DX

人事DXとは?具体的な進め方やよく起きる課題も解説

人事DXとは

「人事DXを進めたいけど、どのように進めればいいか分からない」「そもそも人事におけるDXとはなにかピンときていない」「人事のDXはなぜ必要なのか」と人事におけるDXについてお悩みの方も多いと思います。

近年、企業の成長戦略として、DX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みが加速しています。その中でも、人事領域におけるDX、つまり「人事DX」は企業の競争力を強化し、より良い働き方を実現する上で必要な役割を果たします。

本記事では人事DXの基本的な概念から、人事DXを進めるメリットや進め方についてご紹介します。人事DXにお悩みの方はぜひ記事をご覧ください。

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人事DXとは

人事DXとは言葉のとおり、人事部門におけるDXのことを指します。人事DXを深く理解するためにも、まずは「DX」とはなにかをご紹介します。

そもそもDXとは

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、単なるデジタル化ではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織の在り方を根本から変革することを指します。日本では経済産業省が以下のように定義しています。

DXの定義は次のとおりとする。「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

出典:経済産業省『デジタルガバナンス・コード3.0』p.2

単にデジタルツールを導入するのではなく、競争上の優位性を確立することを目的としているため、一部門だけが取り組むものではなく、企業全体で取り組む必要がある活動です。

さらに詳しく知りたい方は以下の記事でも解説していますので、ぜひご覧ください。

参考記事:DX(デジタルトランスフォーメーション)の定義とは?押さえておきたい3つの用語も解説

人事におけるDXとは

DXは企業全体が業務そのものや企業文化、風土を変革して、競争上の優位性を確立することでした。人事部門は採用、育成、労務管理など多くの業務を担当しますが、それら業務の効率化やデータを活用しながら、より戦略的な人材マネジメントやより良い働き方を実現する取り組みを指しています。

DXの定義と同様に、単なる業務効率化を目指すものではなく、組織全体を変革していくことが重要になります。

人事のことを「HR」と呼ぶこともあるため、「HRDX」と呼ばれることもあります。

人事DXが必要な3つの理由

そもそもなぜ人事DXが必要なのでしょうか。ここでは人事DXが必要な理由を3つご紹介します。

1. 人事部門が幅広い業務を担当している

人事部門は採用、育成、評価、報酬管理、勤怠管理など、多くの業務を担当しています。またこれらの業務の中でも、データを更新するなど反復的に行われる業務も多く、今までのように紙やエクセルなどの管理のまま行っていると、情報の分散や更新の遅れが発生し、業務効率化が大幅に低下してしまいます。

組織がさらに成長していくためにも、戦略的でクリエイティブな業務に時間を割くことが重要になりますが、人事DXを推進することで、反復的な業務を自動化・効率化することができ、削減した時間を戦略的な業務にあてることが可能になります。

2. 人材の獲得競争が激しくなっている

近年、少子高齢化の進行や労働市場の変化によって、益々優秀な人材を採用するのが難しくなっています。そのためより最適化されたオファーを求職者に送るなど、戦略的な採用活動をしていくことが重要になりますが、候補者のやり取りといった反復業務を続けていくと、どうしてもその時間を確保するのが難しくなります。そのため人事DXで業務の自動化や効率化を行っていくことが必要になります。

また人事DXを推進し、データを活用して社内人材の適性やスキルセットを分析し、社内業務のミスマッチを減らしていく、つまり人材の適性配置をしていくことも必要になってきます。

優秀な人材を採用するのが難しくなっている以上、優秀な人材を採用するためにより戦略的に活動していくことと、社内の優秀な人材が活躍できる仕組みを人事DXを通して実践していくことが重要です。

3. データドリブンの意思決定が必要になっている

企業を経営するうえで、データにもとづいた意思決定の重要性が高まっています。これら人事領域でも例外ではなく、組織を成長させるために従業員のパフォーマンスやエンゲージメントを正確に把握して、客観的なデータにもとづいた判断をしていくことが必要不可欠です。

また今までの人事評価は、上司の主観的な評価に依存するケースも多く、評価の公平性や一貫性に課題がありました。人事DXを推進していくことで、スキルや評価履歴、業務パフォーマンス、社内外での行動データなどをデジタル化し、より客観的で公平な評価をしていくことも重要です。

