会議を効率化する方法｜時間を短縮して「決まる会議」にするコツとツール

この記事でわかること

• 会議の効率化のために押さえるべき4原則
• 会議を効率化する具体策
• 会議の効率化に役立つツール

会議が終わったあと、 「長いわりに決まらない」「議事録作成が負担になっている」 と感じたことはないでしょうか。多くの職場で、会議が長い・決まらない・後処理が重いという課題が発生しています。会議は、運営次第で時間ロスにも、生産的な意思決定の場にもなります。

本記事では「会議 効率化」をテーマに、会議時間の短縮、意思決定のスピード向上、会議後作業の削減につながる実践ポイントを解説します。

結論から言うと、会議を効率化するためのポイントは次の4つです。

• 目的・ゴールを明確にする
• 参加者を最適化する
• 準備を徹底する
• 進行をルール化する

この4原則を押さえるだけで、会議の生産性は大きく改善します。次章から、まず会議が非効率になる原因を整理していきましょう。

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会議の効率化のためにまず押さえるべき4原則

会議を効率化するために細かいテクニックを取り入れる前に、まず押さえるべきなのが基本となる4つの原則です。
これらができていない状態では、どれだけ工夫しても会議は長引きやすくなります。

1. 目的とゴール（意思決定／共有／発散）を先に決める

会議を効率化する第一歩は、「この会議で何をするのか」を明確にすることです。会議の目的は、大きく以下の3つに分けられます。

• 意思決定：方針や対応を決める
• 情報共有：事実や進捗を共有する
• 意見の発散：アイデアを出し合う

目的が曖昧なまま会議を始めると、議論が発散しやすく、結論が出ない原因になります。会議前に「この会議のゴールは何か」「終了時に何が決まっていれば成功か」を明文化し、参加者全員に共有しておきましょう。

2. 参加者を最小化し役割を明確化する

参加者が多すぎる会議は、それだけで非効率になりがちです。発言が増え、意思決定に時間がかかり、結論が先延ばしになる原因になります。会議に参加する人は、議題に直接関わる人だけに絞りましょう。

あわせて、以下のような役割を事前に決めておくことも重要です。

• 司会（進行役）
• 決定者
• 書記（議事録担当）
• タイムキーパー

役割が明確になることで、発言の責任範囲がはっきりし、会議の進行もスムーズになります。

3. 事前準備で「当日読む・当日考える」をゼロにする

会議中に資料を読み始めたり、論点を整理し始めたりすると、それだけで時間は無駄に消費されます。
会議 効率化のためには、当日「読む」「考える」作業をなくすことが重要です。

具体的には、以下を会議前に済ませておきましょう。

• アジェンダと資料の事前共有
• 参加者が準備すべき内容の明示
• 論点や選択肢の整理

事前準備を徹底することで、会議当日は「議論し、決める」ことだけに集中できます。

4. 時間設計（アジェンダ×タイムボックス）で脱線を防ぐ

会議が長引く原因の多くは、時間の使い方が決まっていないことにあります。アジェンダだけでなく、**各議題にかける時間（タイムボックス）**をあらかじめ決めておきましょう。

例えば、

• 議題A：10分
• 議題B：15分
• 意思決定：5分

といった形で時間を区切ることで、脱線を防ぎ、議論の優先順位も明確になります。終了時間を厳守するルールとあわせて運用することで、短時間でも成果の出る会議が実現します。

会議が非効率になるよくある5つの原因

会議中の無駄な時間はできるだけ短縮し、短時間で建設的な議論をしたいものです。しかし、現実には非効率的な方法で会議を運営してしまい、無駄な時間が多く発生した結果、会議時間が長引いてしまうこともあるでしょう。そこで、まずは、会議中に無駄な時間がかかってしまう要因についてご紹介します。

1. 目的・会議のゴールが設定されていない

会議が非効率になる最も大きな原因は、目的やゴールが曖昧なまま開催されていることです。何を決めたいのか、何が共有できればよいのかが明確でないと、発言の方向性が揃わず、議論が発散してしまいます。

