【「記憶」より「記録」で強い営業に】商談も相談もスムーズにするスマート書記

「ふう、午前中の打ち合わせ、無事終了！」

営業部で働く方は、数多くの商談を抱えており、そしてその情報整理や後工程に多くの時間を割いているケースがあります。

今回はそんな方向けに、通常業務にスマート書記を取り入れた営業部3年目の中村さんの活用ストーリーをご紹介します。

<今回の主役>
営業部 入社3年目社員：中村さん
営業部マネージャー：田中さん
営業部 新入社員の後輩：佐藤さん

営業部入社3年目の中村さんは、今日の午前中にあった2件の顧客とのオンライン打ち合わせを終え、パソコンの前で大きく息をつきました。この後、お昼休憩を挟んで、午後にはさらに3件の打ち合わせが控えています。

「1日5件か…以前なら、この後の事務作業を考えるとちょっと憂鬱だったんだけどな」

中村さんはそう呟きながら、スマート書記の画面を開きました。

営業担当として、中村さんは日々、多くのお客様と打ち合わせを重ねています。

以前は、打ち合わせが立て続くと、どの顧客との会話だったか、何が決まったのかなど、頭の中で情報がごちゃ混ぜになってしまい、後からの情報整理に苦労することも少なくありませんでした。

特に、お客様へのメール作成や、社内ツールに情報を記録する作業は、記憶を頼りにするだけでは時間がかかってしまう上に、抜け漏れや曖昧さが発生するリスクもありました。

会話に集中できる安心感

今は、打ち合わせ中にスマート書記で録音とリアルタイム文字起こしを行うのが当たり前のルーティンです。

といっても、特別に意識しているわけではありません。

打ち合わせが始まったらスマート書記を起動し、あとは目の前のお客様との会話に集中するだけです。

「このお客様、この点に特に興味を持たれていたな」 

「これはネクストアクションとして必ず確認しておこう」

そういった、後から振り返りたいポイントや、お客様との会話の中で気になったことだけ、ドキュメントにサッと簡単なメモを残します。

お客様との会話の流れを止めずに、手元で必要な情報だけを残しておくことができるのが便利です。

スマート書記が正確に会話を記録してくれている、という安心感があるからこそ、お客様の話を深く聞き、より質の高いコミュニケーションに集中できるのです。

後処理はAIアシストと「声」で効率化

午前中の打ち合わせが終わり、少し時間ができた中村さんは、スマート書記を開いて今日の打ち合わせ内容を振り返ります。

お客様へのお礼メール作成と、CRMツールへの情報入力という、欠かせない後処理のためです。

スマート書記の画面には、午前中の2件の打ち合わせの会話が、音声データとともにテキスト化されています。

以前は、この作業にかなりの時間を要していましたが、今はスマート書記のAIアシスト機能が、要点や決定事項、ToDoを自動で抽出してくれています。

「この決定事項は、確かこの話の流れで決まったんだっけ？」

そう思ったら、抽出された要点や決定事項からワンクリックで、該当部分の音声をピンポイントで再生できます。

テキストだけでは分からないお客様の声のトーンやニュアンス、その場の雰囲気も一緒に確認できるので、「言った言わない」の誤解も生まれませんし、お客様の意図や温度感を正確に把握できます。

お礼メールを作成し、ネクストアクションを確認したら、CRMツールに打ち合わせの実施記録を入力します。

ここでも、スマート書記が大活躍。打ち合わせ内容の詳細を全て手入力するのは大変ですが、スマート書記のドキュメントURLをCRMツールに貼り付けておけば完了です。

こうすることで、未来の自分がこの打ち合わせ内容を振り返りたい時や、打ち合わせに参加していない他のメンバーが必要な情報にアクセスしたい時にも、いつでも正確な情報にすぐに辿り着けるようになります。

最小限の工数で、最大限の情報を共有できるのです。

上司への相談もスムーズに

ある日、特定のお客様への提案について、中村さんは上司である田中マネージャーに相談したいことが発生しました。

以前なら、口頭で打ち合わせ内容を説明し、さらに細かい経緯やお客様の反応を伝えるのに時間がかかっていました。しかし、今は違います。

「田中マネージャー、A社の件でご相談なのですが、今日の打ち合わせのスマート書記ドキュメントURLをお送りしました。特に終盤の〇〇に関するやり取りについて、ご意見をいただけないでしょうか。ピンポイントで音声もご確認いただけます。」

スマート書記のドキュメントURLを共有することで、田中マネージャーは中村さんからの説明を受ける前に、または後からでも、実際の打ち合わせ内容をテキストと音声で確認できます。

特に、お客様の声のトーンや話し方を聞くことで、中村さんが感じ取ったお客様の温度感や本音を、田中マネージャーも肌で感じ取ることができます。

これにより、より具体的な状況に基づいた、的確なアドバイスをもらうことができるようになったのです。

どうしてもお互いの時間を消費してしまう相談のためのミーティングを設定しなくても、非同期的なコミュニケーションで情報共有しやすくなったことで、より時間を有効活用し、より円滑に相談を進められています。

後輩にも伝授したい「仕事の相棒」

最近、営業部に新しい後輩の佐藤さんが入ってきました。一生懸命ではあるのですが、打ち合わせ後の情報整理に時間がかかっているようです。

以前の自分を見ているようで、思わず声をかけました。

「佐藤さん、打ち合わせ後の情報整理、困ってない？俺も最初大変だったんだけど、今はスマート書記のおかげでかなり楽になったんだよ。」

かつて、私自身が森下さんから過去の商談音声を共有してもらい、自身の成長の「道標」としたように、スマート書記は単なる記録ツールではなく、情報共有や育成にも役立つ「財産」になります。

中村さんが実践している、打ち合わせ中の簡単なメモの取り方や、AIアシストを使った後処理の効率化、CRMツールへのURL連携といったスマート書記の活用術を伝授すると、後輩の表情がパッと明るくなりました。

「これなら、お客様の話にもっと集中できそうですし、後からの作業時間も短縮できそうです！中村さん、ありがとうございます！」

後輩が喜んでいる姿を見て、中村さん自身も嬉しくなりました。

スマート書記は、自分だけでなく、チーム全体の生産性向上にも貢献できるツールだと改めて感じた瞬間でした。

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スマート書記は、中村さんにとって今や日常業務に欠かせない「相棒」です。

多くの打ち合わせをこなす中でも、お客様との会話に集中することを可能にし、その後の情報整理や共有、そしてチーム内のコミュニケーションや後輩育成までを円滑にしてくれます。

みなさんの組織でも似たような状況がありましたら、ぜひスマート書記を活用してみてください！

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