仕事を効率化する方法｜うまくいく人の特徴3選と実践のコツ4つを紹介
この記事でわかること
- 仕事を効率化するための基本5ステップ
- 明日から実践できる仕事効率化の具体的なコツ
- 仕事効率化に役立つツールと活用例
ビジネスの現場では、限られた時間とリソースの中で成果を出すことが求められています。その中で「仕事の効率化」は、企業や個人の生産性を高めるために欠かせない取り組みです。
一方で、「どこから手をつければいいかわからない」「頑張っているのに成果につながらない」と悩む方も少なくありません。仕事の効率化とは、限られた時間で最大の成果を出すために、仕事の進め方を見直し、仕組み化することです。
本記事では、仕事を効率化すべき理由から、うまくいく人の特徴、今日から実践できる具体的な方法までをわかりやすく解説します。
また、仕事の効率化のなかでも特に議事録作成の作業を効率化させたい方は、ぜひ使えば使うほど文字起こし精度が上がる「Otolio（旧：スマート書記）」をご活用ください。特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、社内の専門用語や固有名詞の認識精度を向上させることが可能で、90%以上の高精度文字起こしができます。
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「仕事を効率化する」とは？まず押さえたい基本の考え方
「仕事を効率化する」とは、限られた時間や労力の中で、より高い成果を出すために仕事の進め方を見直すことです。単に作業スピードを上げることや、忙しく働くことが仕事の効率化ではありません。
本質は、
- ムダな作業を減らす
- 同じ成果をより少ない時間で出す
- 人に依存せず、仕組みで回す
といった「仕事のやり方そのもの」を改善することにあります。
仕事を効率化できるようになると、
- 残業時間の削減
- 集中すべき仕事に時間を使える
- 成果の質が安定する
といったメリットが生まれ、個人だけでなくチーム全体の生産性向上にもつながります。
なぜ仕事の効率化が求められているのか
近年、仕事の効率化が強く求められている背景には、働き方を取り巻く環境の変化があります。まず、多くの企業で長時間労働の是正が進められています。限られた労働時間の中で成果を出すためには、これまでと同じ働き方を続けることはできません。
また、
- 業務の複雑化
- 情報量の増加
- 会議やコミュニケーションコストの増大
などにより、本来やるべき仕事に集中しづらい環境が当たり前になっています。
こうした状況の中で、「頑張る」「残業する」といった属人的な対応ではなく、誰でも安定して成果を出せる仕事の進め方＝仕事の効率化が重要視されるようになっているのです。
仕事の効率化がうまくいかない原因
仕事の効率化に取り組んでいるにもかかわらず、思うように成果が出ないケースも少なくありません。その多くは、次のような原因によるものです。
まず多いのが、効率化そのものが目的になってしまうことです。ツールを導入する、作業時間を削減する、といった手段ばかりに目が向き、「何のために効率化するのか」という目的が曖昧になると、かえって仕事がやりづらくなります。
次に、仕事全体を見直さず、部分的な改善で終わってしまうことも原因の一つです。一部の作業だけを効率化しても、前後の工程が変わらなければ、大きな効果は期待できません。さらに、完璧を求めすぎることも効率化を妨げます。細部にこだわりすぎるあまり、時間をかけすぎてしまうと、本末転倒になってしまいます。
仕事の効率化を成功させるためには、「目的を明確にし、仕事全体を俯瞰しながら、無理のない改善を積み重ねること」が欠かせません。
仕事を効率化するための基本5ステップ
仕事を効率化する際、「何から始めればよいか」と迷う方は多いでしょう。そこで、まず最初に仕事を効率化させるための基本の5ステップをご紹介します。
仕事を効率化する時の基本的なステップは以下の通りです。
- ゴールを明確にする
- タスクを整理・細分化する
- 優先順位をつける
- 作業環境を整える
- 時間管理を意識する
それぞれ具体的にご説明します。
1. ゴールを明確にする
仕事を効率化するためには、まず最初にゴールを明確にすることが欠かせません。漠然と「資料を作る」と考えるのではなく、「明日の会議で使う三ページの提案資料を仕上げる」といったように、具体的かつ期限を伴った目標を設定することが大切です。
2. タスクを整理・細分化する
次に取り組むべきは、タスクを整理し細分化することです。大きな仕事をそのまま抱えると手が止まってしまいがちですが、「情報収集」「構成案づくり」「スライド作成」「見直し」といった具合に小さな作業単位に分解すれば、進めやすくなります。タスクを分けて順序立てれば、進捗も見えやすくなり、達成感を感じながら取り組むことができます。
3. 優先順位をつける
