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採用DXとは?成功させるためのポイントや必要性について解説

採用DXとは

「採用DXって言葉を聞いたことあるけど具体的にどんな活動なのか分からない」「採用DXを進めたいけど、どう進めればいいか分からない」「採用DXって結局どんなメリットがあるの」とお悩みの方も多いと思います。

近年DX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉が浸透していますが、多くの企業がDX推進に取り組んでいます。その中でも採用活動におけるDXは採用に関するデジタルツールも普及していることから注目されています。

本記事ではそんな採用活動におけるDXの必要性やメリット、進め方についてご紹介します。採用DXにお悩みの方はぜひ記事をご覧ください。

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採用DXとは

採用DXとはなにかをご紹介する前に、そもそもDX(デジタルトランスフォーメーション)とはどういう意味なのでしょうか。日本では経済産業省や総務省がDXを定義していますが、経済産業省では以下のように定義しています。

DXの定義は次のとおりとする。「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

出典:経済産業省『デジタルガバナンス・コード3.0』p.2

このようにDXとは「データとデジタル技術を活用して、会社を変革し競争上の優位性を確立する」取り組みを指しています。この取り組みの中でも採用計画の立案、募集活動、応募者の選考や内定者のフォローなどの採用活動におけるDXが採用DXです。

つまり採用DXとは、「多岐にわたる採用活動にデータとデジタル技術を活用して、採用業務や組織、企業文化に変革を起こし、競争上の優位性を確立すること」といえます。

採用DXが必要な3つの理由

そもそも採用DXはなぜ必要なのでしょうか。インターネットの普及により消費者のニーズが変化している、少子高齢化問題に対応するためにもDXの取り組みが重要性が増していますが、ここでは採用DXが必要な理由について3つのポイントからご紹介します。

1. 採用市場が変化している

近年、日本の労働市場では深刻な人手不足が続いています。そのため企業はいままで以上に人材確保のために工夫が求められる状況になっています。特に地方や専門職では採用が困難になり、企業間の競争が激しくなっています。

今までのように求人広告を出し、応募者を面接、内定を出すという流れでは優秀な人材を採用できなくなっており、採用活動においてもデータを活用した戦略的な採用が必要不可欠になっています、

2. 人材のミスマッチをなくす必要がある

人手不足が深刻化する中で、企業がせっかく採用した人材が早期退職してしまっては、企業の労働力不足はさらに加速してしまいます。この問題は採用プロセスにおいて、求職者と企業の間で期待値のギャップが生まれたり、提供または求めるスキルのすり合わせができていなかったりすることで生まれてしまいます。

これらの問題を解決するためにも採用DXが重要になります。たとえば、適性検査のデータを活用し、求職者の志向やスキルセットを詳細に分析し、企業との相性を事前に測ることが可能になります。また、過去の採用データから定着率の高い人材の特徴を把握し、より適した採用基準を設定するなど、データを活用することで、この問題を未然に防ぐことが可能になります。

3. 今まで以上に戦略的な採用業務に取り組む必要がある

採用活動には、求人広告の作成や応募者への連絡、管理や面接の調整や対応、選考結果の通知や内定後のフォローなど、多くの幅広い業務に対応しなければいけません。特に応募者が多い場合や、採用ニーズが何度も変化する企業では、採用担当者の負担が大きくなってしまいます。

この状況を解決するためにも、採用DXの推進が有効です。たとえば採用管理ツールを導入することで、応募者の情報を一元管理し、選考プロセスの進捗をリアルタイムで把握することができます。このように時間がかかっていた業務プロセスを可視化したり、自動化することで業務負担を減らすことで、ターゲットとなる人材の特性分析、候補者の体験向上施策の検討など、採用活動の質を向上させるための業務に集中することが可能になります。

人材不足が深刻化する中で、採用活動の量ではなく質を向上させなければ、他の企業との競争に負けてしまう可能性があるため、採用DXの推進は必要不可欠になっています。

採用DXを進める3つのメリット

では採用DXを進めると具体的に企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。採用DXを推進することで得られる3つのメリットをご紹介します。

1. 採用戦略の精度が上がる

採用DXを推進することで、応募者のデータを蓄積、体系的に管理することが可能になります。そうすることで、今までは応募者の履歴や面接評価で振り返りが難しかったものが、データを活用して振り返りができるようになり、より精度の高い採用戦略の立案が可能になります。

その他にも応募者のエントリー経路や興味を持ったコンテンツのデータを分析することで、より効果的な求人広告の掲載や採用ブランディング戦略の見直しも可能になります。たとえば、過去のデータから特定のSNSや求人サイトの応募数が多ければ、そこの投資を強化したりと、より多くの適切な人材を集めることもできます。

このように採用DXを推進することで、データを活用してより効果的な採用戦略を構築することが可能になります。

2. 採用のミスマッチを減らすことができる

採用データをもとに今までは分からなかった応募者の性格や価値観、行動特性を客観的に分析し、候補者と企業がどのくらいマッチしているのかを可視化することが可能になります。

たとえば適性検査の結果をもとに、「チームワークを重視している文化に合うか」「リーダーシップが求められるポジションに適しているか」などを分析し、より適切な人材を選定することで、入社後のミスマッチを減らすことが可能になります。

