会議の記録を自動化し、議事の抜け漏れ確認工数を削減！議論内容のまとめに専念できる環境を実現した方法とは？

先進的な自動車技術、システム製品をグローバルに提供する自動車部品メーカーのデンソー様。今回スマート書記を導入いただいた背景や効果、今後の期待する点を、パワトレインシステム開発部開発１室の星野将吾さまにお伺いしました。

便利な議事録作成ツールを探していたのがきっかけ

このたびはスマート書記をご導入いただき、ありがとうございます！まずはご導入をご検討されるにあたり、抱えていた課題をお伺いしてよろしいでしょうか？

当部署では会議が多く、私の場合は週に10回程度（人によってはそれ以上）の会議があり、議事録作成の工数の削減が課題でした。

会議が多いとその分 議事録を取るのも大変ですよね。ちなみに議事録の作成をするにあたって、具体的にどんな作業に一番工数がかかっていらっしゃいますか？

私は会議中に箇条書きのような形でメモを取っていますが、自分が主催の会議だとメモを取るのがなかなか難しく、会議後に抜け漏れ確認をするのに工数がかかっていました。

メモを取れない会議の場合、会議後に抜け漏れ確認をするとなると、相当工数がかかりますよね。スマート書記を導入するきっかけのようなものはございましたか？

とある会議の議事録を作成した後、気分転換というわけではありませんが、議事録作成がもっとかんたんになるツールが無いかなぁと探し始めたことがツール導入のきっかけでした。そうすると、世の中にはさまざまなツールが存在していることがわかったため、各ツールがどのような機能を持っているか比較した上で、費用対効果の高いものを導入できないか検討し始めました。

ありがとうございます。実際に比較する際は、どのような機能を重視したのでしょうか？

項目としては十数個抽出しましたが、最初に重要視したのは次の４点です。

• 音声認識できるか
• リアルタイムで音声認識・編集ができるか
• 発言の発話者ごとの区別ができるか
• 用語登録ができるか

サービスサイトを見て、このあたりの機能がありそうなサービスをピックアップし、実際にトライアルを実施することにしました。

会議中の議事と会議音声が紐づいて管理されていることが非常に便利

デンソーさまでは、リニューアル前のスマート書記とリニューアル後のスマート書記の両方をお試しいただきました。どちらもお試しいただき、率直な感想はいかがでしたでしょうか？

リニューアル前と後のどちらも使わせていただきましたが、文字おこしのリアルタイム性より、音声認識の精度が上がったリニューアル後のほうが、文字起こし結果を読めば会議内容が把握できるので、議事録を作成するにはとても使いやすいと判断しました。スマート書記を使っていく中で、「議事録を作成する」という目的においては、リアルタイム性はあまり重要でないことがわかってきたのが気付きでしたね。

リニューアル前後、どちらもお試しいただいた星野さまのご意見はとても貴重です。ちなみにもともとリアルタイム性を求めていらっしゃったのは、どのような背景だったのでしょうか？

ツールを探し始めたときに「リアルタイム性」の項目を抽出し、あったらいいよね、という声が多かったところからですね。ただ、現状では議事録作成の効率を高めるにあたって、作成した議事と収録した音声が紐づいている方がありがたいと感じるようになり、実際にリニューアルして使い勝手がよくなった、との声が他のメンバーからも出ています。

リニューアル後のスマート書記をご評価いただき、ありがとうございます！おっしゃる通りリアルタイム性をご希望されるケースもあるのですが、実際にご利用いただくと、議事録の作成にはリアルタイム性が必須ではないと認識されるケースも多くございます。ちなみに他社のサービスもトライアルされたかと思いますが、所感はいかがでしたか？

文字起こし結果の精度的にはスマート書記に近いものもありましたが、会議音声を聞き直しながら議事を確認・加筆修正するといった使い方に対してはスマート書記が持つ機能が一番マッチするということで、今回スマート書記を検討することになりました。

記録の保存が自動化され、議論内容のまとめと今後のアクションの検討に専念できるように

実際にご導入いただき、4ヶ月というところですが、現在実感できている効果を教えてください。

スマート書記を使うことで、会議の「記録を残す部分（録音、文字起こし）」を自動化することができるようになり、議論の結果をまとめて次のアクションを考えることに専念できるようになったことが一番の嬉しさです。

ありがとうございます。星野さまの現在のスマート書記のご利用方法について、具体的にお伺いしてもよろしいでしょうか？

基本的には私が出席する会議ではスマート書記を利用するようにしています。その中で主催する会議については、会議に注力できるように録音や文字起こし機能をしっかり使うイメージです。私が主催でない会議については、後から音声を聞き直して確認する使い方が主になります。

実際ご利用されてみて、「スマート書記はこんな企業に合っていそう！」というのがあればぜひ教えてください。

我々の使い方を踏まえてスマート書記を一言でいうと、「会議内容を文字と音声で可視化するサービス」という感じです。スマート書記は記録としての文字起こしだけではなく、録音した音声でも会議内容を確認することができます。その結果、議論をまとめて次のアクションに繋げるための議事録が作成しやすくなっています。企業規模や業種を問わず、会議の議論をまとめて次のアクションに繋げていくことが大事なので、幅広く活用できるサービスだと思います。

議事録作成に負荷がかかるメンバーや組織に今後広げていきたい

スマート書記はご利用いただくみなさまの声を参考に、かなり頻繁に機能改善などのアップデートを行っています。今後のスマート書記にご要望することをざっくばらんに教えていただけますか？

会議の最後には、実際に決めたアクション事項の合意をしています。ですので、具体的なアクション事項等がかんたんに整理できるようになればと思います。具体的には会議の概要、結論、アクション事項がボタンひとつでざっくりでも出てくれるとありがたいですね。

また議事録の共有についても、共有する側としては、まずは議事録を見てもらうことが重要だと思っています。見る側に負担がかからない共有の仕方ができてくると、より価値が高まると思います。

ありがとうございます！今回のインタビューはプロダクトチームの責任者も参加しているので、ご意見を参考に改良を進めていければと思います！最後に今後のデンソーさまでの活用イメージについて教えてください！

現状メインで利用しているメンバーは、どちらかというと議事録作成をする頻度が多いメンバーになっています。ですのでまずは部門内にツールの周知を進め、使うメンバーを増やしていければと思います。

部門外の利用については、部門を跨いだ会議の場で議事を素早く共有してスマート書記の有用性を認知してもらうことが重要だと思います。別部門とも連携しながら議事録の効率化の動きに広げていければと思っています。

部門を跨いだ会議でもぜひ活用いただけると大変嬉しいです！

もし他部署に向けたデモ実施などが必要であれば、弊社からもぜひ協力させていただければと思います。遠慮なくおっしゃってください。

このたびはご協力いただき、ありがとうございました！