タスクを整理したあとは、優先順位をつけることが重要です。やるべきことの中には「すぐに取りかかるべきもの」と「後回しにしてもよいもの」があります。「緊急性」と「重要性」で分類すると、何から始めればよいかが明確になり、迷う時間を減らせます。時には優先度の低いタスクを他人に任せたり、思い切ってやめる判断を下すことも効率化の一部です。
4. 作業環境を整える
作業環境を整えることも忘れてはなりません。散らかったデスクや通知が多いPC環境は、集中を妨げます。物理的な環境を整理し、必要なものだけを手元に残すこと、デジタル環境では不要な通知をオフにし、ショートカットや整理されたフォルダを活用することが効果的です。また、作業を始める前に「今日やることリスト」を用意しておけば、迷いなく仕事に取り組めます。
5. 時間管理を意識する
最後に大切なのは、時間管理を意識することです。25分集中して5分休憩をとるポモドーロ・テクニックや、カレンダーに作業時間をあらかじめブロックして確保するタイムブロッキングなどを実践することで、だらだらとした時間の浪費を防げます。また、一日の終わりに自分の時間の使い方を振り返れば、改善点が見つかり、翌日の仕事効率につながっていきます。
仕事の効率化が得意な人に共通する3つの特徴
では仕事を効率よく進める人には、どのような共通点があるのでしょうか。ここでは代表的な特徴を3つご紹介します。自分がこれらの特徴に当てはまっているか確認してみましょう。
1. 完璧主義にこだわらない
仕事の効率が良い人に共通する特徴の一つが、完璧主義にこだわらない姿勢です。もちろん、一定の品質を保つことはビジネスにおいて欠かせませんが、細部にこだわりすぎるあまり、作業が滞ったり、スピード感を失ったりすることがあります。効率が良い人は「80点で十分」という感覚を持ち、成果物に対する現実的な合格ラインを見極める力があります。
また、完璧を求めすぎるとフィードバックを受け入れる柔軟性を失いがちですが、効率的な人はむしろ早く出して、早く直すことを重視します。初稿をスピーディーに仕上げ、改善を前提としたサイクルを回すことで、結果的に質の高いアウトプットを短時間で実現しています。さらに、完璧主義は自己満足に陥るリスクもあるため、仕事の目的を冷静に見極め、「何を達成すべきか」を軸に判断できる視点が大切です。
2. 仕組み化が得意
効率が良い人の2つ目の特徴は、仕組み化が得意であることです。。効率が良い人は、繰り返し発生する作業を見つけ、標準化・ルール化するのが得意です。たとえば、よくある問い合わせへの返信文をテンプレート化したり、タスクの流れをチェックリストにして誰でも再現できるようにしたりするなど、業務が属人化しない工夫を積極的に行っています。
また、仕事の流れを視覚的に整理することも仕組み化の一環です。フローチャートやマインドマップを用いることで、自分だけでなく他者にもわかりやすい形で業務を共有できるようになります。このような取り組みによって、引き継ぎの際の負担が減るだけでなく、新しい業務にも素早く適応できる柔軟性が養われます。
3. マルチタスクを避けている
仕事の効率が良い人は、むやみにマルチタスクをしない傾向があります。複数の業務を同時に進めているように見えても、実際にはタスクの切り替えによって集中力や判断力が消耗し、生産性が下がりやすくなります。
特に、考察や意思決定を伴う業務では、一つの作業に集中できるかどうかが成果の質を大きく左右します。効率が良い人は、今取り組むべき業務を明確にし、優先順位をつけて順番に処理することを重視しています。
また、すべての連絡に即時対応するのではなく、集中する時間とコミュニケーションに対応する時間を切り分けて業務を設計している点も特徴です。これにより思考の分断を防ぎ、ミスや手戻りを減らしながら、全体の業務スピードを高めています。
さらに、重要な業務をエネルギーの高い時間帯に配置するなど、「どの仕事を、どの順番で、どの時間に行うか」を意識したタスク設計によって、限られた時間でも安定した成果を出しています。
明日から実践できる仕事効率化の具体的なコツ
仕事の効率化が得意な人の特徴についてご紹介しましたが、仕事への意識を変えるのは一朝一夕では難しいものがあります。しかし、明日にでももっと仕事を効率化させたい、とお考えの方は多いでしょう。
ここでは、明日から実践できる仕事効率化のための実用的なコツを4つご紹介します。今すぐに仕事を効率化させたい方はぜひお試しください。
1. タスクをできるだけ細かく分解する
仕事を効率よく進めるためには、タスク分解をできるだけ細かくするようにしましょう。たとえば「提案資料を作成する」というタスクがあった場合、「調査」「構成案の作成」「スライドの作成」「レビュー依頼」といった具合に分解します。こうすることで、自分が今どのステップにいるのかが明確になり、集中しやすくなりますし、進捗も可視化できます。