人事DXを推進する3つのメリット

人事DXの必要性を理解したところで、次に人事DXを推進することでどんなメリットがあるのかをご紹介します。一番のメリットは組織が変革し、競争上の優位性を確立されることですが、より詳細なメリットについてご紹介します。

1. 業務効率化が実現でき、より戦略的な業務に集中できる

さきほどもお伝えしているとおり、人事領域は採用活動、労務管理、給与計算、評価制度の運用など、多くの業務が存在しています。特に、勤怠管理や給与計算といった反復業務は、手作業で処理する場合、大きな時間と労力が必要になってきます。これらの反復業務を人事DXを推進していく過程で、デジタルツールを導入し、自動化・効率化していくことで、業務の効率化を図ることが可能になります。

業務の自動化によって削減できた時間を、従業員のスキルアップのための研修の設計や、効果的な人材配置の検討など、より戦略的な業務にあてることができ、組織全体の生産性向上に繋げることが可能になります。

2. 人材データを活用することで、より適切なマネジメントができる

 人事DXを推進することで、従業員に関する情報をデジタルで一元管理することが可能になります。今までは評価シートや研修履歴などの従業員の情報が個別のファイルや紙で管理されていましたが、これらは必要は情報を探し出すだけでも大きな手間がかかってしまいます。

これらのデータを一元管理し、そのデータを活用することでパフォーマンスが低い従業員に対する適切なフォローアップや、ハイパフォーマーを育成するための施策を打つことが可能になります。さらにデータがあることで、「なんとなくこういう性格だから、こういう部署が向いていそう」といった主観で判断していたことも、既存の活躍している人材のスキルデータを分析し、近しい人材を配置するといった、精度の高い人材配置も可能になります。

こうしたデータにもとづいた公平な評価や判断は従業員のモチベーション向上にも繋がるため、人事DXを進めていくことは重要になります。

3. 採用のミスマッチを減らすことができる

企業が成長し続けるためにも、適切な人材を確保することは必要不可欠ですが、人事DXを推進すると採用のミスマッチを減らすことも可能になります。

今までは求職者のスキルや適性を面接担当者が主観で判断していたため、採用後にミスマッチが発生することが少なくありません。人材DXを推進することで、データを活用して社内の優秀な人材のキャリアパスや業績データを分析し、それらの共通点を抽出することで、自社に適した人材の条件を明確化することができます。

さらに生成AIを活用して、求職者の履歴書や過去の業務経験を自動解析し、自社に最適な人材をリストアップするなど、今までとは違う採用活動を実現することできるため、これらによって採用のミスマッチを可能な限り減らすことが可能になります。

人事DXを推進するうえでよく起きる3つの課題

人事DXは競争上の優位性を確立するためにも組織を変革していくことが重要になるため、想定以上に上手くいかないことも珍しくはありません。ここではそんな人事DXを推進していくうえで、よく起きる課題を3つご紹介します。

1. 人事領域以外にデータが存在しデータを活用できない

人事DXを推進するうえで、人材に関するデータが人事部門以外に分散してしまい、必要なときにデータを活用できないという課題があります。たとえば、各部門で異なるツールで従業員のデータを活用しているといったように、勤怠データは労務部門が管理しているといったようなケースです。

これらの課題を解決するためにも、データ統合の仕組みを構築したり、共通して活用するデジタルツールを導入し、必要な入力箇所を統一するといった明確なルールを設定するなど、データを横断的に活用できるような仕組みを構築していくことが重要になります。

2. 人事領域以外の従業員が協力してくれない

データを横断的に活用できる仕組みを構築したとしても、そもそも現場の人が協力をしないとデータは蓄積されません。そのため社内周知が十分でないと、現場がデータの重要性を理解せず、適切なデータが蓄積されないという問題が発生してしまいます。

これらの課題を解決するためにも、全社的な意識改革が必要になります。まず経営陣や各部門長に人事DXの重要性を理解してもらい、それを現場に伝えてもらうことも大切になります。またデータ入力の負担をシンプルにするなど、負担が少ない仕組みを作ることで、各部門も協力しやすくなります。

さらに重要性だけではなく、そのデータ活用のメリットを伝えることも必要です。「データを適切に入力することで、より公平な評価が可能になる」「スキルデータが充実することで、適切な研修や昇進の機会が提供できる」といった具体的なメリットを示すことで、従業員の意識を高めることができます。

