業務効率化ツールおすすめ18選｜目的別に比較・失敗しない選び方を解説
この記事でわかること
- 業務効率化ツールとは
- 業務効率化ツールで得られるメリット
- 目的別業務効率化ツールとその選び方
業務効率化ツールは、目的を明確にして選ばなければ、導入しても効果が出にくいのが実情です。会議や情報共有に時間がかかっている、作業が属人化しているなど、企業ごとに抱える課題は異なります。
本記事では、業務効率化ツールを目的別に整理し、どのツールから導入すべきかが分かるように解説します。ツールの種類や特徴、おすすめ18選に加え、失敗しない選び方も紹介するので、自社に合ったツールを判断するための参考にしてください。
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結論：業務効率化ツールは「目的別」に選ぶのが失敗しない
業務効率化ツールは、目的を明確にせずに導入すると失敗しやすいのが実情です。なぜなら、「業務効率化」と一口に言っても、企業ごとに抱えている課題が大きく異なるからです。
たとえば、
- 会議が多く、議事録作成や情報共有に時間がかかっている
- 社内の情報が散在し、必要な資料や決定事項を探すのに時間を取られている
- タスク管理が属人化し、進捗が見えづらい
- 単純作業が多く、本来やるべき業務に集中できない
といったように、「何を効率化したいのか」によって、選ぶべきツールはまったく異なります。そのため、業務効率化ツール選びで最も重要なのは「目的別に考えること」です。 ツールの機能や知名度から選ぶのではなく、
- どの業務に
- どんな無駄が発生していて
- それをどう改善したいのか
を整理したうえでツールを選ぶことで、導入後の失敗を大きく減らせます。
実際、会議や情報共有の非効率を課題に感じている企業では、「業務効率化ツールを導入したものの、現場で使われなかった」というケースも少なくありません。これは、課題とツールの目的が噛み合っていないことが原因である場合がほとんどです。
本記事では、こうした失敗を防ぐために、業務効率化ツールを「目的別」に整理し、自社に合ったツールを判断できる構成で解説していきます。
業務効率化ツールとは？導入で解決できる課題
業務効率化ツールとは、日々の業務にかかる時間や手間、無駄な作業を減らし、生産性を高めるためのツールの総称です。
単なる作業スピードの向上だけでなく、
- 情報共有の円滑化
- 業務の属人化防止
- ミスや手戻りの削減
- 判断・意思決定の迅速化
といった点にも大きく貢献します。多くの企業では、次のような課題を背景に業務効率化ツールの導入を検討しています。
- 会議や打ち合わせに時間を取られすぎている：会議が増えるほど、議事録作成や情報共有の負担も増えがちです。結果として、「会議の内容が十分に活用されていない」「決定事項が正しく共有されていない」といった問題が発生します。
- 情報が分散し、必要なものがすぐに見つからない：チャット、メール、ファイル共有ツールなどに情報が分散すると、 「どこに何があるのか分からない」「過去の経緯を追うのに時間がかかる」といった非効率が生まれます。
- 業務が属人化している：特定の担当者しか分からない業務やノウハウが増えると、 引き継ぎや業務の拡張が難しくなり、組織全体の生産性が下がります。
- 単純作業や手作業が多い：定型的な入力作業や転記作業が多いと、本来注力すべき業務に時間を割けません。
業務効率化ツールは、こうした課題をツールの力で仕組み化し、継続的に改善するための手段です。重要なのは、「業務効率化ツールを入れること」自体が目的にならないようにすることです。このあと紹介するツールの種類やおすすめ一覧では、どの課題に対して、どのツールが有効なのかを分かりやすく整理していきます。
目的別｜業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールと一口に言っても、その種類は多岐にわたります。企業が抱える課題や目的に応じて最適なツールは異なります。ここでは、代表的な6つのカテゴリに分けて、それぞれの特徴や活用シーンを解説します。
AI議事録ツール
AI議事録ツールは、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、要点を自動で整理・抽出してくれるツールです。ZoomやGoogle Meetと連携することで、オンライン会議でも簡単に導入できます。
