評価面談の目的や進め方とは？成功・注意したいポイントもご紹介

人事評価面談とは、企業が従業員を評価した結果をフィードバックする重要な面談です。多くの企業では四半期・半期・年次といったサイクルで人事評価面談を実施しており、評価結果をもとに、従業員と向き合いながら対話を通じてフィードバックを行います。

そんな人事評価面談ですが、単に評価結果をフィードバックすればいいというわけではなく、面談を通じて従業員に成長機会を提供したり、モチベーションを向上させるなどの重要な目的が存在します。そんな人事評価面談を実施するにあたって「そもそもの目的を整理したい」「どのように進めればいいか分からない」「もっと人事評価面談を上手く実施したい」とお悩みの方も多いと思います。

本記事では、人事評価面談の目的や進め方、成功させるため・注意したいポイントについてご紹介します。人事評価面談のやり方を改善したい、これから人事評価面談を実施したいと考えている方は、ぜひ参考にご覧ください。

人事評価面談とは

人事評価面談とは、定期的に行われる評価結果や、今後の目標設定、従業員のモチベーション向上を目的とした上司と部下の一対一の対話の場です。この面談を通じて、評価内容の透明性を高めるとともに、組織の方針と個人のキャリアビジョンのすり合わせを行うことができます。

人事評価面談は単なる評価結果のフィードバックにとどまらず、従業員のやる気やパフォーマンス向上にも大きく影響します。たとえば、納得感のある評価の説明は従業員の信頼を高めることに繋がり、また改善点が明確になることで自己成長の方向性も見えやすくなります。さらには、上司であるマネジメント層にとっては、現場の課題や従業員の思いを把握する貴重な機会となります。

特に近年では、働き方の多様化やリモートワークの浸透により、上司と部下のコミュニケーション機会が減少傾向にあるため、人事評価面談の重要性は今まで以上に高まっています。このような背景からも、評価面談は「一方通行の評価を伝える場」から「相互理解を深め、信頼関係を築く場」へと進化していっています。

人事評価面談の3つの目的

ではそんな人事評価面談にはどのような目的があるのでしょうか。ここでは代表的な人事評価面談の目的について3つご紹介します。

1. 評価結果のフィードバック

人事評価面談において、最も基本的かつ重要な目的の一つが「評価結果のフィードバック」です。上司が部下に対して、これまでの業務パフォーマンスをどのように評価したかを明確に伝えることは、従業員にとっても自分の立ち位置を把握するうえで必要不可欠となっています。

しかし、このときに単に点数やランクなど定量的な情報を伝えるだけでは不十分です。なぜその評価になったのか、どの行動が高く評価されて、逆にどこに改善の余地があるのかといった具体的な説明をすることが重要です。こうした細かいフィードバックがあることで、従業員は自分の強みと課題を正確に理解することができ、次の行動に繋げることが可能になります。

またフィードバックのときは上司から一方的に話すのではなく、従業員の自己評価や意見にも耳を傾けることが重要です。互いの認識の違いをすり合わせることで、評価に対する納得感を高めることができ、モチベーションの低下や誤解の発生を防ぐことができます。

2. 成長機会の提供

人事評価面談の2つ目の目的は「成長機会の提供」です。人事評価面談は、今後のキャリアやスキル向上を考える貴重な機会でもあります。面談を通じて、従業員の能力やポテンシャルに応じた育成方針を明確にすることが重要です。

たとえば、「このプロジェクトではこういったリーダーシップが発揮されていたので、次はチームリーダーとして任せたい」といったフィードバックは、従業員にとって自身の成長可能性を実感できる機会となります。また、目指すキャリアパスに必要なスキルや経験について話し合い、それに向けた育成支援を行うことも大切です。

さらに、評価面談を通じて新たな挑戦の機会を伝えることも、成長をサポートすることになります。たとえば、社内異動、外部研修の受講、社内プロジェクトへの参加など、従業員の成長を後押しする具体的な提案を行うことで、評価面談の価値をより高めることが可能になります。

近年では、従業員自身の「学びたい」「成長したい」という意欲をくみ取ることが、企業の持続的成長にも直結すると言われています。人事評価面談はその意欲を引き出す重要な場とも言えるでしょう。

3. モチベーションの向上

人事評価面談の2つ目の目的は「モチベーションの向上」です。評価結果の内容やフィードバックの伝え方によって、従業員のやる気や今後のパフォーマンスが大きく左右されることも少なくありません。

ここで何よりも重要なのが、従業員の成果や行動をしっかりと認める姿勢です。「この成果がチームにもたらした影響は大きかった」「あなたの工夫が業務の効率化に繋がった」など、具体的な成果や行動をしっかりと称えることで、本人の自信や満足感を高めることができます。

