【明日からできる】仕事を効率化する方法！効率化が得意な人の特徴や便利なツールも紹介
ビジネスの場面では、限られた時間とリソースの中で成果を最大化することが求められています。企業の成長や競争力の強化において、「仕事の効率化」は、企業の成長にとって不可欠な取り組みとなっています。昨今、IT技術の進化や働き方改革の影響で、多くの企業が業務の見直しや改善に取り組んでいますが、その一方で「どこから手をつければよいかわからない」「頑張っているのに思うように成果が出ない」「思ったように仕事の効率が上がらない」と悩んでいる方も少なくありません。
仕事の効率化とは、限られた時間とリソースで最大の成果を出すための工夫や仕組みのことです。そこで本記事では、仕事の効率を上げるべき理由から、効率が良い人の特徴、仕事の効率を上げる方法やポイントを分かりやすくご紹介していきます。
仕事のやり方を根本から見直したい方、時間の使い方をもっと上手くなりたいと考えている方、自社の生産性を高めたいと模索しているマネジメント層まで、幅広い層にとって役立つ内容となっています。ぜひ仕事の効率化にお悩みの方は本記事をご覧ください。
また、仕事の効率化で特に議事録作成の作業を効率化させたい方は、ぜひ使えば使うほど文字起こし精度が上がる「Otolio（旧：スマート書記）」をご活用ください。特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、社内の専門用語や固有名詞の認識精度を向上させることが可能で、90%以上の高精度文字起こしができます。
Otolio（旧：スマート書記）を14日間無料で試す or サービス資料をみる
Otolio（旧：スマート書記）がわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる
仕事効率化の基本5ステップ
仕事を効率化させるにあたり、まずどれから取り掛かれば良いのか、と考える方は多いでしょう。そこで、この記事ではまず最初に仕事を効率化させるための基本の5ステップをご紹介します。
仕事を効率化する時の基本的なステップは以下の通りです。
- ゴールを明確にする
- タスクを整理・細分化する
- 優先順位をつける
- 作業環境を整える
- 時間管理を意識する
それぞれ具体的にご説明します。
1. ゴールを明確にする
仕事を効率化するためには、まず最初にゴールを明確にすることが欠かせません。漠然と「資料を作る」と考えるのではなく、「明日の会議で使う三ページの提案資料を仕上げる」といったように、具体的かつ期限を伴った目標を設定することが大切です。
2. タスクを整理・細分化する
次に取り組むべきは、タスクを整理し細分化することです。大きな仕事をそのまま抱えると手が止まってしまいがちですが、「情報収集」「構成案づくり」「スライド作成」「見直し」といった具合に小さな作業単位に分解すれば、進めやすくなります。タスクを分けて順序立てれば、進捗も見えやすくなり、達成感を感じながら取り組むことができます。
3. 優先順位をつける
タスクを整理したあとは、優先順位をつけることが重要です。やるべきことの中には「すぐに取りかかるべきもの」と「後回しにしてもよいもの」があります。「緊急性」と「重要性」で分類すると、何から始めればよいかが明確になり、迷う時間を減らせます。時には優先度の低いタスクを他人に任せたり、思い切ってやめる判断を下すことも効率化の一部です。
4. 作業環境を整える
作業環境を整えることも忘れてはなりません。散らかったデスクや不要な通知が多いPC環境は、集中力を削ぎ取ります。物理的な環境を整理し、必要なものだけを手元に残すこと、デジタル環境では不要な通知をオフにし、ショートカットや整理されたフォルダを活用することが効果的です。また、作業を始める前に「今日やることリスト」を用意しておけば、迷いなく仕事に取り組めます。
5. 時間管理を意識する
最後に大切なのは、時間管理を意識することです。25分集中して5分休憩をとるポモドーロ・テクニックや、カレンダーに作業時間をあらかじめブロックして確保するタイムブロッキングなどを実践することで、だらだらとした時間の浪費を防げます。また、一日の終わりに自分の時間の使い方を振り返れば、改善点が見つかり、翌日の仕事効率につながっていきます。
仕事の効率化が得意な人の3つの特徴
では仕事の効率が高い人にはどのような特徴があるのでしょうか。ここでは代表的な特徴を3つご紹介します。自分がこれらの特徴に当てはまっているか確認してみましょう。
1. 完璧主義にこだわらない
仕事の効率が良い人に共通する特徴の一つが、「完璧主義にこだわらない」姿勢です。もちろん、一定の品質を保つことはビジネスにおいて欠かせませんが、細部にこだわりすぎるあまり、作業が滞ったり、スピード感を失ったりすることがあります。効率が良い人は「80点で十分」という感覚を持ち、成果物に対する現実的な合格ラインを見極める力があります。