主なメリットは、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減できる点です。従来は誰かが会議中にメモを取り、その後テキストに起こすという手間がありましたが、AIが自動で処理することで業務のスピードと正確性が向上します。また、発言者ごとの記録が残るため、責任の所在も明確になります。
さらに見逃せないのが、聞き漏れや誤解を防げるという点です。あとから記録を見返すことで情報の確認や再共有が容易になり、チーム間の認識のズレも減少します。特にハイブリッド勤務が普及した現代では、出席できなかった社員への情報共有にも役立ちます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスクの可視化・進捗の管理・スケジュールの調整・メンバー間のコミュニケーションを一元管理できるツールです。
複数のタスクが並行して進行する現代の業務環境では、各担当者の進捗状況や全体の進行具合を一目で把握することが求められます。プロジェクト管理ツールを活用することで、作業の抜け漏れや遅延を防止し、円滑な業務進行を実現できます。
また、タスクに対してコメントやファイル添付ができる機能により、情報のやり取りも効率化されます。さらに、ガントチャートやカンバン方式といった視覚的な管理方法が用意されており、マネジメント層から現場まで幅広く使いやすいのも特徴です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社員同士のやり取りを円滑にするためのチャット・通話・ビデオ会議・ファイル共有機能などを備えたツールです。
従来のメール中心のやり取りでは、レスポンスの遅延やスレッド管理の煩雑さが課題でした。コミュニケーションツールを導入することで、リアルタイムかつ簡潔なやり取りが可能となり、情報伝達のスピードが格段に向上します。
また、チャンネル（部門・プロジェクトごとのトピック）ごとに会話を分けることで、情報の整理や後からの検索もしやすくなります。加えて、スタンプやリアクション機能など、ライトなやり取りが可能となることで、組織内の風通しが良くなるという副次的効果も見逃せません。
業務自動化ツール（RPA）
RPA（Robotic Process Automation）は、人が手動で行っていた定型作業をソフトウェアロボットが代行するツールです。Excelのデータ集計、受発注処理、請求書の発行など、ルールに基づく繰り返し作業を自動化できます。
業務自動化ツールの最大の利点は、「人間の時間」をより創造的な業務に振り分けられることです。単純作業から解放されることで、生産性の向上だけでなく、社員のモチベーション維持や離職防止にもつながります。
さらに、作業スピードの大幅な向上とエラーの削減が可能です。RPAは24時間365日稼働できるため、人員不足の対策や繁忙期のリソース補填にも有効です。ツール選定の際は、ノーコードで設定できるタイプもあるため、現場主導で導入できる点も魅力的です。
顧客管理ツール（CRM）
CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客とのやり取りや商談履歴、問い合わせ内容などを一元管理し、営業・マーケティング活動を効率化するためのツールです。
特に顧客の情報を部門横断的に共有することで、営業とマーケティング、サポート部門の連携がスムーズになります。これにより、見込み顧客のフォローアップやリピーターの育成など、売上に直結する活動がより戦略的に実行できます。
加えて、顧客の傾向を分析することで、ニーズに合わせた提案やキャンペーンの実施が可能になります。ツールによっては、メールマーケティングやスコアリング機能を備えたものもあり、営業プロセス全体を強化できる点が魅力です。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、紙で行っていた業務（契約書の締結、稟議、書類の保管・共有など）をデジタル化するためのツールです。代表的な例としては、クラウドストレージ（Google DriveやDropbox）、電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSign）などがあります。
これらのツールを使うことで、印刷・郵送・ファイリングにかかるコストと手間が削減されるのはもちろん、検索性の向上やセキュリティ対策の強化も図れます。また、リモートワークが当たり前となった現代においては、どこからでも書類にアクセスできる環境が重要です。
