業務DXとは？業務効率化との違いと成果につながる進め方
この記事でわかること
- 業務DXと業務効率化の違い
- 業務DXを成果につなげる7つの進め方
- 業務DX推進でよくある課題と対策
「業務DXと業務効率化はどう違うのか？」「業務DXとはどのような取り組みなのか？」「今進めている業務効率化は、DXとして成果につながっているのか？」このような疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。
2018年に経済産業省がDXレポートを発行して以降、日本でもDXという言葉は広く使われるようになりました。一方で、「業務DX＝業務効率化」と捉えられ、違いが分かりにくいと感じているケースも少なくありません。
本記事では、業務DXの基本から、業務効率化との違い、成果につながる進め方までを分かりやすく解説します。業務DXをこれから検討する方や、現在の取り組みを見直したい方は、ぜひ参考にしてください。
また、議事録作成業務のDX化にお悩みの方は、ぜひ議事録作成時間を削減できるOtolio（旧：スマート書記）をお試しください。Otolioは使えば使うほど精度が上がる特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適化される高精度な文字起こしが可能です。
Otolio（旧：スマート書記）を14日間無料で試す or 資料を請求する
Otolio（旧：スマート書記）がわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる
業務DXとは何か
業務DXという言葉は浸透してきた一方で、「業務効率化と何が違うのか」「IT化やデジタル化と同じではないのか」といった疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、業務DXの定義を整理したうえで、混同されやすい言葉との違いを分かりやすく解説します。
業務DXの定義｜業務プロセスを変革する取り組み
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してビジネスや業務のあり方そのものを変革し、継続的な価値を生み出すことを指します。
業務DXとは、このDXの考え方を個々の業務レベルに落とし込み、業務プロセスや業務の進め方を変革する取り組みです。単なるツール導入や作業の自動化ではなく、業務全体の流れや役割分担、情報の扱い方までを見直す点に特徴があります。
業務DXと混同されやすい言葉との違い
業務DXと業務効率化
業務効率化は、既存の業務プロセスを前提に、作業時間や工数を削減することを目的とした取り組みです。一方、業務DXは、業務プロセスそのものを見直し、成果につながる業務の仕組みをつくることを目的としています。
そのため、業務DXにおいて業務効率化は「目的」ではなく、「結果」として現れます。
IT化とデジタル化
IT化やデジタル化は、紙やアナログな業務をシステムやデジタルツールに置き換えることを指します。一方で業務DXは、なぜその業務が必要なのか、どのように業務を進めるべきかといった業務の本質から見直します。
つまり、IT化・デジタル化が「手段」であるのに対し、業務DXは「目的」と業務変革そのものを含む取り組みである点が大きな違いです。
業務DXと業務効率化の違い
業務DXと業務効率化は混同されやすい言葉ですが、目指しているゴールや取り組み方、得られる成果には明確な違いがあります。そこでDXと業務効率化でそれぞれ何がどう違うのか具体的に解説します。
目的の違い｜成果を生むか、作業を減らすか
業務効率化の目的は、今ある業務の作業量を減らし、時間やコスト、担当者の負担を軽くすることにあります。入力作業の自動化や帳票作成の簡略化などが代表例で、業務のスピードアップや省力化を通じて、短期的な改善効果を得ることを目指します。
一方、業務DXの目的は、業務を通じてどのような成果や価値を生み出すかにあります。単に作業を減らすのではなく、業務プロセスそのものを見直し、顧客満足度の向上や意思決定の高度化、競争力の強化につなげることが狙いです。そのため、業務DXでは「楽になるか」よりも「事業成果につながるか」が重視されます。
アプローチの違い｜業務全体か、部分最適か
業務効率化は、特定の業務や部署に焦点を当てた部分最適のアプローチが中心です。現場で困っている作業を洗い出し、ツール導入や手順改善によってピンポイントで解決します。現場主導で進めやすく、成果も見えやすい点が特徴です。
一方、業務DXでは業務全体を俯瞰し、部門を横断した全体最適の視点で取り組みます。業務フローやデータの流れ、役割分担を見直し、デジタルを前提とした業務構造へと再設計します。そのため、経営層の関与や部門間連携が欠かせません。
ここで重要なのは、業務DXはIT導入が目的ではないという点です。業務全体の変革を実現する手段としてデジタルを活用する点が、効率化との大きな違いです。
成果の違い｜一時的改善か、継続的な変革か
業務効率化による成果は、短期間で実感しやすい反面、効果が一時的になりやすい傾向があります。業務量が増えたり、環境が変化したりすると、再び同じ課題が発生するケースも少なくありません。
