2025.5.1

業務効率化とは？向いている業務や達成するためのアイデア10選を紹介

この記事でわかること

業務効率化に向いている作業・向いていない作業
業務効率化の5つのステップ
業務効率化を実現するアイデア10選

コロナ禍以降、リモートワークや働き方改革が推進された影響で、業務の見直しや改善を課題として挙げている企業も多いのではないでしょうか？業務の見直しや改善をすることで、業務の効率化が進んでいきます。

業務を効率化することは

時間的なコストの削減
働く従業員のモチベーション向上
生産性の向上

などメリットが考えられますが、一言に「業務効率化」と言っても企業ごとにそれぞれ抱えている課題は異なり、どこから取り組み始めるか、頭を悩ませることもあるのではないでしょうか。

本記事では、どうすれば業務効率化ができるのか、その具体的なポイントやアイデアと、業務効率化に役立つ便利なツールについても解説していきます。

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業務効率化とは？

業務効率化とは、日頃行っている仕事の作業量を減らしたり、作業スピードを上げることで、文字通り業務を効率化することを指します。ですが、これだけでは、どうすれば業務効率化ができるのか、あまり実感が湧かないでしょう。

業務効率化を進めるときに重要なのは、業務をおこなっていく上での「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて、それらを省いていくことです。現在の作業の長所ではなく、あえて短所に注目することで、どうすればもっと楽に、速く作業ができるかがわかりやすくなります。

現在の業務が抱えている課題に注目することで、より効率よく業務を進められる環境を整えていきましょう。

業務効率化の3つのメリット

業務を効率化することには、下記のようなメリットがあります。

1. 生産性の向上

業務効率化の過程で、

ツールの導入による時間的コストの削減
業務フロー上の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、省いていくこと

などによって、生産性が向上します。それによって、これまでは人的リソースがなく、できなかった業務を回せるようになったり、重要なタスクに集中できる環境が整い、業務の質の向上につながり、その結果、利益率が上がります。

2. 従業員のモチベーションの向上

業務効率化によって人材不足の解消や、長時間労働の改善に繋がります。それによって、残業時間が軽減され、従業員にとってストレスの少ない働きやすい環境になります。従業員のモチベーションがあがると、離職率が下がり、長期雇用を継続しやすい環境になります。

3. 時間的なコストの削減

これまで手作業でおこなっていた業務をツールなどを使って自動化したり、作業の無駄な部分や課題を可視化したりすることで、時間的なコストを削減できます。これによって上記の生産性の向上・従業員のモチベーション向上にも繋がり、好循環を期待することができます。

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業務効率化に向いている業務

業務効率化に向いている業務は、「定型的・繰り返し作業が多い」「判断をほとんど必要としない」「マニュアル化・自動化しやすい」「業務量が多く、属人化していない」といった特徴があります。

具体的には、以下のような業務です。

経費精算の処理
データ入力・集計
備品管理や在庫管理
定期的な報告資料の作成（フォーマットが決まっているもの）
顧客への定型メール送信

業務効率化に向いていない業務

業務効率化に向いていない業務は、「創造性や専門的な判断が求められる」「一件ごとに対応方法が異なる」「対人コミュニケーションを伴う」「試行錯誤や臨機応変な対応が必要」といった特徴があります。

具体的には、以下のような業務です。

顧客クレーム対応
新規企画の立案・プレゼン作成
営業商談や打ち合わせ
人材育成や面談
コンテンツ制作
採用面接・候補者の選定

ただ、業務効率化に向いていない業務でも、補助ツールを利用して部分的に効率化することは可能です。

業務効率化の5つのステップ

では、実際に業務効率化をするにあたって、効率化する業務の決定から振り返りまでを含めた、一連の業務効率化のステップをご紹介します。

1. 日頃の業務の無駄を洗いだす

まずは、現在行なっている業務に対して、どの程度の時間や工数がかかっているのか、業務フローを可視化しましょう。可視化することで、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」が洗い出され、現在抱えている課題が明確になります。

