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DXと業務効率化の違いとは?違いや共通点、事例について解説

DXと業務効率化の違いとは

「DXと業務効率化はどう違うのか?」「DXってそもそもどんな取り組み?」「今やっている業務効率化はDXに繋がるのか」とDXと業務効率化の違いについてお悩みの方も多いと思います。

2018年に経済産業省がDXレポートを発行してから、日本でもDXという言葉は浸透していきました。ただ、DXという言葉が浸透する前から行われていた「業務効率化」と具体的にどのような違いがあるのか気になる方もいると思います。

そこで本記事ではDXと業務効率化の違い、DXはどういう取り組みを指すのかについてご紹介します。DXを進めるときの参考として、ぜひご覧ください。

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DX(デジタルトランスフォーメーション)とは

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、単なるデジタル化ではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織の在り方を根本から変革する取り組みを指します。

経済産業省では以下のように定義しています

DXの定義は次のとおりとする。「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

出典:経済産業省『デジタルガバナンス・コード3.0』p.2

経済産業省の定義を確認すると、「競争上の優位性を確立すること」がDXの目的であり、そのための業務プロセスや企業文化の変革についてはあくまでも手段であるということがわかると思います。

さらに詳しくDXの定義について知りたい方は以下の記事で、DXの定義やDXを理解するための用語を解説しているので、ぜひご覧ください。

参考記事:DX(デジタルトランスフォーメーション)の定義とは?押さえておきたい3つの用語も解説

業務効率化とは

業務効率化とは、企業が持つ時間や人材、資金などのリソースを最大限に活用できるように、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくす取り組みを指しています。「ムリ」とは業務を担当している従業員や、設備が持っている能力以上に成果を求めて、負荷がかかっている状態。「ムダ」はその能力に対して、負荷が下回っており、業務時間にムダができている状態。「ムラ」はムリとムダ両方が存在しており、従業員によって業務時間や成果にばらつきが生じている状態を指しています。

今のビジネス環境では、競争が激化しているため、限られたリソースで成果を最大化することが求められます。また近年ではワークライフバランスを重視した働き方が推奨されている傾向も強まり、残業の削減やリモートワークなど、より柔軟な働き方が求められています。これらに対応するためにも業務効率化は企業にとって重要な取り組みになります。

DXと業務効率化の2つの違いとは

DXと業務効率化とはどんなものか理解したところで「なんとなく働き方をより良くするもの」と近しいイメージを持った方もいると思います。そこで具体的にDXと業務効率化、それぞれ何が違うのか2つのポイントに分けてご紹介します。

1. 目的の違い

DXと業務効率化の最大の違いは「目的の違い」です。業務効率化の目的は、リソースを最大限活用できるように、今までの業務プロセスを見直し、生産性を向上させることにあります。

一方でDXは単なる業務効率化にとどまらず、データとデジタル技術を活用して組織やビジネスモデルを変革し、競争の優位性を確立することが目的になっています。

このように、業務効率化は今までの仕組みの「改善」にとどまるのに対して、DXは今までの仕組みの「改善」に加えて、最終的には「変革」を起こし競争上の優位性を確立するという違いがあります。

ではなぜ似たようなイメージを持つかというと、DXを進めるために、まず今までの業務を改善していく、つまり業務効率化に取り組んでいこうというケースがあります。DXを進めるためのステップの中に「業務効率化」があるイメージです。このためDXと業務効率化は同じような取り組みであると認識されることがありますが、さきほどお伝えしたようにそれぞれの取り組みでは目的が大きく異なっています。

2. 目的達成に向けたアプローチの違い

DXと業務効率化は目的が違うため、当然アプローチ方法にも違いが生まれます。業務効率化は今までの業務プロセスを見直し、生産性を向上させることが目的のため、今までの業務に焦点を当て、分析し改善するポイントを特定します。

改善するために、デジタルツールの導入を検討することもあれば、業務フローを整理したり、余計な業務プロセスをなくすことで改善するなど、デジタルツールを前提としていないアプローチも含まれます。

一方で、DXは単なる業務の最適化ではなく、データとデジタル技術を活用して組織やビジネスモデルを変革し、競争の優位性を確立することが目的なため、データを活用するためにも、デジタルツールの活用が前提となっています。また今までの業務プロセスの観点ではなく、競争の優位性を確立するために、どのような業務プロセスが最適かと考えてアプローチするため、業務効率化とはアプローチの出発点が異なります。

DXを進める中で業務効率化が実現できる3つのポイント

さきほどDXと業務効率化では目的や目的達成に向けたアプローチに違いがあることをご紹介しました。とはいえDXを推進していくプロセスの中で業務効率化も実現できるケースが存在します。ここでは具体的にDXを推進していくと、結果的にどんなポイントで業務効率化が実現できているのか、ここでは3つのポイントに分けてご紹介します。