また、完璧を求めすぎるとフィードバックを受け入れる柔軟性を失いがちですが、効率的な人はむしろ「早く出して、早く直す」ことを重視します。初稿をスピーディーに仕上げ、改善を前提としたサイクルを回すことで、結果的に質の高いアウトプットを短時間で実現しています。さらに、完璧主義は自己満足に陥るリスクもあるため、仕事の目的を冷静に見極め、「何を達成すべきか」を軸に判断できる視点が大切です。
この観点からも、完璧主義にこだわらないことは、自己効率だけでなくチーム全体のスピード感を維持するうえでも重要だといえます。
2. 仕組み化が得意
効率が良い人の2つ目の特徴は、「仕組み化が得意」であることです。効率が良い人は無意識に業務の中から繰り返し発生するタスクやパターンを見抜き、それを標準化・ルール化することに長けています。たとえば、よくある問い合わせへの返信文をテンプレート化したり、タスクの流れをチェックリストにして誰でも再現できるようにしたりするなど、業務が属人化しない工夫を積極的に行っています。
また、仕事の流れを視覚的に整理することも仕組み化の一環です。フローチャートやマインドマップを用いることで、自分だけでなく他者にもわかりやすい形で業務を共有できるようになります。このような取り組みによって、引き継ぎの際の負担が減るだけでなく、新しい業務にも素早く適応できる柔軟性が養われます。
3. マルチタスクを避けている
仕事の効率が良い人は「マルチタスクを避けている」傾向があります。複数のタスクを同時にこなすことは、一見すると効率的に見えますが、実際には脳がタスク間の切り替えにエネルギーを費やすため、生産性が大きく低下することがわかっています。
特に考察や判断を要する業務が多い場合は、一つの作業にしっかり集中することが成果の質を大きく左右します。効率が良い人は「この時間はAの作業」「この時間はBの確認」と、タスクごとに時間をブロックし、一つひとつに集中して取り組む工夫をしています。これにより、仕事のミスを減らし、修正や手戻りの工数を最小限に抑えることができます。
また、通知やアラートなどに気を取られないよう、スマートフォンやチャットツールの通知をオフにするなど、集中を阻害する要因を積極的に排除する習慣も身についています。加えて、1日を通してエネルギーの高い時間帯に重要な仕事を配置する「タスク設計力」も高く、ただ時間をこなすのではなく「質の高い集中時間をいかにつくるか」に意識を向けています。
明日から試せる！仕事効率化の3つのコツ
仕事の効率化が得意な人の特徴についてご紹介しましたが、仕事への意識を変えるのは一朝一夕では難しいものがあります。しかし、明日にでももっと仕事を効率化させたい、とお考えの方は多いでしょう。
そこで、ここでは、明日から試せる仕事効率化のための実用的なコツを3つご紹介します。今すぐに仕事を効率化させたい方はぜひお試しください。
1. タスクをできるだけ細かく分解する
仕事を効率よく進めるためには、タスク分解をできるだけ細かくするようにしましょう。簡単な作業でも、実際には複数のステップで構成されていることが多く、その全体像がぼんやりしたままだと、着手しにくくなったり、途中で手が止まってしまったりします。
たとえば「提案資料を作成する」というタスクがあった場合、「調査」「構成案の作成」「スライドの作成」「レビュー依頼」といった具合に分解します。こうすることで、自分が今どのステップにいるのかが明確になり、集中しやすくなりますし、進捗も可視化できます。
また、タスクを細かくすることには、心理的ハードルを下げるという効果もあります。「提案資料を作成する」よりも「提案資料のための市場調査を30分行う」のほうが、具体的で取り掛かりやすいという方も多いと思います。これは「作業の見える化」にも繋がり、自分がどれくらいの時間でどの作業を終えられるのかという見積もり精度も上がっていきます。
2. 時間がかかりそうな業務はできるだけ午前中に対応する
人間の集中力や判断力には波があります。多くの人にとって、朝の時間帯は最も集中力が高く、判断ミスも少ない時間帯です。したがって、時間やエネルギーを多く必要とする重要な業務や頭を使う業務は、できるだけ午前中に予定を組み込むのが理にかなっています。
たとえば、企画書の作成や方針決定に関する会議準備、データ分析といった作業は、午後に行うと集中力が切れて非効率になったり、何度も見直しが必要になることがあります。一方で、午後は比較的単純作業やルーティンワーク、メール返信などに充てるとバランスが良くなります。
この考え方は「時間帯による認知リソースの最適活用」とも言えます。カレンダーに業務を入れるときに、ただ「いつ空いているか」ではなく、「この時間帯にこのタスクを行うべきか」という視点でブロックするだけで、仕事の質が大きく変わります。
また、午後の生産性低下を防ぐために、昼休みの取り方も見直してみるとよいでしょう。10〜15分の軽い仮眠やストレッチを取り入れることで、午後の集中力が劇的に改善されることがあります。このような工夫を通じて、時間帯ごとのエネルギー配分を意識しながら、より合理的に業務を進めることが可能になります。