また、タスクを細かくすることには、心理的ハードルを下げるという効果もあります。「提案資料を作成する」よりも「提案資料のための市場調査を30分行う」のほうが、具体的で取り掛かりやすいという方も多いと思います。これは「作業の見える化」にも繋がり、自分がどれくらいの時間でどの作業を終えられるのかという見積もり精度も上がっていきます。
2. 時間がかかりそうな業務はできるだけ午前中に対応する
人間の集中力や判断力には波があります。多くの人にとって、朝の時間帯は最も集中力が高く、判断ミスも少ない時間帯です。したがって、時間やエネルギーを多く必要とする重要な業務や頭を使う業務は、できるだけ午前中に予定を組み込むのが理にかなっています。
たとえば、企画書の作成や方針決定に関する会議準備、データ分析といった作業は、午後に行うと集中力が切れて非効率になったり、何度も見直しが必要になることがあります。一方で、午後は比較的単純作業やルーティンワーク、メール返信などに充てるとバランスが良くなります。
この考え方は、集中力が高い時間帯に重要業務を割り当てる工夫です。カレンダーに業務を入れるときに、ただ「いつ空いているか」ではなく、「この時間帯にこのタスクを行うべきか」という視点でブロックするだけで、仕事の質が大きく変わります。
3. 自動化ツールを導入し、手作業をなくす
現代のビジネス環境では、効率化のためにツールの活用が不可欠です。特に、繰り返し発生するルーティンワークや定型作業は、積極的に自動化ツールを導入することで、作業時間を大幅に短縮できます。たとえば、営業日報の入力、会議の議事録作成、メールの返信テンプレートなど、日常的に時間を奪われている業務の多くは、ツールでの自動化が可能です。
最近では、AIを活用したAI議事録作成ツールなど、非エンジニアでも扱えるサービスが豊富に登場しています。これらを使えば、たとえば「会議終了後にAIが自動で議事録の要点を整理してくれている」という状態を実現することが可能です。
ここで意識したいのが自動化の目的は「人の仕事を減らす」ことではなく、「人が人にしかできない仕事に集中できるようにする」ことです。チーム全体の生産性を底上げするという意識を持って、自動化の範囲や方法を検討していくことが重要です。
4. 今の仕事の進め方をチェックリストで見直す
より実践的に仕事を効率化するために、現在の仕事の進め方をチェックリストで見直してみましょう。以下は、「実践できていると効率化につながりやすいポイント」をまとめたチェック項目です。当てはまらない項目があれば、できるところから取り入れてみてください。
□ 1日のゴールを明確に設定している
□ タスクを細分化してToDo化している
□ 優先順位をつけて着手順を決めている
□ 締切やデッドラインを意識して行動している
□ 集中時間（ポモドーロ法など）を活用している
□ タスクを整理・可視化・効率化できるツールを活用している（Trello、Notionなど）
□ PC操作や繰り返し作業を自動化している（ショートカット、マクロ、RPAなど）
□ メール・チャット通知のルールを設定し、無駄な割り込みを減らしている
□ 会議の時間を短縮する工夫をしている（アジェンダ作成、議事録の自動化など）
□ 定期的に自分の仕事プロセスを振り返り、改善点を確認している
仕事の効率化に役立つツールについては、後述の仕事効率化を手助けする便利なツール紹介で詳しく解説しています。ツール導入を検討している方は、あわせて参考にしてみてください。
仕事の効率化を妨げるよくある失敗例
仕事を効率化させようとする意識を持つことは重要ですが、時に効率化を意識しすぎるあまりに、逆に非効率的な結果を招くことがあります。ここでは、仕事の効率化で起こりがちな3つの失敗についてご紹介します。
1. 無理な効率化による疲弊
効率化を意識しすぎて、休憩を取らずに作業を詰め込んだり、常にタイマーで時間を測りながら自分を追い込んだりした結果、かえって疲れが蓄積することがあります。
短期的には成果が出ても、長期的にはモチベーション低下や体調不良につながり、非効率になります。効率化の目的は「楽に成果を出すこと」であって「自分を限界まで酷使すること」ではないと意識することが大切です。
仕事を効率化する際は、あえて「休憩を効率化の一部」と考えましょう。ポモドーロ・テクニックのように「25分集中＋5分休憩」といったサイクルを取り入れることで、持続的に成果を出せるようになります。
2. マルチタスクによる集中力の分散
「同時に複数の作業を進めれば効率的」と思う人は多いですが、実際には逆効果です。人間の脳は本来マルチタスクに向いておらず、タスクを切り替えるたびに集中力が削がれます。メールを確認しながら資料を作ったり、電話対応をしつつ別の作業を進めたりすると、どれも中途半端になりやすいのです。