また、改善点を伝える場合でも、その従業員の人格を否定するのではなく、「次はもっと良くなる」という期待を込めたポジティブな言い回しを意識することで、前向きに受け止めてもらえる可能性が高まります。たとえば、「この点については次回さらにレベルアップできるよう、サポートしていきたい」といった言葉があると、従業員も挑戦意欲を持ちやすくなります。

加えて、面談の中で「上司が自分をきちんと見てくれている」と実感できることも、モチベーション向上に大きく寄与します。日々の取り組みや工夫が正当に評価されているという信頼感は、従業員のエンゲージメント向上にも繋がります。このように、人事評価面談は単なる評価の伝達にとどまらず、従業員のモチベーションを向上させ、さらには成長を支える戦略的な対話の場として位置づけることが重要です。

人事評価面談の進め方5ステップ

さきほどご紹介した代表的な3つの目的を達成するためにも、どのように進めればいいか悩んでいる方もいると思います。ここではそんな人事評価面談の進め方を5つのステップに分けてご紹介します。

1. 事前準備をする

人事評価面談を成功させるための第一歩は、徹底した事前準備です。面談は評価結果のフィードバックをただ伝えるだけではなく、従業員の成長やキャリアの方向性を一緒に考える貴重な機会です。準備不足のまま人事面談を進めてしまうと、評価者・被評価者ともに納得感を得られず、面談そのものが形骸化してしまう可能性があります。

まず、評価をする従業員の勤務状況や実績を事前に整理しておくことが重要です。評価シートの内容を確認し、その従業員の目標数値と達成率、日常の業務態度、チームへの貢献度など、定量・定性の両面から情報を集めましょう。また、過去の面談記録も参照し、前回のフィードバックがどのように実行されたかを確認することも重要です。

さらに、評価者自身が会社の評価基準や昇給・昇格のルールを改めて把握しておくことも欠かせません。社員から制度に関する質問があった際に、的確に答えられるかどうかで信頼度が大きく変わってきます。

また、面談で使用する資料やデータの準備もしておきましょう。数字や実績を示す資料があると、客観性が高まり、被評価者も評価の根拠を納得しやすくなります。場合によっては、直属の上司だけでなく他部門の関係者の意見も参考にすることで、より多角的で公正な評価が可能になります。

2. 事前に目的を共有する

次に人事評価面談の目的を事前に従業員にしっかりと伝えるようにしましょう。目的を共有しないまま、面談当日に評価結果を伝えると、従業員が受け身な姿勢になってしまう可能性があります。

「評価を伝えることがゴールではなく、今後の成長や活躍のために一緒に考える時間である」と事前に目的を伝えることで、面談のトーンや雰囲気が大きく変わります。従業員も「評価される場」から「対話を通じて前向きなヒントを得る場」として面談を捉えるようになり、より建設的な話し合いができるようになります。

3. 評価結果を伝える

次に実際に人事評価面談を実施し、評価結果を伝えましょう。ここで重要なのは、ただ「S評価」「B評価」といった結果を伝えるだけではなく、従業員にとって意味のあるフィードバックを意識することです。具体的にはその評価に至った根拠を明確かつ具体的に伝えることが重要になります。

たとえば「チームへの貢献度が高かったからA評価」という説明だけでは曖昧すぎます。どのような行動が貢献につながったのか、数値で示せる部分はデータとともに伝える、定性的な成果は具体的なエピソードを添えるなど、納得感を得るための工夫が求められます。

また、評価が思わしくなかったときは、特に伝えるときに注意が必要です。否定的な伝え方になってしまうと、従業員のモチベーションが低下してしまうリスクがあります。「ここができていなかった」と伝えるのではなく、「この部分は今後さらに伸ばせる余地がある」と前向きに伝えることで、成長のチャンスとして受け止めてもらいやすくなります。

一方、好評価の場合でも油断は禁物です。高い評価を得たことが現状維持を意味するのではなく、さらなるステップアップの土台であることを伝え、次の成長目標に意識を向けてもらうことが大切です。

また、評価者である上司自身の言葉で伝えることが何よりも重要です。用意されたテンプレートを読み上げるだけでは、従業員に対して真摯さや誠意が伝わりません。たとえ言葉がつたなくても、自分の言葉で伝えることで、信頼関係を築くきっかけになります。

4. 今後の課題と目標をすり合わせる

評価結果をフィードバックしたあとは、できる限り面談の中で、今後の課題や目標をすり合わせるようにしましょう。このステップでは、従業員の業務上の課題や本人が感じている困難を具体的に引き出すことが求められます。