3. 自動化ツールを導入し、手作業をなくす
現代のビジネス環境では、効率化のためにツールの活用が不可欠です。特に、繰り返し発生するルーティンワークや定型作業は、積極的に自動化ツールを導入することで、作業時間を大幅に短縮できます。たとえば、営業日報の入力、会議の議事録作成、メールの返信テンプレートなど、日常的に時間を奪われている業務の多くは、ツールでの自動化が可能です。
最近では、AIを活用したAI議事録作成ツールなど、非エンジニアでも扱えるサービスが豊富に登場しています。これらを使えば、たとえば「会議終了後にAIが自動で議事録の要点を整理してくれている」という状態を実現することが可能です。
ここで意識したいのが自動化の目的は「人の仕事を減らす」ことではなく、「人が人にしかできない仕事に集中できるようにする」ことです。チーム全体の生産性を底上げするという意識を持って、自動化の範囲や方法を検討していくことが重要です。
仕事効率化のための10のチェックリスト
明日から試せる仕事効率化のコツを把握したところで、ここからは、「これをやっておくと効率化が期待できる」という項目を10個ご紹介します。こちらで紹介するチェックリストを確認して、もしまだやっていないことがあれば、そちらに取り組んでみることをおすすめします。
□ 1日のゴールを明確に設定している
□ タスクを細分化してToDo化している
□ 優先順位をつけて着手順を決めている
□ 締切やデッドラインを意識して行動している
□ 集中時間（ポモドーロ法など）を活用している
□ タスクを整理・可視化・効率化できるツールを活用している（Trello、Notionなど）
□ PC操作や繰り返し作業を自動化している（ショートカット、マクロ、RPAなど）
□ メール・チャット通知のルールを設定し、無駄な割り込みを減らしている
□ 会議の時間を短縮する工夫をしている（アジェンダ作成、議事録自動化）
□ 定期的に「自分の仕事プロセスの棚卸し(内容を振り返り、無駄がないかを確認する作業)」をしている
仕事を効率化させるための便利なツールは、後述の仕事効率化を手助けする便利なツール紹介でご紹介します。ツールの導入を検討されている方は、ぜひこちらもご覧ください。
仕事効率化で起こりがちな3つの失敗
仕事を効率化させようとする意識を持つことは重要ですが、時に効率化を意識しすぎるあまりに、逆に非効率的な結果を招くことがあります。ここでは、仕事の効率化で起こりがちな3つの失敗についてご紹介します。
1. 無理な効率化による疲弊
効率化を意識しすぎて、休憩を取らずに作業を詰め込んだり、常にタイマーで時間を測りながら自分を追い込んだりした結果、かえって疲れが蓄積することがあります。
短期的には成果が出ても、長期的にはモチベーション低下や体調不良につながり、非効率になります。効率化の目的は「楽に成果を出すこと」であって「自分を限界まで酷使すること」ではないと意識することが大切です。
仕事を効率化する際は、あえて「休憩を効率化の一部」と考えましょう。ポモドーロ・テクニックのように「25分集中＋5分休憩」といったサイクルを取り入れることで、持続的に成果を出せるようになります。
2. マルチタスクによる集中力の分散
「同時に複数の作業を進めれば効率的」と思う人は多いですが、実際には逆効果です。人間の脳は本来マルチタスクに向いておらず、タスクを切り替えるたびに集中力が削がれます。メールを確認しながら資料を作ったり、電話対応をしつつ別の作業を進めたりすると、どれも中途半端になりやすいのです。
仕事を効率化させたい、と思う人ほど「シングルタスク」を重視しましょう。メールやチャットの確認時間を決めたり、作業ごとに時間ブロックを作ったりして、一度に一つのことに集中する仕組みを作りましょう。
3. 周囲との調整の軽視
自分の作業効率だけを追求すると、チーム全体の効率を損ねてしまうことがあります。たとえば、自分のやり方で資料を作りやすくしても、共有フォーマットと違えば修正の手間が増え、結果的に全体が非効率になります。
また、会議の進め方や情報共有のルールを無視すると、他のメンバーが混乱し、余計なやり取りが増えてしまいます。効率化は「個人の最適化」ではなく「チーム全体の最適化」を意識することが欠かせません。
仕事の効率化を図る際は、「チーム全体の効率」を意識しましょう。共通のルールやフォーマットを守りつつ、会議前にアジェンダを共有したり、資料はクラウドで同時編集できるようにするなど、全員の負担を減らす工夫を取り入れると効果的です。
仕事効率化を手助けする便利なツール紹介
「仕事を効率化する」と一言で言っても、さまざまな種類のツールがあります。ここでは、6種類のツールについてご紹介します。
AI議事録ツール
AI議事録ツールは、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、要点を自動で整理・抽出してくれるツールです。ZoomやGoogle Meetと連携することで、オンライン会議でも簡単に導入できます。