その結果、「話したが何も決まらない」「結論は次回に持ち越し」という状況が繰り返され、会議時間だけが長くなります。目的・ゴールが定義されていない会議は、そもそも開催すべきか再検討が必要です。

2. 参加者が多い／決定者がいない

参加者が必要以上に多い会議も、非効率になりやすい典型例です。人数が増えるほど意見は分散し、発言調整や合意形成に時間がかかります。

さらに問題なのが、その場で意思決定できる人がいない会議です。決定者が不在だと、どれだけ議論を重ねても最終判断ができず、「持ち帰り」「上長確認」で終わってしまいます。会議を効率化するためには、参加者を最小限に絞り、必ず決定権を持つ人を含めることが重要です。

3. アジェンダ・資料の準備不足

アジェンダや資料の準備不足も、会議を非効率にする大きな要因です。会議中に初めて資料を読み始めたり、論点を整理し始めたりすると、それだけで多くの時間を消費してしまいます。

また、アジェンダがない、もしくは曖昧な場合、話題の優先順位がつかず、脱線や重複した議論が発生しやすくなります。会議の効率化を実現するには、事前に議題と資料を共有し、当日は議論に集中できる状態を作ることが欠かせません。

4. 進行ルールがない（脱線・発言偏り）

進行ルールが決まっていない会議では、議論が脱線したり、特定の人だけが話し続けたりしがちです。その結果、発言の機会に偏りが生まれ、建設的な意見が十分に出ないまま時間だけが過ぎてしまいます。

例えば、発言方法や時間配分、脱線時の戻し方が決まっていないと、司会者がいても進行は安定しません。会議の効率化のためには、最低限の進行ルールを事前に決め、全員で共有することが重要です。

5. 会議後の整理（議事録・ToDo）が遅い

会議自体が終わっても、会議後の整理が遅いと効率化は不十分です。議事録の作成に時間がかかる、ToDoが曖昧なまま放置されると、次の行動に移るまでに大きなロスが発生します。

その結果、「何が決まったのかわからない」「次回また同じ話をする」といった無駄が生まれます。会議の効率化を実現するには、会議中に決定事項と次のアクションを明確にし、速やかに共有できる仕組みが必要です。

会議を効率化する具体策｜会議前・会議中・会議後

会議の効率化を実現するためには、会議そのものだけでなく、会議前・会議中・会議後の一連の流れを設計することが重要です。ここでは、すぐに実践できる具体策を段階別に紹介します。

