文字起こしツールではなく、議事録作成を楽にできるツールだったことが、導入の決め手

医療・介護用ベッドで国内外で高いシェアを誇り、近年では健常者向けに、睡眠を通じた健康事業を展開するパラマウントベッド。今回、スマート書記導入を決定いただき、現在社内での展開を進めていただいています。その推進役を担ってくださっている生産本部生産統括部の佐々木さまと、品質保証部安全対策室の富永さまに、導入の背景や今後の活用方法について、お話をお伺いしました。

企業名

パラマウントベッド株式会社

業種

製造・メーカー

担当者名

生産本部生産統括部 佐々木さま、品質保証部安全対策室 富永 さま

パラマウントベッド株式会社について

医療・介護用ベッドで国内シェアNo.1、海外でもトップクラスのシェア

パラマウントベッドは、1947年に病院用ベッドの専業メーカーとしてスタートし、高齢者施設や在宅介護分野、ベッド等の点検・メンテナンス、福祉用具のレンタル卸など、国内外で事業を展開しています。近年では健常者に対して快適な睡眠環境を提案する健康事業にも進出し、その活躍領域を広げています。

お話を伺った佐々木さまは、旧版のスマート書記（2020年ごろ）もトライアルいただき、フィードバックを寄せてくださっていました。その時のご意見が形になったリニューアル後のスマート書記を、今回ご導入いただく運びとなりました。

1日に5時間以上を会議に費やすことも

今回、議事録作成支援ツールの導入を検討された背景にはどんな課題がありましたか？

社内の月次・週次会議の議事録作成の工数は、以前から課題でした。そのため、2020年ごろにも一度検討してはいたのですが、コロナ禍前は対面会議がほとんどで、会議室のスピーカーやマイクの設備が整っていませんでした。

また、ほとんどのサービスがただの文字起こしツールに留まっていて、コストパフォーマンスが悪いという結論に至り、導入を見送っていました。

ところが、コロナ禍でリモートワークが普及し、WEB会議が一般的になったことで、個々のPCでWEB会議に参加することが普通になり、会議室の設備など、録音しやすい環境が整ってきました。

また、最近社内の基幹システムの刷新に動いており、社外打ち合わせが増え、1日5時間以上を会議に取られることも多くなっていました。そこで、システム導入の検討を再開したんです。

文字起こしではなく、議事録作成を楽にしてくれる

スマート書記をご導入いただいた決め手は？

一番大きなポイントは、スマート書記がただの文字起こしサービスではなく、議事録作成を楽にしてくれるツールにリニューアルしていたところです。

他のサービスもいくつかお試ししましたが、やはり文字起こしだけのものがほとんどでした。文字起こしだけでは、結局聞きなおしたり、見返したりしなくてはならない手間は一緒なので、議事録作成の負荷は減りません。その点、スマート書記は会議中のタイムスタンプなどを活用して聞きなおしの手間を減らしてくれ、「議事録の作成が楽になる」と思ったんです。また、事前にアジェンダを登録できる機能もよく活用しています。

トライアル時点から業務削減効果が！議事録作成工数は半分以下に

実際にご利用いただき、業務は楽になりましたか？

そうですね。複数の部署でトライアルをしたのですが、シンプルな操作なので使いやすい、という声もあり、利用したほとんどの部署で業務負荷が軽減されました。具体的には、今まで2〜3時間かかっていた議事録作成が、1時間程度になりました。

生産統括部では、まとめ型の議事録作成が多いのですが、社長や取引先などの重要な発言は、発言録として記録しています。

スマート書記であれば、発言は自動で文字起こしされますし、重要なポイントにメモをしておけば、聞きなおしも楽なので、後から重要な発言を探す作業を減らせます。ですので、まとめ型の中に重要な発言のみ引用して記録を残しておく、といった柔軟な記録を簡単に作成できるな、という印象です。

社内での利用拡大も視野に

今後のスマート書記活用のご計画などあれば教えてください

現時点では、生産統括部と品質保証部で利用しています。そこでも業務削減効果は出ているので、今後は、他部署にも利用を拡大させていきたいと考えています。

社内説明会などのサポートも積極的に活用していきます。

スマート書記へのご要望などあれば、お願いします

海外にも多くの事業所があり、多言語での会議などもあります。そういったケースに対応するため、翻訳もできるようになると嬉しいですね。

あとは、会議の最後にTODOや決定事項がラップアップできるようになると、さらに業務の効率化が進むかなと、考えています。

ぜひ、今後も議事録作成を楽にする、というコンセプトをさらに強化して、会議の場から業務効率化を支援いただけたら嬉しいです。

※本事例インタビューは、実際にスマート書記を利用して作成しています。