そのため上司が一方的に課題を決めつけるのではなく、双方向の対話によって、従業員自身が自覚している課題や改善点を話しやすい雰囲気を作ることが重要です。たとえば、「最近どの業務に難しさを感じていますか？」といったオープンクエスチョンを活用することで、本人の内省を促しやすくなります。

また、課題の共有だけでなく、その解決に向けた目標を一緒に設定することも大切です。このときの目標は、業務の成果に直結するものだけでなく、スキルアップや行動変容といった成長を促す目標も含めると効果的です。具体的には、「次回のプレゼンでは構成を他部署にも共有しフィードバックをもらう」など、実行可能かつ測定しやすい目標に落とし込むことで、従業員自身が進捗を実感しやすくなります。

5. 面談内容を記録し共有する

最後に面談内容をしっかりと記録し共有するようにしましょう。このステップは人事評価面談を成功させるためにも重要なステップです。面談中に会話した内容を記録しておかないと、後々「言った・言わない」のトラブルが発生したり、せっかく決めたアクションが実行されないといった問題が発生してしまいます。

面談の内容を記録するときは、ただ話をした内容を箇条書きにするのではなく、「評価結果」「フィードバック」「共有した課題」「設定した目標」「次回アクション」などの項目ごとに整理するとあとから確認がしやすくなります。

これらの記録を必ず従業員にも共有し、共有された記録を本人が確認した上で、納得感を持って内容を受け取ることは、面談の透明性を高めると同時に、目標達成に向けた責任感の醸成にもつながります。場合によっては、本人からのコメント欄を設けることで、相互の合意形成をより確実なものにすることもできます。

また面談の記録は、次回の評価や異動、昇格の参考資料としても活用できます。日々の成長の蓄積として、従業員一人ひとりのキャリアの足跡を残す役割も果たすため、単なる「面談メモ」として軽視せず、戦略的に活用することが人材育成の質を高めるポイントとなります。

とはいえ、実際には複数名の評価面談を実施する必要があり、その人数分の記録をまとめるのはかなり大変な作業です。AI議事録ツールを活用すれば、これらの面談内容の記録を自動でAIがまとめてくれます。AI議事録ツールについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

人事評価面談を成功させるための3つのポイント

人事評価面談の目的と進め方について理解したところで、次に人事評価面談を成功させるためのポイントを3つに分けてご紹介します。実際に人事評価面談を実施するときはぜひ参考にするようにしましょう。

1. 評価の根拠を具体的に伝える

人事評価面談を成功させるためには、まず「なぜその評価になったのか」を具体的に伝えることが重要です。評価の根拠が曖昧なまま伝えられると、従業員は納得できず、かえってモチベーションが低下する恐れがあります。たとえば「業務に対する姿勢が良かった」という抽象的なフィードバックではなく、「月初にトラブル対応を迅速に行い、他チームとの連携を円滑に進めたことでプロジェクトが予定通り完了した」といった、具体的な行動や成果に基づいて説明することが重要です。

また、評価は定量的な指標と定性的な観点の両面から行うことが望ましく、それぞれの根拠を明示することで納得感が高まります。例えば「売上目標の達成率」「アンケートのスコア」などの数値的データに加えて、「チーム内での情報共有の質」「後輩育成への貢献」といった定性的なポイントも評価に含まれることを伝えると、よりバランスの取れた面談になります。

さらに、面談を通じて評価基準自体への理解を深めてもらうことで、今後の行動の指針にもなります。「どこを目指せば評価が上がるのか」が明確になることで、従業員は自らの改善行動をとりやすくなります。

2. 成長と改善に焦点を当てる

人事評価面談では評価結果をフィードバックをするだけで、終わってしまうと前向きな意味を持ちづらくなります。そこで重要になるのが、過去の評価を踏まえつつ、今後の成長や改善にフォーカスを当てた対話を行うことです。

たとえば、評価の低かったポイントに対してただ指摘するのではなく、「どうすれば改善できそうか」「次回までにどのような取り組みをしてみるか」といった、改善に向けた具体的なアクションを一緒に考える姿勢が大切です。このように建設的な議論を通じて、従業員にとっての学びや成長の機会を作り出すことができます。

また、高評価を受けたポイントについても「なぜその行動が評価されたのか」「今後どう応用できるか」といった視点でフィードバックを行うと、従業員の強みの再認識やスキルを伸ばすことにもつながります。単に弱点を補うだけでなく、強みをどう伸ばすかという観点を持つことで、面談を成功させるためには必要不可欠です。

3. 信頼関係を築く姿勢を持つ

大前提、人事評価面談は「評価を伝える」というとてもセンシティブな面談です。そのため信頼関係を築く姿勢を持つことは人事評価面談を成功させるためにも重要なポイントです。