このように、目的別に業務効率化ツールを選定することで、自社の課題を的確に解決し、全体最適な業務プロセスを構築することが可能になります。
おすすめの業務効率化ツール18選
ここからは、おすすめの業務効率化ツールを18種類ご紹介いたします。目的別に分類した各ツールの種類ごとに3つずつピックアップして、それぞれのツールの特徴などをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。
AI議事録ツール3選
1. Otolio（旧：スマート書記）
引用：Otolio
Otolioは使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。
この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なOtolioの機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。
Otolio（旧：スマート書記）の特徴
- 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
- 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
- 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ
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2. Notta
引用：Notta
Nottaは、音声認識AIを活用して会議や録音データから高精度な文字起こしと自動要約を提供するAI議事録ツールで、Web・モバイルアプリ・Chrome拡張など多様なデバイスに対応し、会議内容のテキスト化・要点整理・翻訳・検索・共有までを効率化できます。約98％以上の認識精度を実現し、話者別・タイムライン表示やカレンダー連携、自動翻訳などの機能を備えることで、議事録作成工数の大幅削減と情報活用をサポートします。
Nottaの特徴
- 多様なデバイスでリアルタイム文字起こしができ、要約や話者分離、編集・検索まで一通りそろっている
- 翻訳機能を備え、海外との会議でもそのまま議事録化・共有ができる
- カレンダー連携や共有機能で議事録作成から配布までの流れをスムーズにできる
3. Rimo Voice
引用：Rimo Voice
Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。1時間の音声を５分で文字起こしできます。音声や動画記録から文字起こししたい方におすすめです。
ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。
Rimo Voiceの特徴
- 日本語に特化したAIで自動文字起こし
- テキストと音声がシンクするスライダー機能
- AIが10秒で要約も作成
プロジェクト管理ツール3選
1. Asana
引用：Asana
Asanaは、世界190カ国100万以上のチームに利用されているプロジェクト管理ツールです。タスク・時間管理はもちろん、ゴール設定やポートフォリオ作成機能などさまざまな機能を備えており、プロジェクトの進行状況や目標との差を瞬時に理解することができます。
さらには、Googleはもちろん、MicrosoftやZoom、Slackなど、ビジネス上で使えるさまざまなオンラインツールとの連携ができるのも強みです。
Asanaの特徴
- 世界190カ国100万以上のチームに利用されている
- 豊富なオンラインツールと連携可能
- 個人向けプランから企業向けプランまで豊富な料金プラン
2. Trello
引用：Trello
Trelloは、世界数百万を超えるユーザーに使用されているプロジェクト管理ツールです。ユーザーインターフェースはシンプルで分かりやすい点が特徴です。カンバンボードと同様のTrelloボードによって、プロジェクトの計画から作業終了までの各ステップを細分化して管理できます。ブラウザ上の利用のみならず、モバイルアプリ、デスクトップアプリに対応しています。
Trelloの特徴
- シンプルでわかりやすいユーザーインターフェース
- Trelloボードでプロジェクトの各ステップを細分化して管理可能
- ブラウザ、モバイル、デスクトップどこでもシームレスに機能
3. CrowdLog
引用：CrowdLog