課題が明確になれば、それに対して具体的にどう改善していけば良いか、考えやすくなるでしょう。

2. 業務効率化の優先順位を決める

課題が明確になったあとは、業務を改善していく優先順位を定めます。ここでのポイントは、業務改善の緊急性や必要性はもちろん、課題解決までの難易度も併せて考えていくと良いでしょう。

課題解決までの難易度が高いものから手を付けてしまった場合、時間や手間がかかり、効率化が進まずに頓挫してしまう危険性や、現場の抵抗を受けやすい可能性もあります。

難易度が低く、かつ課題解決による効果の大きいものから取り組むと良いでしょう。また、前述の業務効率化に向いている作業か否かも考慮に入れましょう。

3. 改善策の検討をし、スケジュールを立てる

優先順位が決まったら、具体的な改善策を検討しましょう。

手順としては、課題に対する解決方法をいくつか洗い出し、それぞれの実現可能性や効果を比較検討します。改善策が固まったら、いつ・誰が・どのように取り組むかを明確にしたスケジュールを作成します。

無理のない実行計画を立てることで、現場の混乱を防ぎ、スムーズな業務改善が進められます。関係者との合意形成や事前の説明も重要なポイントです。

もし改善策が思いつかないようであれば、業務効率化のための10のアイデアをぜひ参考にしてみてください。

4. スケジュールに則って業務を効率化する

立てたスケジュールに基づいて、実際に業務の改善を進めていきます。

業務効率化の実行段階では、進捗管理をしっかり行い、必要に応じて柔軟に対応策を修正していくことが重要です。修正する際は、現場の声を拾いながら、無理なく修正するようにしましょう。

また、途中経過を可視化することで、取り組みの成果を実感しやすくなり、関係者のモチベーション維持にもつながります。

5. 振り返りを行う

業務改善を一通り実施したあとは、必ず振り返りの時間を設けましょう。

実際に取り組んだ改善策がどの程度効果を発揮したか、当初の課題が解決されたかを評価します。また、現場からのフィードバックを受けることで、改善の副作用や想定外の課題も見つかることがあります。

こうした振り返りを通して、次回以降の改善活動の精度が高まり、継続的な業務効率化につなげることができます。

業務効率化のための10のアイデア

ここからは、業務を効率化するために具体的に何をすべきか、10個のアイデアを改善策の種類ごとに分けてご紹介します。改善策が思いつかない場合は、ぜひ参考にしてみてください。

1. 業務設計・標準化

1-1. マニュアルとフローチャートの作成で業務クオリティを統一

業務を行う人によって、業務のスピードや品質に差が出ないように、マニュアルやフローチャートを作成しましょう。マニュアルには業務のやり方やルールを、フローチャートには業務全体の流れと進め方を記載しましょう。

ここでのポイントは、誰が見ても理解しやすいマニュアルやフローチャートを作成することです。これにより、作業が進めやすくなり、また、業務のクオリティが統一化されます。

1-2. データベースを作成

プロジェクトを進めていく中で、チームが見つけた情報をデータベースにまとめることで、情報の管理や検索を一元化することができ、業務のさらなる効率化や、引き継ぎの円滑化が期待できます。

特に部署やチームを跨いだ連携が必要な場合、情報が集約されていないと、どこに情報があるのかを探す必要が出てきてしまいます。顧客情報や製品情報、また先ほどご説明したマニュアルなどの業務情報をデータベースに集約し、スムーズな情報管理を行えると良いでしょう。

1-3. テンプレートを導入

報告書、議事録、メール文面、申請書類など、繰り返し使用する書式をテンプレート化するのも、一つの手です。

テンプレートを導入することにより、作成時間を短縮できるだけでなく、記載漏れや表現の揺れも防ぐことができます。特に、新入社員や異動者が業務に早く慣れるためのサポートにも活用できます。

テンプレートは状況に応じて定期的に見直し、最新の業務ルールやフォーマットに合わせて更新するようにしましょう。また、テンプレート集を社内共有ドライブにまとめておけば、誰でもすぐに利用できる状態を作れます。

2. 業務管理・進捗管理

2-1. タスク進捗を可視化

マニュアルやフローチャートの作成により、業務を達成する上で必要な手順や、工数・期間などが具体化されたら、これらをまとめたタイムラインを作成し、タスク進捗を管理します。この際、いかに直感的にわかりやすいタイムラインを作ることができるかが鍵になります。