会議前の効率化｜チェックポイントを押さえる

会議の生産性は、始まる前にほぼ決まります。会議前に以下のポイントを押さえておくだけで、当日の無駄な時間を大幅に削減できます。

目的／ゴール／意思決定事項

• この会議で「何を決めるのか」「何が決まれば終了か」を明確にする
• 意思決定が必要な場合は、判断対象と選択肢を事前に整理しておく

必要参加者（最小限）

• 議題に直接関係する人のみ参加させる
• 決定者が誰かを明確にする
• 必要に応じて、RACI（実行・責任・相談・報告）を簡易的に整理する

アジェンダ（配分時間つき）

• 議題ごとに目的と配分時間を設定する
• 「議論」「意思決定」「確認」など、議題の性質を明記する

事前資料の共有期限

• 会議資料は〇日前までに共有する
• 当日は資料説明を最小限にし、議論に時間を使う

会議中の効率化｜進行の型を明確にする

会議中は、感覚ではなく「型」に沿って進行することが、会議効率化の鍵となります。

司会・タイムキーパー・書記を決める

• 司会：議論を整理し、ゴールに導く
• タイムキーパー：時間超過を防ぐ
• 書記：決定事項とToDoを記録する

役割を分けることで、会議の進行が安定し、無駄なやり取りを減らせます。

脱線したときの戻し方（合意→戻す）

• 「一度整理します」「目的に立ち返ります」と一言挟む
• 全員で合意したゴールを再確認し、議論を元に戻す

感情的に止めるのではなく、合意事項を軸に戻すのがポイントです。

決め方を事前に共有する

• 多数決で決めるのか
• 責任者が決裁するのか
• 判断材料不足の場合は保留にするのか

決め方が曖昧だと、議論が長引きやすくなります。事前に決定ルールを共有しておきましょう。

会議後の効率化｜議事録・ToDoを効率化する

会議後の整理が遅れると、次のアクションまでに時間が空き、会議を効率化するための効果が薄れてしまいます。

決定事項／未決事項／次アクションの整理

• 決まったこと
• 保留になったこと
• 次にやること

を明確に分けて整理します。文章量よりも「構造」を意識することが重要です。

ToDoの担当・期限・次回確認方法

• 誰がやるのか
• いつまでにやるのか
• どこで進捗を確認するのか

この3点を必ずセットで共有しましょう。会議後すぐに共有することで、「言った・言わない」のトラブル防止にもつながります。議事録の作成や共有など議事録周りの作業を効率化するには、後述で紹介するAI議事録ツールの活用がおすすめです。

会議タイプ別の効率化

会議を効率化するうえで見落とされがちなのが、会議の目的ごとに最適な進め方が異なるという点です。
すべての会議を同じ型で運営しようとすると、無駄が生じやすくなります。

ここでは、代表的な3つの会議タイプ別に、会議を効率化するポイントを解説します。

「意思決定会議」を短くするコツ

意思決定会議で最も重要なのは、会議中に決め切ることです。そのためには、会議前の準備が欠かせません。

• 判断対象と選択肢を事前に整理しておく
• 判断基準（コスト・リスク・期限など）を明確にする
• 決定権を持つ人が必ず参加する

会議中は、意見を出し切ることよりも、結論を出すことを最優先に進めましょう。決め方（責任者決裁・多数決など）をあらかじめ決めておくことで、議論の長期化を防げます。

「報告会議」を短くするコツ

報告会議が長くなりがちな原因は、会議の場で初めて情報を共有していることです。報告そのものは、必ずしも会議で行う必要はありません。会議の効率化の観点では、以下の設計がおすすめです。

• 事前に資料や文章で報告内容を共有する
• 会議では「質問・確認・意思決定」だけを行う
• 読めばわかる内容は、会議で読み上げない

報告を事前共有に切り替えるだけで、会議時間は大幅に短縮できます。

「ブレスト会議」を短くするコツ

ブレインストーミング会議は、自由な発想が求められる一方で、時間が膨らみやすい会議でもあります。効率化のポイントは、「発散」と「収束」を明確に分けることです。

• 前半：アイデア出し（量を重視、否定しない）
• 後半：整理・絞り込み（評価軸を使って選別）

時間配分をあらかじめ決め、発散フェーズが終わったら必ず次のステップに移ることで、だらだらとした会議を防げます。

オンライン会議を効率化する運用ルール

オンライン会議は移動時間を削減できる一方、運営ルールが曖昧だと、かえって非効率になることもあります。会議を効率化するためには、最低限のルールを全員で共有することが重要です。

最低限決める3ルール｜ミュート・挙手・画面共有

オンライン会議では、以下の3つを決めるだけでも、進行が安定します。

1. 発言時以外はマイクをミュートにする
2. 発言は挙手機能または司会者の指名制にする
3. 資料や情報は画面共有で全員同時に確認する

ルールをシンプルにすることで、参加者の負担も減り、会議に集中しやすくなります。

トラブル対策｜接続・代替手段

オンライン会議では、通信トラブルが完全になくなることはありません。そのため、トラブル発生時の対応を事前に決めておくことが大切です。

• 開始前に接続テストを行う
• 音声が途切れた場合の連絡手段（チャット等）を決めておく
• 最悪の場合の代替手段（電話参加など）を用意する

あらかじめ決めておくことで、トラブル時も慌てずに対応できます。

ハイブリッド会議の注意点｜音声・発言公平

対面とオンラインが混在するハイブリッド会議では、オンライン参加者が発言しづらくなる問題が起こりやすくなります。

• 音声が全員に届いているか定期的に確認する
• 発言は司会者が均等に指名する
• 対面参加者同士の私語を避ける

発言機会の公平性を意識することで、ハイブリッド会議でも会議 効率化を実現できます。

会議の効率化に役立つツール3選

ここまでは、会議を効率化するコツをお伝えしてきましたが、やはり人の力だけで効率化するにはどうしても限界があります。そこでおすすめなのが、会議を効率化するツールの導入です。以下で3つご紹介します。

