【1on1の情報は簡単なメモだけで】スマート書記が実現する、社内評価体制の新しいカタチ

「立て続けの面談は、情報管理が本当に大変だ・・・」

皆さんはこれまでに面談や、打ち合わせが立て続いた際、情報が錯綜してしまって、後からの処理が大変だった、というケースはございますか？

今回はそんな方向けに、多数のメンバー相手に社内1on1を実施するマネージャー層を軸とした活用ストーリーをご紹介します。

<今回の主役>
営業部マネージャー：田中さん
営業部 新入社員：中村さん
人事部長

新メンバーを迎え、少し落ち着いてきたこの頃。

営業部のマネージャー、田中さんは、四半期に一度の人事評価面談、いわゆる1on1を部下たちと迎えていました。

田中さんにとってこの時期は、多くの部下との面談が重なり、それぞれの進捗や課題を正確に把握し、的確なフィードバックを行うことが求められます。

短期間に実施することで頭の中で情報が混同してしまうリスクがあったため、田中さんは今回から全ての1on1の内容を、スマート書記上に残しておくことにしました。

新メンバーのどのような成長を見せてくれるのか

まずは最近配属された中村さんとの1on1が始まりました。

「中村くん、たくさん頑張ってくれましたね。特に新規顧客開拓の件、目標達成おめでとう」

「ありがとうございます、田中マネージャー。でも、まだまだ改善点も多いと感じています。特に、顧客に対する仮説構築や提案資料作成に時間がかかってしまって….準備段階でもっと余裕を持てたらよりブラッシュアップできたのに、というのが反省点です」

中村さんは、少し悔しそうな表情を浮かべながら答えました。

「なるほど。確かに、時間がかかりますよね。何か改善策は考えているの？」

田中さんが尋ねると、中村さんは口を開きました。

「はい。実は、以前森下さんが商談で使っていた提案資料が、すごくお客様に響いていたのを思い出しまして。森下さんに相談したところ、その時の商談音声データを頂けることになったんです」

「お、森下さんが。それはいいですね。で、何かヒントはありました？」

「はい。そのデータをスマート書記に取り込んで、参考にさせていただいているんですが、仮説がドンピシャにはまった瞬間や、そこからの会話のテンポ感など気になったこともすぐにメモできました。

おかげで、その部分だけ後から何度も聞き返し、森下さんの説明の構成や言葉選び、お客様の反応などを学ぶことができました。

少しずつ準備にかかる時間が短くなってきたと感じています！」

「すごいいい傾向ですね！来期はもっと期待できそうです。森下さんを目標として、君自身の成長に繋げられているのがよく分かりますよ。何か、今後の目標は見えてきました？」

田中さんは問いかけながら、手元に「来期の目標設定」とメモを残しました。

「はい。今後は、提案資料作成にかける時間を20%削減し、その分お客様とのコミュニケーションに時間を割きたいと考えています。

具体的には、過去の成功事例の商談音声を参考に、提案のテンプレートをいくつか作成し、状況に合わせてカスタマイズできるようにしたいと考えています。

もちろん、作成したテンプレートはチーム内で共有し、みんなでノウハウを蓄積していくことも考えています」

中村さんは、力強く答えました。

（中村くんの成長は著しいな。自身だけでなく、チームとしての成長を見据えていて視野を広く持っている。）

もう少し細かくメモを取ろうとしましたが、中村さんの話は止まりません。

「あと、もしよければ資料作成のタイミングで田中マネージャーからのフィードバックも頂き、商談までによりブラッシュアップしていけたらと考えていたのですが都度ご相談させていただくことは可能でしょうか…？」

「もちろんだよ！直近で控えている商談などがあれば、いつでもカレンダーを招待して」

こうして、中村さんとの1on1は、建設的な議論と、成長の確認ができた有意義な時間となりました。

立て続けの1on1はいかに情報を管理できるかが肝

そして、田中さんは午後の1on1に備え、少し早めにランチを取ることにしました。

今日はあと5件の1on1が続いています。

（『スマート書記』のおかげで、午後の面談もスムーズに進められそうだ。各メンバーとの会話内容に合わせて簡単なメモを取るだけで後でいつでも聞き直るし、AIアシスト機能で決定事項やTodoをまとめておけば、そこに工数をかけずに迅速にフィードバックできるな…）