1.  負担の大きい業務が効率化される

DXを推進していくと、今までの業務プロセスを見直し、これまで手作業で行っていた業務をデジタル化し、自動化・効率化されます。

これは業務効率化における「ムリ」な業務つまり、「業務を担当している従業員や、設備が持っている能力以上に成果を求めて、負荷がかかっている」業務の中でも反復的に行うような業務を削減することができるため、業務効率化を実現することができます。

2. 適切な人員配置が実現できる

DXを実現するためには、従業員のスキルや対応業務など、従業員に関する情報をデジタルで一元管理することが可能になります。

そのため業務効率化の取り組みの一つである「ムダ」つまり「能力に対して、負荷が下回っており、業務時間にムダができている状態」にある従業員がいれば、すぐにその従業員のスキルから別の業務を依頼することが可能になります。

DXを推進しなければ、そもそも業務の可視化ができていないため、ムダな業務をしている状態にも気付けないことがありますが、DXを推進していくとデータを活用して業務の状態を可視化でき、適切な業務を依頼することも可能になるため、結果的にDX推進は業務効率化に繋がることがあります。

3. 情報共有ができるようになる

DXを進めていくことで今まで、蓄積されていなかった、または活用できていなかったデータを活用し、情報共有をスムーズにできるようになります。

たとえば今までの業務で、営業担当が顧客との商談内容を個別のメモで管理していた場合、情報が共有されないため、生産性が悪化するケースがありますが、DXを推進することで、デジタル技術を活用してデータに誰でもアクセスできるようになり、情報共有がスムーズにいくことで生産性の向上を実現できます。

業務効率化の目的は生産性向上にあるため、このようにDXを推進していくことで結果的に業務効率化を実現できる可能性があります。

DXを進めるための7つのステップ

DXを推進することで、業務効率化が結果的に実現できることがわかりましたが、では実際にDXを進めるためにはどのようにすればいいかお悩みの方も多いと思います。ここではDXの進め方を7つのステップに分けてご紹介します。

DXを進めるときに気をつけたいポイントなど、もっと詳しくDXの進め方について知りたい方は以下の記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。

参考記事:DXの進め方を7つのステップで解説|3つの気をつけるポイントも紹介

1. 経営ビジョンの策定

DXを進めるためにも、経営層が企業の将来像を明確にすることが重要です。この経営ビジョンがないと結局「デジタルツールを導入しよう」と目的と手段が入れ替わってしまうケースが起きる可能性があります。

例えば「2030年までに特定の地域で顧客と従業員に選ばれる会社を目指す」といった方向性を定めます。この段階では具体的な行動計画よりも、企業全体の目標を明確化することが求められます。

2. DX戦略の策定

経営ビジョンを実現するためのDX戦略を立てます。たとえば、従業員満足度向上のために「働きやすい環境を整える」「満足度を一定数向上させる」「残業ゼロを目指す」といった施策を具体化していきます。

3. 現状把握と課題の特定

策定したDX戦略を進めるために、現状を分析し、課題を特定します。たとえば「各部門のデータベースが統一されていないため、情報の重複や漏れが発生している」といった課題を特定します。このステップでは、今の課題を深掘りすることが重要です。

4. ロードマップの策定

特定した課題を解決するための具体的な計画を立てます。たとえば、データベースの統一を目指し、ツールの導入や段階的な統合をスケジュール化します。実現可能な計画を立てることと、導入以外にもデータを活用できるように研修を実施するなど、課題を解決するために必要なロードマップを策定していきます。

5. 実現に向けた社内体制の構築

計画を実現するには、社内の協力が不可欠です。たとえば、各部門の業務を理解している人材をアサインしたり、DX推進に必要なITリテラシーを持つ人材を配置するなど、適切な体制を構築します。

6. DXの実行

策定したロードマップと体制をもとに、具体的な施策を実行します。たとえば、AIカスタマーサポートツールを導入し、問い合わせ対応時間を50%削減する、営業部門向けの分析ダッシュボードを展開するなど、業務プロセスを改善していきます。

7. DXの実行を評価し改善を繰り返す

DXは会社を変革していく取り組みであり、実行したものが想定どおりにならないケースがあります。そのため評価し繰り返し改善していくことが重要です。

たとえば、カスタマーサポートツールの導入で営業部門の活用が進んでいない場合、活用方法の見直しや調整を行います。実行後も改善を重ね、より大きな成果を目指します。

DXの成功事例

では実際にDXを推進して成果を得た企業はどのような課題を抱え、どのような取り組みを行ったのでしょうか。ここでは経済産業省が発表している「DXセレクション」のレポートを参考に事例をご紹介していきます。

出典:経済産業省『DX Selection 2024

事例以外にも、DXに成功している企業の共通点があれば知りたいという方は以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