Crowdlogは、累計導入社数800社以上のプロジェクト管理ツールです。損益管理機能があることが特徴で、プロジェクトごとの原価管理・損益管理ができます。工数管理に特化していて、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携・同期することで、工数入力がそれぞれのカレンダーからも行えます。
CrowdLogの特徴
- 損益管理機能あり
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーから工数入力可能
- ７日間の無料トライアルあり
コミュニケーションツール3選
1. Slack
引用：Slack
Slackは、働く時間や場所にとらわれず、チーム・ツール・顧客・パートナーとスムーズに連携して仕事を進められる拠点のようなメッセージツールです。社内の中でもプロジェクトや部署ごとにチャンネルを分けたり、社外の人も招待したチャンネルを作成したり、また、チャットだけでなくクリックひとつで音声やビデオですぐに会話をすることもできます。
Slackの特徴
- 人・プロジェクト・アプリ・AIが一元化されたツール
- 2,600個以上のアプリと連携できて、既に使用しているツールをさらに活用できる
- セキュリティ対策も豊富
2. TUNAG
引用：TUNAG
TUNAGは、スマホひとつで組織を強くするための豊富なDX機能がオールインワンになったツールです。社内コミュニケーション機能はもちろんのこと、スマホで見れるマニュアルやテスト機能を搭載していることが特徴で、人材教育を効率化して早期戦力化を実現してくれるツールです。組織課題に合わせてアプリ内で最適な取り組みを自由にカスタマイズできる点が魅力です。
TUNAGの特徴
- スマホで見れるマニュアル機能で人材教育を効率化
- 組織の課題に応じてカスタマイズできる活用方法
- 管理画面から報告・申請・アンケート集計に加えて、人事データも可視化・分析可能
3. ovice
引用：ovice
oviceは、仮想オフィスツールです。オフィス勤務とリモートワークが混在している会社でも、仮想オフィスツールを使えば、まるで同じ会社内で仕事をしているように、ちょっと隣の人に質問する、話しかける、といったことができます。今何をしているのか、誰と話しているのか、会議中なのか、社外にいるのか、スタッフの状況がひとめでわかるところが特徴です。
oviceの特徴
- オフィスとリモート勤務で分かれていても気軽に声掛けができる
- 助成金や補助金を活用してコストを抑えた導入が可能
- 約4,000社の導入実績あり
業務自動化ツール3選
1. WinActor
引用：WinActor
WinActorは、NTTの研究所で生まれた純国産RPAツールです。人の手で行われる Windows PC での業務の手順を「シナリオ」として記憶して、同じ操作を何回でも繰り返し実行することができます。全国にある販売代理店が、業務コンサルから導入支援、シナリオ作成支援等、多種多様なサービス・サポートに対応してくれます。PC１台でのスモールスタートから、大規模導入まで幅広く対応してくれるところも特徴です。
WinActorの特徴
- NTTの研究所で生まれた純国産RPAツール
- 全国にある販売代理店が多種多様なサービス・サポートに対応
- PC１台でのスモールスタートから、大規模導入まで幅広く対応
2. Automation Anywhere
Automation Anywhereは、単純な反復作業を自動化してくれるRPAツールです。例えば、給与計算・見積作成・経費申請・顧客管理・在庫管理・お問い合わせ対応などの業務の中でも単純で反復的な作業をAIやロボットが代わりに行なってくれます。クラウド型ツールですが、コンプライアンスを実現するために、厳格にデータは暗号化されるため、セキュリティ面も安心です。
Automation Anywhereの特徴
- 単純作業をAIやロボットで自動化
- クラウド環境で、いつでも誰でもロボットを作成可能
- 安心のセキュリティ
3. RoboTANGO
引用：RoboTANGO
RoboTANGOは、繰り返し発生するPCの定型業務を自動化できるRPAツールです。Excelやシステムへの入力・更新作業、データの加工や集計作業など、これまで手作業でおこなっていた作業を自動化できます。1つのライセンスを複数のPCで共有でき、低価格で利用できるため、スモールスタートが可能です。導入前から充実したサポート体制で、初めてツールを導入検討している方でも安心です。