スケジュール管理ツール

参加者全員が編集できるスケジュール管理ツールを利用することで、会議の計画・振り返りを効率化することができます。

例えば、会議の計画の段階では、参加者全員のスケジュールを一括で管理することで、迅速に日程と時間を決めることができますし、会議前にはリマインダー機能で参加者全員に通知を送るため、遅刻者を出しにくくします。また、会議後の振り返りでは、会議で決定した各々のタスクやネクストアクションを入力し一元管理することができますし、次回の会議の日程を再び迅速に決めることができます。

スケジュール管理ツールには、GoogleカレンダーやLINE WORKS、Acallなど数多くの種類があります。それぞれメリット・デメリットは異なるので、ぜひ自身や社内に合ったツールを導入しましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールには、会議前後の円滑な情報共有が可能、リアルタイムのやりとりができる、振り返りの効率化を図ることができる、という利点があります。

例えば、ChatworkやSlackを使うことで会議前後にリアルタイムで質問やフィードバックのやりとりができるため問題を即座に解決できますし、アジェンダや資料の事前共有、議事録の共有も簡単に行えます。コミュニケーションツールを用いることで、会議前後のやりとりの煩雑さを解消することができるため、会議の効率化、ひいては業務の効率化のためにコミュニケーションツールの導入は欠かせません。

AI議事録ツール

議事録ツールはその名の通り、会議や打ち合わせの議事録の作成をサポートするツールです。具体的な機能はツールによって異なりますが、基本的には音声の文字起こしとその要約などが行えます。

今回は、数ある議事録ツールの中でも特におすすめなOtolio（旧：スマート書記）についてご紹介します。

Otolio（旧：スマート書記）

引用：Otolio

Otolioは使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度な文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なOtolioの機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

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議事録作成の作業を効率化したい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

まとめ｜会議の効率化には「準備8割 ＋ 決め方の型」

会議の効率化を実現するためには、小手先のテクニックよりも基本設計が重要です。本記事で紹介したポイントを、改めて整理します。

会議 効率化の4原則

• 目的・ゴールを明確にする
• 参加者を最適化する
• 事前準備を徹底する
• 進行ルールを整える

これらを押さえることで、会議は短く、決まりやすくなります。まずは、会議前・会議中・会議後のチェックポイントを実践し、無駄な会議を減らしていきましょう。それでも議事録作成や会議後の整理に時間がかかる場合は、ツールの導入を検討するのも有効な選択肢です。準備と型を整えることで、会議は業務を前に進めるための有効な手段になります。

よくある質問とその回答

Q. 会議時間の目安は？（30分／60分）

会議時間の目安は、30分または60分が基本です。30分で終わらない内容は、事前準備や議題の切り分けが不十分な可能性があります。

• 情報共有・進捗確認：30分以内
• 意思決定を伴う会議：最大60分

長時間になる場合は、会議を分ける、または事前共有に切り替えることを検討しましょう。

Q. 参加人数は何人が適切？

会議の参加人数は、3〜6人程度が理想です。それ以上になると、発言機会が減り、合意形成に時間がかかりやすくなります。

重要なのは人数よりも、

• 議題に直接関わる人か
• 意思決定できる立場か

 という点です。関係者全員を集める必要はありません。

Q. アジェンダはどう作る？

アジェンダは、議題・目的・配分時間の3点を押さえるのが基本です。

例：

• 議題A：現状確認（5分）
• 議題B：選択肢の整理（10分）
• 議題C：意思決定（10分）

アジェンダを作ることで、会議のゴールが明確になり、脱線を防げます。