そうして田中さんは午後の1on1に臨むのでした。

そして評価作業へ。情報の振り返りが容易に

数日後。

怒涛の1on1週間を終え、田中さんはようやく、部下たちの評価をまとめる作業に取り掛かっていました。

今年は新しい評価制度が導入されたこともあり、評価基準の解釈や、各部下の具体的な行動評価など、例年以上に丁寧な作業が求められます。

一人一人と会話した内容を齟齬なく反映していくため、記憶に頼らず1on1のスマート書記ドキュメントと向き合いながら、慎重にまとめていきます。

「まずは、中村くんの記録から…」

田中さんは、中村さんとの1on1の録音データと文字起こし記録を再生しました。

『中村くん、今後は、提案資料作成にかける時間を20%削減し、その分、お客様とのコミュニケーションに時間を割きたいと考えています』

中村さんとの間で交わされた、具体的な目標設定に関するやり取りが、音声とテキストで鮮明に蘇ります。

（そうだった、この時、中村くんは提案資料のテンプレート化も考えていたな。チーム共有のアイデアも出ていたし、これは評価に加点しておこう）

そうしてすべてのメンバーとの1on1記録を確認し終えた時、田中さんは改めて今回の評価作業を振り返ります。

「ふう、ようやく終わった…」

田中さんは、 山のような 資料に囲まれながら、ぐったりとした表情を浮かべました。しかし、達成感はひとしおでした。

「いやあ、本当に『スマート書記』を残しておいてよかった。おかげで、各メンバーとの会話内容を、まるで昨日のことのように思い出せる。

もし記録がなかったら、私の記憶だけを頼りに評価しなければならなかっただろうし、評価基準の解釈も、メンバーによってバラツキがあったかもしれない。

でも、1on1での具体的な発言や、メンバーの成長、目標達成に向けたプロセスなど、定性的な情報も、評価にしっかりと反映させることができた。

これなら、メンバーも納得してくれるだろうし、私自身の評価に対する信頼性も高まる。来期からも、1on1には『スマート書記』が欠かせないな」

田中さんは、満足した表情で、評価結果を人事に提出しました。

1つの試みが全社的な評価体制の改善につながる

そして、この日の夜。

田中さんは、人事部長との電話で、今回の評価について話す機会がありました。

「…というわけで、今回の評価からは、評価の根拠とした各メンバーの1on1での発言内容や、具体的な行動評価も詳細に記述するようにしました。」

人事部長は、信じられないといった表情で尋ねました。

「田中マネージャーからの提出内容を確認したけど、かなり細かく記載いただいていて驚きました。ここまで纏めると、かなりの作業量になったのでは？」

「実は、今回の評価から、『スマート書記』というツールを導入し、1on1の内容を録音・文字起こしするようにしたのです。

おかげで、面談時の具体的なやり取りの中から重要だと思うところを後からピンポイントで振り返ることができ、評価の根拠となる情報を、より客観的かつ詳細に記述することができました。

リアルタイムで文字起こしをしてくれるため、会話の手での書き起こしも不要ですし、型ができてからは大分作業時間をおさえることもできました。

メンバーからのフィードバックも上々で、『自分の言葉で話した内容が、評価に反映されていて嬉しい』という声も上がっています」

人事部長は、感心したように言いました。

「なるほど。これまでの評価は、どうしてもマネージャーの記憶や主観に頼りがちでしたが、スマート書記を活用することで、より透明性と納得感の高い評価が実現できるんですね。

ぜひ、次回の評価から、他の部署においても今回の田中マネージャーのようなやり方で進められないか検討したいと思います」

「いいですね！評価のシーンだけでなく、きっと業務全般の音声データ活用に貢献できると思います」

田中さんは、嬉しそうに答えました。

こうして、スマート書記は、組織全体の評価プロセスを大きく変革するきっかけとなったのでした。

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立て続けに発生する打ち合わせの情報を、後から整理しなければならない場面はよくありますよね。

みなさんの組織でも似たような状況がありましたら、ぜひスマート書記を活用してみてください！

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