システムも自前主義の老舗企業が、あえてSaaSのスマート書記を導入した理由とは？

東証プライム市場上場のニッコンホールディングスは、国内外のBtoB総合物流を、グループ企業の社員・車両・不動産・社内システムに至るまで一貫して自前設備で運営する、日本有数の物流企業です。

そんなニッコンホールディングスは、スマート書記リニューアル版（現在の「スマート書記」）をβ版として提供していた頃にお問合せいただいたことがきっかけで、現在もご活用いただいています。

今回は、その時の導入背景・効果、また活用方法などを、総務課の名取さまと清水さまにお伺いしました。

目的

• 議事録作成の業務効率化

課題

• 重要な定例会議の議事録作成にかかる時間・コストの削減

効果

• 複数日かかっていた重要な定例会議の議事録作成が、翌営業日に完成・共有可能に

ニッコンホールディングスについて

自前主義で、国内外のBtoB物流を支える総合物流企業

ニッコンホールディングスは、グループ全体で2万人超の社員を抱え、4600台以上の運送用車両も自前で保有しています。また、海外9カ国29社・国内45社のグループ企業も自社で不動産を所有し、あらゆる物流サービスを一貫して「自前主義」で提供する総合物流企業です。（2022年3月時点　ニッコンホールディングスWEBサイトより）

社内で利用するシステム等の多くも、グループ企業によって開発・保守・運営されているものが多く、「スマート書記のようなSaaSの導入は稀なケースだった」とお話くださったのは、名取さま。

日々、グループ全体の事業運営を支えながら、清水さまとともにスマート書記のご導入に際しても旗振り役を担ってくださいました。

重要な定例会議の議事録作成をなんとか楽にしたい

議事録作成効率化ツールを探されたきっかけは、重要な定例会議の議事録作成にかかっていた工数が課題だったとお伺いしました。どの程度の工数がかかっていたのでしょうか？

重要な定例会議で議論される内容は機密情報を多く含むので、特定の社員が一人で作成していました。しかし、他の業務でも忙しく兼務となるため、完成には複数日を要していました。そんな状況をなんとかしたいというのが、効率化できるツールを探し始めた理由です。

自社のシステムも自前主義で開発されているとのことでしたが、今回SaaSであるスマート書記の導入には、障壁はありませんでしたか？

社内にシステムサービス部門と、関係会社にシステム専業の会社があることと、議事録という重要な機密情報を扱うというセキュリティ面の不安から、経営層の中には自社で開発すれば良い、という声もありました。しかし、スマート書記のようなAIを活用したツールを自社で開発して作るには、時間とコストがかかります。今回は少々急いでいましたし、情報システム部の経験が長い取締役の理解もあり、一般的なサービスを利用しよう、ということになりました。また、セキュリティ面でも納得できたというのもポイントでした。

スマート書記の導入を決められた背景を教えてください

正直いうと、価格は他社とそれほど差はありませんでした。ただ、大きく違ったのは、対応のよさでした。検討に少し時間がかかったのですが、疑問や確認などが発生するたびに実際のスマート書記の環境で確認したり、社内向けに説明会をしてくださったり、そういった対応が丁寧だった、というのが一番の決め手ですね。

議事録作成が圧倒的に楽に。情報共有のスピードも上がり、大きく業務効率化

当初の課題だった重要な定例会議の議事録作成負担は、効率化されましたか？

本当に、これはもう圧倒的に楽になりました。

今まで文字起こしから完成まで複数日かかっていたものが、会議終了後に文字起こしを実行すれば、あとはまとめるだけなので、翌営業日には議事録を共有できるようになりました。

担当者の作業も楽になっただけでなく、会議で話したことを情報の鮮度が落ちないうちに会議参加者に共有できるというのも、重要度の高いことだと感じます。

スマート書記に詳しい方がハブになり、社内で利用促進

社内での利用者も増えていると伺っています。何か利用促進のお取り組みをしていただいているのでしょうか？

スマート書記のカスタマーサクセスの方に、説明会を実施いただいたりしました。しかし、総務課として積極的に推進しているというよりは、社員間でどんどん利用が拡がっている形です。各部署に必ず一人は、スマート書記をよく使っている詳しい人がいるんですよ。そういった社員がハブになって、利用する人が増えています。

また、ニッコンホールディングス単体だけでなく、グループ会社でも多く使われていて、全国に営業所があるようなところでも利用されています。

それは、やっぱりオンライン会議が増えたことが理由の一つにありますが、対面会議でも、オンラインと対面のハイブリッド型の会議でも、違和感なく利用できることがとてもいいです。だから社員も、周りにおすすめしたくなるのかもしれません。

スマート書記に今後期待することがあれば、ぜひ教えてください

そうですね。WEB会議で利用するときに、スマート書記上からカレンダー登録やミーティングツールを設定できたらいいですよね。また、自社独自のテンプレートが取り込めたりするといいな、と思います。

また、自社でもまだ使いきれていない機能もあると思います。エディタ機能やタイムスタンプは、会議中のメモや音声の聞き返しに便利だと思うので、もっと使っていきたいですね。

スマート書記の機能成長に今後も期待していますし、社内でもさらに利用が拡がって、全社でもっと業務効率化できたら嬉しいですね。

※本事例インタビューは、実際にスマート書記を利用して作成しています。