3. デジタルツールの導入が目的になっている

人事DXに限らず、営業DXなど他の部門におけるDXでもよく見られる課題ですが、デジタルツールの導入自体が目的化していまい、十分に活用されないままになってしまうケースがあります。

企業が新しいデジタルツールを導入したとしても、現場の担当者は今までどおりの作業に慣れており、結局新しいツールを活用せず、結局今まで通りの管理に戻ってしまうと、せっかくの投資も無駄になってしまいます。

導入前に「なぜ導入するのか」「どのように活用すれば業務が改善されるのか」といった目的を明確化し、必要であれば従業員に対して研修やワークショップを実施して、実業務で活用できる環境を整えることも重要です。

導入後も、定期的に活用状況を確認しながら、フィードバックを取り入れて改善をし続ける仕組みを構築することも大切です。

人事DXの進め方4ステップ

ではよくある課題に陥らないためにも、どのように進めていけばいいか迷っている方も多いと思います。そこでここでは人事DXの進め方を4つのステップにわけてご紹介します。

1. 人事DXの目的を明確にする

人事DXを成功させるためには、まず目的を明確化することが重要になります。さきほどのよくある課題でもお伝えしましたが、目的がないと単にデジタルツールを導入するだけで終わってしまうという課題に直面してしまいます。

これを回避するためにも、人事DXが企業の人事戦略や経営目標とどのように結びついているのかを明確化することが必要です。たとえば「従業員のエンゲージメントを向上させ、離職率を下げる」という目的を決め、この目的達成のために従業員の声をリアルタイムで収集し、分析できるツールを導入し、課題の早期発見と解決に繋げるといった形で、目的を明確にします。

目的があることで、単なるツール導入にとどまらず、企業の課題に沿った人事DXを推進することが可能になります。

2. 現状を把握し課題を特定する

目的を明確化したあとは、その目的を達成するために、一番解決しなければいけない課題を特定する必要があります。ここで注意しなければならないのは、定量データだけで現状を把握するのではなく、従業員へのヒアリングを行い定性的な意見を組み合わせながら課題を特定することが重要になります。

定量データは客観的に課題の傾向を数値で把握することはできますが、なぜその課題が発生しているのかという背景まで把握することはできません。そこで定性データを組み合わせることで定量データでは見えにくい課題の本質を掴むことが可能になります。

また現場の意見を聞くことで、「会社が人事DXに取り組んでいる」という取り組みを伝えるというメリットも存在します。何もヒアリングがされず、ただトップダウンで自分の業務が変わってしまうと従業員が非協力的になってしまうなど別の課題が生まれてしまう可能性がありますが、これらを防ぐためにも定性データの収集を実施するようにしましょう。

3. 課題を解決するためのロードマップを策定する

課題を特定したら、そのあとは解決するためのロードマップを策定していきます。ロードマップには課題を解決するために導入すべきデジタルツールやプロセス、関係者の役割、予算計画、スケジュールなどを具体的に記載していきます。

特にデジタルツールが現場で活用されるためにいつどのようにサポートするのかはロードマップを策定する中でも重要な要素です。現場でデジタルツールが全く活用されないと、意味がありません。人事DXは多くの部門を巻き込みかつ現場にも対応してもらうことが多いため、しっかりと体制をつくることを念頭にロードマップを策定するようにしましょう。

4. 人事DXを実行し、改善を繰り返す

最後に策定したロードマップに沿って、実行をしていきましょう。ここで重要なのは継続的な改善を行うことです。というのも、人事DXは運用を続けながら最適化していくことが求められます。

データの活用状況を定期的に確認し、必要に応じて追加の機能を導入したり、別のツールと連携するなど、人事DXの効果を最大限に引き出すためにも、PDCAサイクルを回しながら改善を繰り返していくことが必要不可欠です。

まとめ

企業の成長戦略として、DX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みが加速しています。本記事ではその中でも、人事領域におけるDX、つまり「人事DX」について解説しました。

人事DXは企業の競争力を強化し、より良い働き方を実現する上で必要な役割を果たします。本記事で紹介したように、いきなりデジタルツールを導入するのではなく、人事DXの目的を設定するなど、本記事で紹介した進め方やよくある課題を参考に、人事DXを進めていきましょう。

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この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

エピックベース株式会社が運営する「スマート書記」のブログ編集部です。議事録や文字起こし、生成AIやAIエージェントに関するノウハウなど、企業が業務効率化を実現し、さらにはDXを推進するための情報をお届けします。

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