まず基本となるのが、相手の話に耳を傾ける姿勢です。上司のほうから一方的に話すのではなく、「この点について自分ではどう感じているか？」「何か困っていることはないか？」など、従業員の内面に関心を持って対話を進めることで、対等なコミュニケーションが生まれます。

また、評価結果そのものに対する質問や異議が出た場合でも、否定せずにまずは受け止める姿勢を見せることが重要です。「そう感じた理由をもう少し教えてください」といった柔らかい聞き方で、相手の意図や背景を理解しようとする姿勢が信頼を高めます。

人事評価面談で注意したい3つのポイント

次に人事評価面談で注意したいポイントについて3つご紹介します。

1. 感情的なフィードバックを避ける

人事評価面談において最も避けるべきことの一つが、感情的なフィードバックです。面談の目的は、「評価結果のフィードバック」「成長機会の提供」「モチベーションの向上」です。そのためには建設的な対話を行うことが重要になりますが、評価者の感情が先行してしまうと、評価が主観的に伝わったり、相手に不快感や不信感を与えてしまうリスクがあります。

たとえば、「なんでいつもそうなんだ」や「あなたにはがっかりだ」といった表現は、本人の人格を否定するような印象を与えかねません。その結果、従業員は面談の内容を素直に受け止められず、防御的になったり、モチベーションを低下させる要因となります。

感情を抑えるためには、事前に評価内容を整理し、自分自身の感情が入り込んでいないかをチェックすることも効果的です。感情的な言葉が入っていないか、フィードバックの意図が伝わる表現になっているかを確認しましょう。

加えて、感情を抑えることは「冷たい」ことではありません。むしろ、相手にとって受け入れやすく、建設的なフィードバックを行うために必要な配慮です。伝え方ひとつで、面談の成果は大きく変わるため、冷静で客観的な姿勢を常に意識するようにしましょう。

2. 相手の話を遮る・聞き流す

人事評価面談は一方通行ではなく、双方向のコミュニケーションです。評価である上司が一方的に話し続け、従業員の話を遮ったり、聞き流したりする姿勢は、面談の本質を損ないます。

従業員の話をきちんと聞くことには、大きく2つの意味があります。1つ目は、従業員自身の振り返りや考えを引き出し、主体的な気づきを促すことです。2つ目は、評価者側が見落としていた事実や背景を知るきっかけとなることです。

たとえば、ある業務の進捗が悪かったとしても、そこには他部署との連携不足やツールの問題など、本人の責任だけではない理由があるかもしれません。従業員の話を丁寧に聞くことで、評価の公平性を保ち、納得感のある面談につながります。

話を聞く際には、相手の話を遮らないことはもちろん、うなずきやアイコンタクト、あいづちを使って「聞いています」という姿勢を示すことが重要です。また、話の内容を要約して返すことで、理解の確認と信頼の醸成にもつながります。

もし時間に制約がある場合でも、聞き流すのではなく「その話はあとで詳しく聞かせてください」といったフォローを入れることで、誠意を伝えることができます。面談は従業員にとっても緊張の場です。話をしやすい雰囲気づくりを意識し、双方向の対話を大切にするようにしましょう。

3. 評価結果だけを伝える

人事評価面談でありがちなミスのひとつが、評価結果の通知だけで面談を終えてしまうことです。この面談で終わってしまうと、従業員は「なぜその評価になったのか」「次はどうすれば良いのか」が分からず、不安や不満が残ってしまいます。

評価面談はただ評価結果をフィードバックする場ではなく、従業員の成長を支援する機会です。そのためには、結果だけでなく、過程と今後に対するフィードバックをバランスよく伝える必要があります。評価というセンシティブな内容だからこそ、相手の理解と納得を促す丁寧な説明が欠かせません。

まとめ

人事評価面談とは、定期的に行われる評価結果や、今後の目標設定、従業員のモチベーション向上を目的とした上司と部下の一対一の対話の場です。この面談を通じて、評価内容の透明性を高めるとともに、組織の方針と個人のキャリアビジョンのすり合わせを行うことができます。

人事評価面談には「評価結果のフィードバック」「成長機会の提供」「モチベーションの向上」という主な3つの目的が存在します。もちろん企業によっては、他の目的が存在するケースもありますが、これから人事評価面談を実施する場合は、これらの目的に沿っているかを確認するようにしましょう。

本記事では目的以外にも人事評価面談の進め方や成功・注意するポイントについてご紹介しました。「そもそもの目的を整理したい」「どのように進めればいいか分からない」「もっと人事評価面談を上手く実施したい」とお悩みの方はぜひ本記事でご紹介した内容をもとに、よりよい人事評価面談を実践していきましょう。