主なメリットは、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減できる点です。従来は誰かが会議中にメモを取り、その後テキストに起こすという手間がありましたが、AIが自動で処理することで業務のスピードと正確性が向上します。また、発言者ごとの記録が残るため、責任の所在も明確になります。
さらに見逃せないのが、聞き漏れや誤解を防げるという点です。あとから記録を見返すことで情報の確認や再共有が容易になり、チーム間の認識のズレも減少します。特にハイブリッド勤務が普及した現代では、出席できなかった社員への情報共有にも役立ちます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスクの可視化・進捗の管理・スケジュールの調整・メンバー間のコミュニケーションを一元管理できるツールです。
複数のタスクが並行して進行する現代の業務環境では、各担当者の進捗状況や全体の進行具合を一目で把握することが求められます。プロジェクト管理ツールを活用することで、作業の抜け漏れや遅延を防止し、円滑な業務進行を実現できます。
また、タスクに対してコメントやファイル添付ができる機能により、情報のやり取りも効率化されます。さらに、ガントチャートやカンバン方式といった視覚的な管理方法が用意されており、マネジメント層から現場まで幅広く使いやすいのも特徴です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社員同士のやり取りを円滑にするためのチャット・通話・ビデオ会議・ファイル共有機能などを備えたツールです。
従来のメール中心のやり取りでは、レスポンスの遅延やスレッド管理の煩雑さが課題でした。コミュニケーションツールを導入することで、リアルタイムかつ簡潔なやり取りが可能となり、情報伝達のスピードが格段に向上します。
また、チャンネル（部門・プロジェクトごとのトピック）ごとに会話を分けることで、情報の整理や後からの検索もしやすくなります。加えて、スタンプやリアクション機能など、ライトなやり取りが可能となることで、組織内の風通しが良くなるという副次的効果も見逃せません。
業務自動化ツール（RPA）
RPA（Robotic Process Automation）は、人が手動で行っていた定型作業をソフトウェアロボットが代行するツールです。Excelのデータ集計、受発注処理、請求書の発行など、ルールに基づく繰り返し作業を自動化できます。
業務自動化ツールの最大の利点は、「人間の時間」をより創造的な業務に振り分けられることです。単純作業から解放されることで、生産性の向上だけでなく、社員のモチベーション維持や離職防止にもつながります。
さらに、作業スピードの大幅な向上とエラーの削減が可能です。RPAは24時間365日稼働できるため、人員不足の対策や繁忙期のリソース補填にも有効です。ツール選定の際は、ノーコードで設定できるタイプもあるため、現場主導で導入できる点も魅力的です。
顧客管理ツール（CRM）
CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客とのやり取りや商談履歴、問い合わせ内容などを一元管理し、営業・マーケティング活動を効率化するためのツールです。
特に顧客の情報を部門横断的に共有することで、営業とマーケティング、サポート部門の連携がスムーズになります。これにより、見込み顧客のフォローアップやリピーターの育成など、売上に直結する活動がより戦略的に実行できます。
加えて、顧客の傾向を分析することで、ニーズに合わせた提案やキャンペーンの実施が可能になります。ツールによっては、メールマーケティングやスコアリング機能を備えたものもあり、営業プロセス全体を強化できる点が魅力です。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、紙で行っていた業務（契約書の締結、稟議、書類の保管・共有など）をデジタル化するためのツールです。代表的な例としては、クラウドストレージ（Google DriveやDropbox）、電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSign）などがあります。
これらのツールを使うことで、印刷・郵送・ファイリングにかかるコストと手間が削減されるのはもちろん、検索性の向上やセキュリティ対策の強化も図れます。また、リモートワークが当たり前となった現代においては、どこからでも書類にアクセスできる環境が重要です。
このように、目的別に業務効率化ツールを選定することで、自社の課題を的確に解決し、全体最適な業務プロセスを構築することが可能になります。
各ツールの具体的なツールを比較・検討したい方は、以下の記事もご覧ください。