一方、業務DXは継続的な変革につながる成果を生み出します。データ活用や業務の標準化が進むことで、改善が属人化せず、組織として学習と改善を繰り返せる状態を作れます。その結果、環境変化にも柔軟に対応できる強い業務基盤が構築されます。
業務DXの本質的な成果は、単なる効率アップではなく、「変わり続けられる組織」を実現できる点にあります。この違いを理解することが、DXを成功に導く重要な視点です。
なぜ業務効率化だけでは成果につながらないのか
業務効率化に取り組んでいるにもかかわらず、思ったほど成果が出ないと感じている企業は少なくありません。その理由は、効率化が解決できる課題と、企業成長に直結する課題が必ずしも一致しない点にあります。
効率化しても業務の構造が変わらない
業務効率化は、既存の業務フローを前提に進められるケースがほとんどです。そのため、作業スピードは向上しても、業務の流れや役割分担といった構造自体は変わらないままになります。結果として、非効率な業務をそのまま高速で回している状態に陥ることがあります。
たとえば、紙の申請書をそのまま電子化した場合、入力や回覧は早くなりますが、承認フローの多さや判断基準の曖昧さは残り続けます。この状態では、業務負荷は多少下がっても、意思決定の遅さやミスの発生といった根本課題は解消されません。
業務DXでは、こうした前提そのものを見直し、業務の存在意義や流れを再設計します。単なる効率化に留まる限り、業務の構造的な問題は温存され、成果につながりにくくなります。
属人化・情報分断が残る
業務効率化では、個々の作業を便利にすることが優先されやすく、情報の持ち方や共有の仕組みまで踏み込めない場合があります。その結果、特定の担当者しか分からない業務や、部署ごとに分断された情報管理が残りやすくなります。
この状態では、担当者の不在時に業務が止まったり、同じ情報を何度も入力したりといった無駄が発生します。また、情報が点在していることで、全体像を把握できる人が限られ、改善のアイデアも生まれにくくなります。
業務DXでは、データを組織全体の資産として捉え、誰もが必要な情報にアクセスできる状態を目指します。属人化や情報分断を解消しない限り、効率化を重ねても組織としての成果は頭打ちになります。
意思決定のスピードと質が改善しない
業務効率化は現場作業の改善には効果がありますが、意思決定のプロセスまで変えられないケースが多くあります。その結果、現場は早く動けるようになったのに、判断待ちで業務が滞るという矛盾が生じます。
さらに、データが分散している状態では、判断材料が揃わず、経験や勘に頼った意思決定から抜け出せません。これでは、環境変化が激しい時代において、適切かつ迅速な判断を行うことが難しくなります。
業務DXは、データを活用した意思決定を前提に業務を再構築します。意思決定のスピードと質を同時に高められなければ、どれだけ効率化しても事業成果には結びつかない点が、見落とされがちな重要な観点です。
業務DXで成果が出る業務領域
業務DXはすべての業務で同じように成果が出るわけではありません。特に「業務量が多い」「情報が分断されやすい」「判断が属人化しやすい」領域ほど、DXの効果が明確に表れます。
バックオフィス業務（経理・人事・総務）
バックオフィス業務は、業務DXの効果が最も出やすい領域の一つです。経理・人事・総務は定型業務が多く、紙やExcel、メールに依存した運用が残っているケースも少なくありません。その結果、情報の転記ミスや確認作業に多くの時間が割かれ、本来注力すべき業務に時間を使えない状態が生まれます。
業務DXでは、業務フローをデジタル前提で再設計し、データを一元管理します。これにより、作業の自動化だけでなく、月次決算の早期化や人員配置の最適化といった、経営に直結する成果を生み出せます。単なる省力化ではなく、バックオフィスが経営を支える役割へと進化できる点が、DXならではの価値です。
営業・カスタマーサポート業務
営業やカスタマーサポート業務では、顧客情報や対応履歴が分散しやすく、属人化が起こりやすい傾向があります。担当者ごとに情報を管理していると、引き継ぎがうまくいかず、顧客体験の質が低下する原因になります。
業務DXを進めることで、顧客データを一元化し、過去の対応履歴や商談状況を組織全体で共有できます。その結果、対応のスピードと質が向上し、顧客満足度の向上につながります。
さらに、蓄積されたデータを分析することで、売上予測や課題の傾向把握も可能になります。現場の動きがそのまま経営判断に活かされる点は、効率化だけでは得られない成果です。
会議・情報共有・意思決定業務
見落とされがちですが、会議や情報共有、意思決定の業務はDXの効果が非常に大きい領域です。会議内容が記録されず、決定事項や背景が共有されないまま業務が進むと、認識のズレや手戻りが頻発します。
業務DXでは、会議情報や意思決定のプロセスをデータとして蓄積し、誰もが振り返れる状態を作ります。これにより、判断の属人化が解消され、意思決定のスピードと質が向上します。特に注目すべき点は、過去の判断理由が資産として残ることです。これは人材育成や組織の学習にもつながり、継続的に成果を生み出す基盤となります。
業務DXを成果につなげる7つの進め方
DXを推進することで、業務効率化が結果的に実現できることがわかりましたが、では実際にDXを進めるためにはどのようにすればいいかお悩みの方も多いと思います。ここではDXの進め方を7つのステップに分けてご紹介します。