RoboTANGOの特徴
- 低価格でスモールスタートが可能
- 導入前から手厚いフォローでサポート体制◎
- 初心者にもやさしいRPAツール
顧客管理ツール3選
1. Salesforce
引用： Salesforce
Salesforceは、営業・カスタマーサポート・メール配信の機能がオールインワンになったCRM、すなわち顧客管理ツールです。AIが搭載されており、AIが見込み客の選定してくれたり、過去の実績データを元に優先すべき案件を教えてくれたり、お客様ごとの興味・関心内容に合わせたメールを自動作成してくれたりなど、機能が豊富です。
Salesforceの特徴
- 予測AIと生成AIを活用して売上を高められる
- クラウドベースの顧客管理ソフトウェア
- 従業員の生産性向上とお客様満足度向上を実現できる
2. Mazrica
引用：Mazrica
Mazricaは、営業DXを推進するために、誰でも使いやすいという点に重きを置いた営業支援ツールです。そのため、UIがわかりやすい、見やすい点はもちろんのこと、ツールに関する不明点を問い合わせる際のサポート体制も充実しています。また、多様なツールとも簡単に連携できるため、すでに使用しているチャットやメールツールなどと連携してシームレスに業務を効率化できます。
Mazricaの特徴
- 誰にでも使いやすく、導入後の使いにくい問題を防ぐ
- マーケティング・セールス・分析に特化。AI機能で効率化。
- 充実した機能と安心のセキュリティ対策
3. esm（eセールスマネージャー）
引用：esm
esmは、顧客情報管理（CRM）機能、営業支援（SFA）機能を備えたツールです。顧客情報を一元管理し、一貫性のある顧客対応が実現できるため、情報の属人化を解消したり、顧客関係維持を強化できます。また、営業支援機能によって営業プロセスを見える化したり、マーケティング・オートメーション機能で既存の顧客だけでなく、見込み客の獲得実現もサポートしてくれます。
esmの特徴
- AIの力を活用して業務効率化
- 顧客・名刺・案件軸などで商談の履歴管理も可能
- ユーザー93.8％が絶賛する充実したサポートサービス
ペーパーレス化ツール3選
1. クラウドサイン
引用：クラウドサイン
クラウドサインは、契約の締結から契約書の管理まで可能にしてくれるクラウド型の電子契約サービスです。従来の紙媒体での契約書のやりとりの場合、契約締結までの作業に数日要していたところを、大きくスピードアップできます。ペーパーレスで経費削減は勿論、事務作業にかかっていた人的コストの削減も実現できます。
クラウドサインの特徴
- ペーパーレスで金額的コストと人的コストを削減
- 契約締結まで大幅にスピードアップ
- 外部サービスとの連携も可能で導入・操作がスムーズ
2. sansan
引用：sansan
sansanは、名刺のデータを蓄積・共有・活用して、営業力を強化してくれる名刺管理ツールです。ツールで名刺をデータ化することで、社員ひとりひとりがそれぞれ管理していた顧客情報を、組織として蓄積し、正確な顧客情報を社内で共有できるようになります。紙の名刺だけでなく、デジタル名刺やメールの署名から取得した顧客情報も一元管理できるのが特徴です。
sansanの特徴
- 名刺を99.9％の精度で正確にデータ化
- デジタル名刺やメールの署名から取得した顧客情報も一元管理
- 同一人物の名刺データを人物単位でまとめて管理できる
3. カミナシ
引用：カミナシ
カミナシは、帳票のデジタル化ツールで、日々のチェックリスト・作業日報・点検記録などの書類をペーパーレス化できます。食品製造業や機械製造業などの製造業だけでなく、飲食店、宿泊施設、物流やアパレルなど、幅広い業種で活用されています。操作はシンプルかつ直感的にでき、記録の抜け漏れやミスがあるとアラート表示されたりなど、ヒューマンエラーを防ぐこともできます。
カミナシの特徴
- 管理者の確認工数95.8％削減
- 作業ミスを98.3％削減
- 記録はクラウド管理、オンライン上で承認も可能
業務効率化ツールの失敗しない選び方
業務効率化ツールは、正しく選べば大きな効果を発揮しますが、選び方を誤ると「導入しただけで使われない」「逆に手間が増えた」といった失敗につながりがちです。ここでは、導入時によくある失敗を踏まえながら、失敗しないための選定ポイントを解説します。
1. ツールが使いやすいかどうか
業務効率化ツール選びで最も重要なのが使いやすさです。よくある失敗として、「高機能だから」と導入したものの、操作が難しく現場に定着しないケースがあります。