参考記事:DXの成功事例6選を紹介!成功の共通点についても分かりやすく解説

1. 株式会社リノメタル

株式会社リノメタルは埼玉県八潮市で金属プレス加工・熱処理加工による機能部品の量産などの事業を展開している企業です。「既存顧客への柔軟な対応」や「新規顧客開拓」実現のため、生産管理業務において「ミス・ムダ・属人化」からの脱却、 製造以外の事務における「業務の非効率さ」「伝達・連絡ミス」「ノウハウ・データの属人化」を改善するためにDXに取り組んでいます。

具体的にはアドラー心理学を活用した仕組みづくりを行うことでチームビルディングを促進、 5年間で28個のクラウドサービスを導入、製造現場においては「ものづくり補助金」も活用しながら1億円近くの投資を行って、生産管理システムを導入と、多くの変革を実行しています。

結果、全社的に「業務効率化、ノウハウ蓄積、情報一元管理、コミュニケーション・コンプライアンス・セキュリティレベルの向上」が前進し、生産性管理業務では月間268時間の削減に成功しています。

2. 協和工業株式会社

協和工業株式会社は愛知県大府市でユニバーサルジョイント製造販売を展開している企業です。基幹システムが陳腐化し、システム外で各社員が個別に情報管理をし始めた事で、業務の属人化、情報の非共有化が進み、問い合わせなどの価値を生まない作業がまん延していたことがきっかけでDXに取り組んでいます。

システム内製化を目指し全体最適化を理解しプログラミングできる人材の育成を実施したことで、時間当たり売上高 13.5%増と工程内不良金額 86.4%減を実現しています。

DX推進で直面する4つの課題

DXの進め方や成功事例をご紹介しましたが、とはいえDX推進が上手くいかず頓挫してしまったり、そもそもDXを進められない企業が多いのも実情です。そこでここではDX推進で直面する4つの課題についてご紹介します。

より詳しくDXを進めている企業が直面している課題について知りたい方は、以下の記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。

参考記事:DXの課題とは?DXの推進状況・成果別にみる課題を徹底解説

1. DX・ITに知見のある人材がいない

デジタル技術を導入するだけではDXは成功しません。DXを進めるには、戦略を策定し実行する人材が不可欠ですが、成果が出ていない企業はDX人材が不足しています。

DXを成功させるには、経営層が変革を主導し、全社で取り組む必要があります。特にIT分野に知見のある役員がいると進めやすいですが、知見のない企業ではDXが停滞しやすい傾向があるため、DX人材の確保または育成することが重要になります。

そもそもDX人材とはどんな人材なのかを詳しく知りたい方は、以下の記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。

参考記事:DX人材とは?求められるスキル・マインドを徹底解説

2. データを上手く活用できていない

データを活用できる企業ほどDXの成果が出やすい傾向があります。DXを成功させるためには、デジタルツールの導入だけでは実現できず、データを活用するための基盤の整備が必要になります。

また基盤のみならず、現場でデータを活用できるように、組織文化の醸成も必要不可欠になります。

3. 人材の育成予算を獲得できていない

DX人材の育成予算を確保できている企業ほどDXの成果を上げています。成果を出している企業は、継続的に育成予算を増やす傾向があります。

DXには幅広いスキルが求められるため、単に人材を確保するだけでなく、中長期的な育成が必要です。

4. 求めるDXを推進する人材の設定があいまいになっている

DXで成果が出ていない企業は、成果が出ている企業に比べて、DXを推進する人材像を設定していない割合が高い傾向があります。

求める人材像が設定できれなければ、そもそも育成予算の確保も難しいため、予算を確保するためにも、まずは自社にとってどんな人材が必要かを明らかにするようにしましょう。

まとめ

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、単なるデジタル化ではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織の在り方を根本から変革する取り組みを指します。

また業務効率化とは企業が持つ時間や人材、資金などのリソースを最大限に活用できるように、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくす取り組みを指しています。

DXと業務効率化にはそれぞれ目的や目的達成に向けたアプローチに違いがありますが、それでもDXを進めていくなかで業務効率化が実現できることもあります。DXを進めることで

  • 負担の大きい業務が効率化される
  • 適切な人員配置が可能になるため、業務のムダをなくすことができる
  • データを活用した情報共有で生産性の向上が実現できる

など業務効率化の目的を達成することも可能になります。

どちらも企業にとって必要な取り組みですが、自分たちが行っているまたは行おうとしている取り組みが、DXなのか業務効率化なのか理解したうえで、それぞれの目的を実現させましょう。

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この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

エピックベース株式会社が運営する「スマート書記」のブログ編集部です。議事録や文字起こし、生成AIやAIエージェントに関するノウハウなど、企業が業務効率化を実現し、さらにはDXを推進するための情報をお届けします。

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