仕事を効率化させたい、と思う人ほど「シングルタスク」を重視しましょう。メールやチャットの確認時間を決めたり、作業ごとに時間ブロックを作ったりして、一度に一つのことに集中する仕組みを作りましょう。
3. 周囲との調整の軽視
自分の作業効率だけを追求すると、チーム全体の効率を損ねてしまうことがあります。たとえば、自分のやり方で資料を作りやすくしても、共有フォーマットと違えば修正の手間が増え、結果的に全体が非効率になります。
また、会議の進め方や情報共有のルールを無視すると、他のメンバーが混乱し、余計なやり取りが増えてしまいます。効率化は「個人の最適化」ではなく「チーム全体の最適化」を意識することが欠かせません。
仕事の効率化を図る際は、「チーム全体の効率」を意識しましょう。共通のルールやフォーマットを守りつつ、会議前にアジェンダを共有したり、資料はクラウドで同時編集できるようにするなど、全員の負担を減らす工夫を取り入れると効果的です。
仕事効率化に役立つツールと活用例
「仕事を効率化する」といっても、課題によって有効なツールは異なります。ここでは代表的な6種類を、特徴と活用例とあわせて紹介します。
AI議事録ツール
AI議事録ツールは、会議中の音声を自動で文字起こしし、発言内容を整理・保存できるツールです。オンライン会議ツールと連携できる点も特徴です。近年は、発言者の識別や要点抽出、全文検索などの機能を備えたものも増えており、会議内容を「記録として残す」だけでなく「あとから活用する」ことも可能になっています。
活用例
週次の定例会議や打ち合わせ後に、AI議事録ツールで自動作成された議事録をすぐに共有することで、議事録作成にかかる工数を削減できます。会議内容の確認やタスク整理がスムーズになり、会議後のアクションを迅速に進められます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスクの内容・進捗・担当者・期限などを一元的に管理できるツールです。個人のToDo管理だけでなく、チーム全体の業務状況を把握する目的で使われることが一般的です。
活用例
複数人で進めるプロジェクトにおいて、各メンバーのタスクと進捗を一覧で管理することで、作業の遅れや負荷の偏りに早めに気づくことができます。進捗確認や調整にかかる時間が減り、プロジェクト全体を円滑に進めやすくなります。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、チャットや通話、ファイル共有などを通じて、社内外のやり取りを円滑にするツールです。メールに比べてリアルタイム性が高く、やり取りの履歴を残しやすい点も特徴です。
活用例
プロジェクトや部門ごとにチャンネルを分けて運用することで、関係者間の情報を一か所に集約できます。やり取りが分散しにくくなり、必要な情報を探す時間の削減につながります。
業務自動化ツール（RPA）
業務自動化ツール（RPA）は、データ入力や集計、帳票作成など、ルールに基づいて行われる定型業務を自動化するツールです。人の操作をソフトウェアが再現するため、既存業務を大きく変えずに導入できる点が特徴です。
活用例
日次や月次で発生するデータ入力・転記作業をRPAで自動化することで、作業時間と入力ミスを同時に削減できます。単純作業の負担が減り、担当者は確認や判断といった付加価値の高い業務に集中しやすくなります。
顧客管理ツール（CRM）
CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客情報や商談履歴、問い合わせ内容などを一元管理し、営業や顧客対応を効率化するためのツールです。属人的になりがちな顧客対応を、チーム全体で共有できる点が大きな強みです。
活用例
顧客とのやり取りや対応履歴をCRMで管理することで、担当者が変わっても過去の経緯をすぐに把握できます。対応漏れや二重対応を防ぎやすくなり、顧客対応の質の向上につながります。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、契約書や社内文書をデジタルで管理・共有するためのツールです。クラウドストレージや電子契約サービスなどが代表的で、業務のデジタル化を支える基盤として活用されています。
活用例
契約書を電子化することで、印刷や郵送、押印といった手間を省き、契約締結までのリードタイムを短縮できます。書類の検索性も向上し、過去の資料を探す時間の削減にもつながります。
このように、業務内容や課題に応じて適切なツールを選び、実際の業務フローに組み込むことで、仕事の効率化はより現実的に進められます。各ツールを比較・検討したい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
AI議事録ツール導入による仕事効率化の事例