実際に使う社員が直感的に操作できるUIであるか、マニュアルを見なくても基本操作が分かるかを確認しましょう。また、初期設定や導入が簡単で、スムーズに使い始められるかも重要です。
導入前には、デモ版や無料トライアルで実際の業務を想定した操作確認を行うことをおすすめします。
2. 既存のシステムと連携できるか
次に確認すべきポイントは、既存システムとの連携性です。便利そうに見えても、他ツールと連携できず、手作業が増えてしまうのはよくある失敗です。
API連携の有無や、チャットツール・管理システムなどとの連携実績、データのインポート／エクスポート機能を確認しましょう。業務全体の流れを見渡し、「導入後にどの作業が減るのか」を具体的にイメージすることが重要です。
3. セキュリティ対策は万全か
業務効率化ツールでは、機密情報を扱うケースが多いため、セキュリティ対策の確認は必須です。使いやすさや価格を優先し、セキュリティ要件を十分に確認しないまま導入してしまうのは避けるべき失敗です。
通信の暗号化、アクセス権限管理、バックアップ体制に加え、ISO27001やSOC2などの認証取得状況も確認しましょう。また、自社のセキュリティポリシーに適合しているかも事前にチェックしておく必要があります。
4. サポート体制は充実しているか
最後に重要なのが、導入後のサポート体制です。導入後にトラブルや不明点が出た際、十分なサポートが受けられず運用が止まってしまうケースも少なくありません。
日本語対応の有無や問い合わせ方法、対応時間帯に加え、FAQやマニュアルなど自己解決できる情報が用意されているかを確認しましょう。さらに、導入支援や初期設定サポートなど、定着を支援する体制があるツールであれば、安心して運用を続けられます。
まとめ｜抱えている課題を解決するのに最適な業務効率化ツールを導入しよう！
業務効率化ツールは、単に「作業を簡素にするソフト」にとどまらず、企業の成長に直結する重要なツールと言えます。時間やコストを削減しつつ、チーム全体の生産性を向上させるだけでなく、情報共有や勤務環境の改善により、従業員のモチベーションにも良い影響を与えます。
これまでに紹介したように、業務効率化ツールは目的や課題に合わせて多種多様に存在します。例えば、会議内容を自動で記録してまとめてくれるAI議事録ツールや、プロジェクトの進行を一元管理できるプロジェクト管理ツール、さらにはルーチンワークと組み合わせて協業体制を構築しやすくするコミュニケーションツールもあります。
また、これらのツールは単独で使うのではなく、企業の現行のシステムや他のツールとの連携を考慮して選ぶことで、さらに大きな効果を発揮します。特にデータの連携と保存、そして情報の流通性は、長期的に要求される構築スキルと言えるでしょう。
業務効率化ツールを選ぶときは、導入直後から使用できるようなわかりやすさ、そして長期的に使えるサポート体制も重要な要素です。課題を明確にし、それを解決してくれる最適な業務効率化ツールを見つけましょう。
Otolioは議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計6,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「Otolio」をお試しください。
よくある質問とその回答
Q. 業務効率化ツールは、何から導入するのがおすすめですか？
最も時間や手間がかかっている業務から導入するのがおすすめです。
会議が多い、情報共有が煩雑、単純作業が多いなど、課題が大きい業務からツールを導入すると、効果を実感しやすくなります。複数のツールを一度に導入するのではなく、目的を一つに絞ることが失敗を防ぐポイントです。
Q. 中小企業や少人数のチームでも業務効率化ツールは必要ですか？
はい、むしろ中小企業や少人数チームほど効果を実感しやすいケースが多いです。
人手が限られている組織では、会議や情報共有、タスク管理の非効率がそのまま負担になります。操作が簡単で、初期コストを抑えられるツールから導入することで、無理なく業務効率化を進められます。
Q. 無料の業務効率化ツールでも十分に効果はありますか？
業務内容によっては、無料ツールでも十分に効果を得られます。
ただし、機能制限やサポート範囲、セキュリティ面には注意が必要です。まずは無料プランやトライアルで使用感を確認し、業務に定着しそうであれば有料プランへの切り替えを検討すると安心です。