プロジェクトの規模が大きい場合や、複数の部署を跨いだ連携が必要な場合など、進捗状況をまとめることが難しい場合は、プロジェクト管理ツールやガントチャートなどの自動ツールを導入し、タスク進捗の可視化を達成すると良いでしょう。

2-2. 優先度付のルールを作成

業務の優先順位を明確にするルールを設定することで、時間とリソースを最適に配分できます。

たとえば「緊急度」と「重要度」の2軸でタスクを分類する方法が有効です。これにより、重要かつ緊急なタスクから着手し、重要性の低いタスクに余分に時間を割くリスクを防げます。

ルールを設定したら、個人だけでなくチーム全体で共有し、共通認識を持って運用することが大切です。また、優先順位は状況によって変化するため、朝や週の初めに定期的に見直し、柔軟に対応できる体制を作ることもポイントです。

3. コミュニケーション・チーム連携

3-1. 定例ミーティングの開催

定例会議の開催により、チーム内で情報を効率的に共有し、認識のズレを防ぐことができます。この際、時間が無駄にならないようにするためのルールを設けておくことが重要です。

たとえば「1回30分以内」「報告事項は事前共有」「課題と提案を持ち寄る」などのルールを設ければ、会議の生産性を高めることができます。

特にリモートワークが増えている環境では、顔を合わせる機会を確保することで、チームの一体感やモチベーション維持にもつながります。議事録を簡潔にまとめて共有する運用も効果的です。

3-2. チャットツールの導入

プロジェクトを進める上で、同じチームのメンバーが目標や問題意識を共有できているか、誰かがトラブルを抱えていないかなどを確認・管理するためにも、メンバー間での円滑なコミュニケーションは必須です。

チャットツールを導入することで、情報共有のスピードと透明性を向上させられるだけでなく、円滑なコミュニケーションを実現することができます。

ツール導入後は、「使い方のルール」を整備し、情報の分散や見逃しを防ぐようにしましょう。また、ちょっとした雑談もできる場を設けることで、チームの心理的安全性を高め、風通しの良い組織文化づくりにも繋げることができます

コミュニケーションツールについて知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

4. 業務改善・振り返り

4-1. 業務終了後にフィードバック・改善策立案

業務が終了した後は、目標に対して業務がどれだけ達成できたのか、業務がどれだけ適切・円滑に行われたかなど、業務を量的・質的に分析します。利益率や売上高などの財務指標はもちろん、業務指標やKPI(主要業績評価指標)などの指標も、業務の達成度を測るデータとして有効です。

これらのデータをもとに業務の問題点や課題を洗い出した後は、それを解決するための改善策を作成します。この一連の流れを徹底することで、業務の効率化・円滑化を達成することができます。

4-2. 業務日報の作成・共有

5. 業務自動化・IT活用

日頃の業務の中で、繰り返しが多いものや単純作業のものは、自動化することで業務の効率化が進みます。例えば、勤怠管理や給与計算、日々の会議の議事録作成などです。これらを自動化するためには、システムやツールの導入を検討しましょう。

具体的なツール例で言うと、

オンラインストレージサービス
タスク管理サービス
チャットツール
オンライン会議サービス
勤怠管理ツール
議事録自動作成ツール

などが挙げられます。

システムやツールの導入は、業務の効率化だけでなく、ペーパーレスが進んだり、タスクの共有や管理がしやすくなり、業務の進捗状況が可視化される点が大きなメリットです。費用対効果やセキュリティ面、また自社の現状に対する必要性など併せて、導入時は慎重に検討しましょう。

業務効率化ができるおすすめツール3選！

業務効率化のためのポイントのひとつとして、システムやツールの導入をご紹介しました。議事録作成、勤怠管理、請求書の作成や発行、タスク進捗管理など様々な業務がありますが、それらを業務を効率化するツールを導入する際は、導入しやすいかつ関係者が多い（業務効率化のインパクトが大きい）ものから優先順位をつけて導入を進めることをお勧めいたします。

