらもひとつひとつスマート書記に音声データをアップロードして、文字情報として過去の「情報の見える化」も実施しようと思っています。

議事録作成時間を短縮するだけではなく、情報を記録する習慣に対して課題を感じている企業におすすめのツールですね。

全社の議事録作成時間の短縮、会議情報の見える化にチャレンジしていく

最後に、これからの展望を聞かせてください

全社展開を進めていければと思っています。全社展開を目指す上で、まず役員たちがスマート書記はどんなツールかの理解があったほうがいいので、今は意図して役員会でしかスマート書記を利用していません。先日、役員会で他支社に紹介したところ、「そんなツールがあるのであれば早く使いたい」とすでに興味を示してもらっています。

会社を前に進めていく上で、情報の共有は非常に重要だと思っています。社内の共通認識を深めていくためにも、このスマート書記を使って他の会議・過去の会議の情報をどんどん見える化していきたいと思っています。そうすることで自分が持っている情報の重要性に気づき、どんどん情報を共有する会社にしていきたいですね。

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！