DXを進めるときに気をつけたいポイントなど、もっと詳しくDXの進め方について知りたい方は以下の記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。
1. 経営ビジョンの策定
DXを進めるためには、経営層が企業の将来像を明確にすることが重要です。この経営ビジョンがないと結局「デジタルツールを導入しよう」と目的と手段が入れ替わってしまうケースが起きる可能性があります。
例えば「2030年までに特定の地域で顧客と従業員に選ばれる会社を目指す」といった方向性を定めます。この段階では具体的な行動計画よりも、企業全体の目標を明確化することが求められます。
2. DX戦略の策定
経営ビジョンを実現するためのDX戦略を立てます。たとえば、従業員満足度向上のために「働きやすい環境を整える」「満足度を一定数向上させる」「残業ゼロを目指す」といった施策を具体化していきます。
3. 現状把握と課題の特定
策定したDX戦略を進めるために、現状を分析し、課題を特定します。たとえば「各部門のデータベースが統一されていないため、情報の重複や漏れが発生している」といった課題を特定します。このステップでは、今の課題を深掘りすることが重要です。
4. ロードマップの策定
特定した課題を解決するための具体的な計画を立てます。たとえば、データベースの統一を目指し、ツールの導入や段階的な統合をスケジュール化します。実現可能な計画を立てることと、導入以外にもデータを活用できるように研修を実施するなど、課題を解決するために必要なロードマップを策定していきます。
5. 実現に向けた社内体制の構築
計画を実現するには、社内の協力が不可欠です。たとえば、各部門の業務を理解している人材をアサインしたり、DX推進に必要なITリテラシーを持つ人材を配置するなど、適切な体制を構築します。
6. DXの実行
策定したロードマップと体制をもとに、具体的な施策を実行します。たとえば、AIカスタマーサポートツールを導入し、問い合わせ対応時間を50%削減する、営業部門向けの分析ダッシュボードを展開するなど、業務プロセスを改善していきます。
7. DXの実行を評価し改善を繰り返す
DXは会社を変革していく取り組みであり、実行したものが想定どおりにならないケースがあります。そのため評価し繰り返し改善していくことが重要です。
たとえば、カスタマーサポートツールの導入で営業部門の活用が進んでいない場合、活用方法の見直しや調整を行います。実行後も改善を重ね、より大きな成果を目指します。
業務DXの成功事例
では実際にDXを推進して成果を得た企業はどのような課題を抱え、どのような取り組みを行ったのでしょうか。ここでは経済産業省が発表している「DXセレクション」のレポートを参考に事例をご紹介していきます。
出典：経済産業省『DX Selection 2024』
事例以外にも、DXに成功している企業の共通点があれば知りたいという方は以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
1. 株式会社リノメタル
株式会社リノメタルは埼玉県八潮市で金属プレス加工・熱処理加工による機能部品の量産などの事業を展開している企業です。「既存顧客への柔軟な対応」や「新規顧客開拓」実現のため、生産管理業務において「ミス・ムダ・属人化」からの脱却、 製造以外の事務における「業務の非効率さ」「伝達・連絡ミス」「ノウハウ・データの属人化」を改善するためにDXに取り組んでいます。
具体的にはアドラー心理学を活用した仕組みづくりを行うことでチームビルディングを促進、 5年間で28個のクラウドサービスを導入、製造現場においては「ものづくり補助金」も活用しながら1億円近くの投資を行って、生産管理システムを導入と、多くの変革を実行しています。
結果、全社的に「業務効率化、ノウハウ蓄積、情報一元管理、コミュニケーション・コンプライアンス・セキュリティレベルの向上」が前進し、生産性管理業務では月間268時間の削減に成功しています。
2. 協和工業株式会社
協和工業株式会社は愛知県大府市でユニバーサルジョイント製造販売を展開している企業です。基幹システムが陳腐化し、システム外で各社員が個別に情報管理をし始めた事で、業務の属人化、情報の非共有化が進み、問い合わせなどの価値を生まない作業がまん延していたことがきっかけでDXに取り組んでいます。
システム内製化を目指し全体最適化を理解しプログラミングできる人材の育成を実施したことで、時間当たり売上高 13.5％増と工程内不良金額 86.4％減を実現しています。
業務DX推進でよくある課題と対策
DXの進め方や成功事例をご紹介しましたが、とはいえDX推進が上手くいかず頓挫してしまったり、そもそもDXを進められない企業が多いのも実情です。そこでここではDX推進で直面する4つの課題についてご紹介します。
より詳しくDXを進めている企業が直面している課題について知りたい方は、以下の記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。
1. DX・ITに知見のある人材がいない
課題
デジタル技術を導入するだけではDXは成功しません。DXを進めるには、戦略を策定し実行する人材が不可欠ですが、成果が出ていない企業はDX人材が不足しています。特に経営層にIT分野の理解がない場合、意思決定が遅れ、DXの取り組み自体が停滞しやすくなります。