今回は、優先順位の高い、

議事録作成を自動化するツール
タスク管理を効率化するツール
日程を自動調節してくれるツール

の3つについて、それぞれ一つずつご紹介します。

1. 議事録作成を業務を効率化するAI議事録ツール

日々行われる会議には、議事録作成が必須です。なぜなら、決定事項の共有や、会議の振り返りなどに必要となるからです。しかし、会議の時間が長時間にわたる場合、比例して議事録作成にかかる時間も増えます。この作業を効率化してくれるのが「AI議事録ツール」です

AI議事録ツールとは

「AI議事録ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

議事録の作成 / 編集
議事録の共有
議事録の管理

と議事録作成以外の工程も効率化することが可能です。

では、具体的に、AI議事録ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。

「AI議事録ツール」導入の3つのメリット

1. 会議内容を自動で文字起こし

ツールが自動で文字起こしすることにより、議事録作成作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。また、会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。

また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。

2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで１画面で完結

AI議事録ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。

議事録を作成する工程では、

ICレコーダーで録音する
Wordでメモをとる
ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す
Word清書する

といった風にツールをあちこち行き来することになります。AI議事録ツールを使用すれば、これらの工程を１つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。

3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる

AI議事録ツールでは下記の作業を自動化できます。

文章の生成：要約の生成（議事録のたたき台や要旨の作成）

文章の抽出：要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出

文章の構成：話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一

様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。

AI議事録ツールについて、機能や選ぶポイントなど、より詳しく知りたい方は、こちらの参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：AI議事録作成ツール6つの選び方とおすすめ3選！活用事例もご紹介

スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破しているAI議事録ツールです。議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋AIパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
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2. タスク管理を効率化するツール

業務や進捗の可視化を行いたい場合には、タスク管理ツールがおすすめです。タスク管理ツールとは、業務やプロジェクトにおけるタスクを整理・共有・進捗管理するためのツールです。

個人のToDo管理だけでなく、チーム全体で「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを可視化できるため、業務の抜け漏れや重複を防ぎ、業務を効率化することができます。

ツールによって機能は異なりますが、主にタスクの作成や割り当て、スケジュール管理、進捗情報の追跡、コメント機能やチャット機能によるコミュニケーションサポートなどが行えます。

タスク管理ツールについて、さらに詳しい機能や多くの種類のツールを比較したい方は以下の記事も併せてご覧ください。

参考記事：【目的別】おすすめのプロジェクト管理ツール16選！価格・運用環境の比較あり

ここでは、タスク管理でおすすめなツールを一つご紹介いたします。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは、誰が業務を担当しているのか、業務の進捗はどうなっているのかなど、簡単にタスクの管理ができるサービスです。シンプルなデザインで、直感的に業務の状況を確認することができるため、納期遅れやタスク漏れなどを防ぐことができ、多くの大手企業・機関で導入されています。

Backlogの特徴

業務の担当者・期日・進捗状況がすぐに確認できる
シンプルなデザインで直感的な操作が可能
スペース課金制のため、利用人数が増えても料金はそのまま

サービスサイトURL

3. 日程を自動調節するツール

日程を人力で調整していると、アポイントメントなどの予定を立てた際、漏れや会議とのダブルブッキングなどのヒューマンエラーが発生することがあります。これらは業務効率や、取引先との信頼関係を悪化させる可能性があるため、注意が必要です。

そこでおすすめなのが、日程を自動調節するツールです。従来の「候補日を複数挙げてメールでやり取りする」ような非効率な方法を省き、手間なく、迅速にスケジュールを確定できます。

ここでは、そんな日程調整ツールを1つご紹介します。

Spir

引用：Spir

Spirは、チームメンバーの空き時間をAIが自動で管理し、アポイントなどの日程調節を行ってくれます。予定の漏れがなくなることはもちろん、自分と相手の両方が最短で空いている日時を、瞬時に確認することができるため、日程調節のためにかかる時間を大幅に削減することができます。

Spirの特徴

チームメンバーの空き時間をAIが自動で管理
サイト内で日程調整が完結するため、日程調節のための電話・メールが不要
3人までなら無料で使える