AI議事録ツールを導入した事例
先ほどご紹介したように、仕事の効率を上げるためには、様々なツールが存在します。その中の一つであるAI議事録ツールで「議事録作成」という業務がどのように効率化できたのか、AI議事録ツール「Otolio」を活用した仕事効率化の事例を紹介します。
最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減
株式会社東京ドームはエンターテインメントに関する多くのノウハウを活用し、東京ドームシティを中心に様々な施設開発とその企画運営を手がけるほか、流通、不動産賃貸、ホテル運営など、多方面で事業を展開しています。
こちらではもともと1〜2時間ほどの経営会議の議事録作成に、3〜6時間かかっており、月間で最大約24時間ほど議事録作成に時間をかけていました。特に、重複している内容の発言の削除や、発言の主語・述語を整理など、誰が確認しても分かるように発言を構成し、まとめる作業に時間がかかっていたそうです。
そこで導入したのがAI議事録ツールであるOtolioでした。
一番の変化はツール間を行き来してコピペを繰り返す作業がなくなったことですね。それ以外にもOtolioの機能を利用して会議中のメモ作業が一部変化しました。Otolioは会議中にリアルタイムで文字起こしされた文章をドラッグ&ドロップで編集画面に貼り付けることができるので、あとでどの発言から議事録をまとめる必要があるのか？と探す作業をなくすことができました。
また文字起こしされた文章をクリックするだけで会議中の音声を聞き直すこともできるので、音声を探すという作業もゼロにすることができました。ストレスだと感じていた部分がすべて解消され、またこれらの細かな作業に費やしていた時間を削減できたことで、より集中的にどう校正するか？を考えることができるようになりました。
まとめ
仕事の効率化は、個人のパフォーマンスを高めるだけでなく、企業全体の生産性や競争力にも直結する重要なテーマです。本記事では、仕事を効率化すべき理由から、効率が良い人の特徴、そして具体的な改善方法までを紹介しました。
仕事を効率的に行うポイントは、目的を明確にし、やるべきことに集中する仕組みを整えること、そしてツールや時間の使い方を最適化することです。特に、最新ツールを活用すれば、手間のかかる業務を短時間で済ませることができ、より価値の高い仕事に注力することができます。まずは自分やチームの業務を振り返り、小さな改善から始めてみましょう。積み重ねが大きな成果につながります。
とはいえ、いきなりすべてを変える必要はありません。まずは日々の業務を振り返り、「やらないことを決める」「タスクを細かく分解する」といった小さな改善から始めるだけでも、着実に効果を実感できるはずです。仕事の効率化は一朝一夕で完成するものではありませんが、継続的な工夫と改善によって、確実に働き方と成果の質を高めていくことができます。よりよい未来の働き方を実現するために、ぜひ今日から一歩を踏み出してみてください。
Otolioは議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計6,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「Otolio」をお試しください。
よくある質問とその回答
Q. 仕事の効率化に必要な考え方は？
仕事の効率化において最も大切なのは、単に作業を速く終わらせることではなく、本当に必要なことに集中する姿勢です。そのためには、まず「この仕事は何のためにやるのか」という目的を明確にし、成果に直結しない作業を減らすことが欠かせません。そして、重要度と緊急度を整理して優先順位を徹底し、特に緊急ではないが重要な改善や準備に時間を確保することが効率化につながります。
また、複雑な手順や無駄な作業を避け、完璧さよりも「十分に良い」水準を目指すシンプル思考も重要です。繰り返し行う作業はテンプレート化やチェックリスト化を進め、ITツールや自動化を積極的に取り入れることで、人にしかできない仕事へ集中できる環境を整えましょう。
Q. スケジュール管理が得意な人の特徴は？
スケジュール管理が得意な人にはいくつかの共通した特徴があります。まず大きな特徴は、物事を 目的から逆算して考えられること です。ゴールを見据えたうえで「今どのタイミングで何をやるべきか」を整理するため、余裕を持った計画を立てられます。
また、スケジュール管理が得意な人は 優先順位をつける力 に長けています。重要な仕事とそうでない仕事を切り分け、時間をかけるべきところに集中できるため、全体がスムーズに進みます。さらに、スケジュールを「守る」だけでなく、予想外のトラブルが起きた際に 柔軟に調整する力 も持っています。
加えて、日々の予定を細かく記録したり、タスクを見える化したりする 習慣化の意識 も強いです。カレンダーアプリやTodoリストなど自分なりの管理ツールを使いこなし、情報を一元化することで抜け漏れを防ぎます。