対策
DXを成功させるには、経営層が変革を主導し、全社で取り組む体制を構築することが重要です。社内に十分な知見がない場合は、外部人材の活用やコンサルティングの導入も有効です。並行して、DX推進を担う人材を中長期的に育成していくことで、自社内にノウハウを蓄積し、継続的なDX推進が可能になります。
そもそもDX人材とはどんな人材なのかを詳しく知りたい方は、以下の記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。
2. データを上手く活用できていない
課題
データを活用できる企業ほどDXの成果が出やすい傾向がありますが、多くの企業ではデータが分散していたり、活用方法が定まっていなかったりするため、DXの効果を十分に引き出せていません。デジタルツールを導入しても、データを意思決定や業務改善に活かせなければ、DXは形骸化してしまいます。
対策
DXを成功させるためには、データを一元的に管理・活用できる基盤の整備が必要です。あわせて、現場レベルでデータを活用できるよう、データに基づいて判断する文化を醸成することも重要になります。ツール導入だけで終わらせず、「どのデータを、誰が、何のために使うのか」を明確にすることが、実効性のあるDXにつながります。
3. 人材の育成予算を獲得できていない
課題
DX人材の育成予算を確保できていない企業では、DXが一過性の取り組みで終わってしまい、十分な成果を上げられないケースが多く見られます。DXには幅広いスキルが求められるため、短期間・低コストで人材を育成することは困難です。
対策
成果を出している企業は、DXを中長期的な経営投資と捉え、継続的に育成予算を確保・拡大しています。まずは小規模な予算からでも育成施策を開始し、成果を可視化することで、追加予算の獲得につなげることが重要です。人材確保と育成を両輪で進めることで、DXの成功確率は大きく高まります。
4. 求めるDXを推進する人材の設定があいまいになっている
課題
DXで成果が出ていない企業は、成果が出ている企業に比べて、DXを推進する人材像を明確に定義していない傾向があります。人材像があいまいなままでは、育成方針や採用基準が定まらず、結果としてDXが前に進みません。
対策
まずは自社のDXの目的を整理し、「どの領域で、どのような役割を担う人材が必要なのか」を明確にしましょう。求める人材像を定義することで、育成計画や予算確保がしやすくなり、DX推進の方向性も社内で共有しやすくなります。
まとめ｜業務DXは業務効率化の先にある
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、単なるデジタル化ではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織の在り方を根本から変革する取り組みを指します。
また業務効率化とは企業が持つ時間や人材、資金などのリソースを最大限に活用できるように、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくす取り組みを指しています。
DXと業務効率化にはそれぞれ目的や目的達成に向けたアプローチに違いがありますが、それでもDXを進めていくなかで業務効率化が実現できることもあります。DXを進めることで
- 負担の大きい業務が効率化される
- 適切な人員配置が可能になるため、業務のムダをなくすことができる
- データを活用した情報共有で生産性の向上が実現できる
など業務効率化の目的を達成することも可能になります。
どちらも企業にとって必要な取り組みですが、自分たちが行っているまたは行おうとしている取り組みが、DXなのか業務効率化なのか理解したうえで、それぞれの目的を実現させましょう。
Otolioは議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計6,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「Otolio」をお試しください。
よくある質問とその回答
Q. 業務DXは何から始めるべき？
業務DXは、いきなり高度なシステムを導入する必要はありません。まずは、自社の業務課題を明確にすることから始めるのがおすすめです。
具体的には、
- 手作業が多く、時間がかかっている業務
- 属人化している業務
- ミスや手戻りが頻発している業務
などを洗い出し、「どこを改善したいのか」を整理します。そのうえで、デジタルツールの導入やデータ活用など、小さく始められる施策から着手すると、現場の負担も少なく、成功体験を積みやすくなります。
Q. 業務DXは中小企業でもできる？
はい、中小企業でも十分に業務DXは可能です。むしろ、組織規模が小さい分、意思決定が早く、DXを進めやすいケースも多くあります。
最近では、
- 初期費用を抑えて導入できるクラウドサービス
- 専門知識がなくても使いやすいツール
も増えており、大企業と同じような環境を整えることも難しくありません。重要なのは、「完璧なDXを目指すこと」ではなく、自社に合った形で少しずつ進めることです。無理のない範囲で取り組みを継続することで、中小企業でも着実にDXの成果を上げることができます。