先ほどご紹介したように、仕事の効率を上げるためには、様々なツールが存在します。その中の一つであるAI議事録ツールで「議事録作成」という業務がどのように効率化できたのか、AI議事録ツール「Otolio」を活用した仕事効率化の事例を紹介します。
最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減
株式会社東京ドームはエンターテインメントに関する多くのノウハウを活用し、東京ドームシティを中心に様々な施設開発とその企画運営を手がけるほか、流通、不動産賃貸、ホテル運営など、多方面で事業を展開しています。
こちらではもともと1〜2時間ほどの経営会議の議事録作成に、3〜6時間かかっており、月間で最大約24時間ほど議事録作成に時間をかけていました。特に、重複している内容の発言の削除や、発言の主語・述語を整理など、誰が確認しても分かるように発言を構成し、まとめる作業に時間がかかっていたそうです。
そこで導入したのがAI議事録ツールであるOtolioでした。
一番の変化はツール間を行き来してコピペを繰り返す作業がなくなったことですね。それ以外にもOtolioの機能を利用して会議中のメモ作業が一部変化しました。Otolioは会議中にリアルタイムで文字起こしされた文章をドラッグ&ドロップで編集画面に貼り付けることができるので、あとでどの発言から議事録をまとめる必要があるのか？と探す作業をなくすことができました。
また文字起こしされた文章をクリックするだけで会議中の音声を聞き直すこともできるので、音声を探すという作業もゼロにすることができました。ストレスだと感じていた部分がすべて解消され、またこれらの細かな作業に費やしていた時間を削減できたことで、より集中的にどう校正するか？を考えることができるようになりました。
まとめ｜仕事の効率化は「仕組みづくり」から始めよう
仕事の効率化は、個人のパフォーマンスを高めるだけでなく、企業全体の生産性や競争力にも直結する重要なテーマです。本記事では、仕事を効率化すべき理由から、効率が良い人の特徴、そして具体的な改善方法までを紹介しました。
仕事を効率的に行うポイントは、目的を明確にし、やるべきことに集中する仕組みを整えること、そしてツールや時間の使い方を最適化することです。特に、最新ツールを活用すれば、手間のかかる業務を短時間で済ませることができ、より価値の高い仕事に注力することができます。まずは自分やチームの業務を振り返り、小さな改善から始めてみましょう。積み重ねが大きな成果につながります。
とはいえ、いきなりすべてを変える必要はありません。まずは日々の業務を振り返り、「やらないことを決める」「タスクを細かく分解する」といった小さな改善から始めるだけでも、着実に効果を実感できるはずです。仕事の効率化は一朝一夕で完成するものではありませんが、継続的な工夫と改善によって、確実に働き方と成果の質を高めていくことができます。よりよい未来の働き方を実現するために、ぜひ今日から一歩を踏み出してみてください。
Otolioは議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計6,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「Otolio」をお試しください。
よくある質問とその回答
Q. 仕事の効率化に必要な考え方は？
仕事の効率化において最も大切なのは、単に作業を速く終わらせることではなく、本当に必要なことに集中する姿勢です。そのためには、まず「この仕事は何のためにやるのか」という目的を明確にし、成果に直結しない作業を減らすことが欠かせません。そして、重要度と緊急度を整理して優先順位を徹底し、特に緊急ではないが重要な改善や準備に時間を確保することが効率化につながります。
また、複雑な手順や無駄な作業を避け、完璧さよりも「十分に良い」水準を目指すシンプル思考も重要です。繰り返し行う作業はテンプレート化やチェックリスト化を進め、ITツールや自動化を積極的に取り入れることで、人にしかできない仕事へ集中できる環境を整えましょう。
Q. スケジュール管理が得意な人の特徴は？
スケジュール管理が得意な人にはいくつかの共通した特徴があります。まず大きな特徴は、物事を 目的から逆算して考えられること です。ゴールを見据えたうえで「今どのタイミングで何をやるべきか」を整理するため、余裕を持った計画を立てられます。
また、スケジュール管理が得意な人は 優先順位をつける力 に長けています。重要な仕事とそうでない仕事を切り分け、時間をかけるべきところに集中できるため、全体がスムーズに進みます。さらに、スケジュールを「守る」だけでなく、予想外のトラブルが起きた際に 柔軟に調整する力 も持っています。
加えて、日々の予定を細かく記録したり、タスクを見える化したりする 習慣化の意識 も強いです。カレンダーアプリやTodoリストなど自分なりの管理ツールを使いこなし、情報を一元化することで抜け漏れを防ぎます。