いままでは履歴書や面接の情報のみで判断することが多いですが、採用DXを推進し、データを活用することで、採用のミスマッチを防ぐことが可能になります。

3. 戦略的な業務に集中することができる

採用活動には求人票の作成や応募者の対応、選考結果の通知など、繰り返し発生する業務が多く存在します。採用DXを推進することでこれらの業務を自動化・効率化することができるため、自社とマッチする人材の定義を設定するなどより戦略的な業務に集中することが可能になります。

たとえば、過去のデータから自社にマッチする人材を分析し、AIでマッチする履歴書をスクリーニングし、適性の高い候補者のみをピックアップするなどの業務も効率化できます。

採用活動では年々人材獲得の難易度が上がっています。この問題に対応するためにもより戦略的な採用活動が求められますが、採用DXを推進することで、既存の反復的な業務を自動化・効率化し、削減できた時間を戦略的な業務に集中させることが可能です。

採用DXを成功させるための3つのポイント

採用DXは単にデジタルツールを導入すれば成功するものではありません。とにかくデジタルツールを導入したが、活用されないまま採用DXが頓挫してしまうケースもあります。そこでここでは採用DXを成功させるためのポイントを3つご紹介します。

1. 採用DXの目的を明確にする

採用DXを成功させるためには、まず目的を明確にすることが必要不可欠です。陥りがちなケースとしては、目的を明確化せずにデジタルツールの導入が目的となってしまい、導入したものの、活用されない、また振り返りもなされないまま失敗に終わってしまうことがあります。これを防ぐためにも、目的の明確化が重要です。

たとえば「事業を成長させるために、多様な人材の獲得と受け入れ体制を強化」という目的など、デジタルツール導入ではなく、自社の状況に合わせた目的を設定するようにしましょう。

2. 自社の採用課題を特定する

目的を達成するために、自社の採用活動でどこが課題になっているのかを特定します。「なんとなく採用活動が上手くいかない」のようなふわっとした課題ではなく、具体的な課題を設定することが重要です。

たとえば応募者の数が少ない母集団形成の課題、採用プロセスに長く時間がかかりすぎている業務効率化の課題、入社後の早期退職率が高い採用後のフォローの課題のように、具体化していきます。

データを活用しながら採用課題を可視化し、定量と定性の両方の側面から分析することで、どこの課題を解決すれば、目的を達成できるかを考えることで採用DXの進め方が決定します。

3. デジタルデータを活用する基盤を整える

採用DXは「多岐にわたる採用活動にデータとデジタル技術を活用して、採用業務や組織、企業文化に変革を起こし、競争上の優位性を確立する」活動のため、データとデジタル技術の活用が前提となっています。そのためデジタルとデータを適切に活用できる基盤を整えることが重要です。

現場の担当者が上手くデータを活用できない、そもそもデータを扱うルールが決まっていないなどの状態が続くと、データに意味はありません。活用してより良い意思決定やプロセス変革まで実行することが採用DXです。

データの蓄積・整理・分析の仕組みを整え、活用できる状態にして、採用DXの効果を最大化していきましょう。

採用DXのよくある3つの課題

成功のポイントを3つご紹介しましたが、採用DXを進めていくと、様々な課題に直面する企業も少なくありません。ここでは採用DXを進める中でよく見られる3つの課題についてご紹介します。

1. 社内でデータを構築・活用できる人材がいない

採用DXを実現させるためには、データを活用した意思決定が必要不可欠です。ただ多くの企業ではそもそも採用データを適切に扱える人材が不足しており、せっかく蓄積したデータを活用しきれないケースが見られます。

データを活用する文化が根付いていない企業では「データを見て何をすればいいか分からない」といった声が上がることもあります。そのため経営陣や採用担当者がデータ活用の重要性を理解し、専門知識を持つ人材を採用したり、社内で活用できるように研修を実施して育成するなど、企業全体でフォローしていくことが重要です。

2. データが分散してしまい活用ができない

採用DXを推進していくうえで、データの一元管理は非常に重要です。ただし現場では応募者の情報が複数のツールに分散して蓄積されており、データを活用しづらい状況になっているケースもあります。

たとえば、応募者のデータはデジタルツールで管理しているが、面接の評価はエクセルやスプレッドシートで管理しているなどのケースも珍しくありません。こうした状況では、データを統合して分析するのが難しくなり、採用活動全体のパフォーマンスが下がってしまいます。

これを解決するためにも「データの一元管理」の徹底が重要になります。デジタルツールを導入する前にAPI連携ができるのかやデータ統合をサポートするツールを活用することで、採用データをスムーズに活用できる環境を整えることができます。

3. 採用組織の抵抗感が強い

データを活用するために、データを蓄積していくことが重要です。そのためにも現場の従業員の協力が必要不可欠ですが、多くの企業が「社内の抵抗感」という課題に直面します。特に今までアナログなやり方で採用を進めてきた企業ほど、採用DXに関する反発が大きくなりがちです。

「データで人材を評価するのは冷たく感じる」「人間の直感や経験が最も重要だ」という今までの考え方が根強い場合もあります。このような抵抗感を解消するためにも、採用DXの目的を明確にし、採用組織の全員が納得できる形で進めることが重要です。たとえば採用DXを進めることで、今までの業務負担が軽減される、応募者の体験が向上し採用ブランディングに繋がるなど、具体的なメリットを伝えると理解を得やすくなります。

いきなり抵抗感をすべてなくすことはできないですが、採用DXの成功事例を毎回共有するなど、積み重ねによって採用DXの抵抗感を徐々に和らげるようにしましょう。

まとめ

採用DXは「多岐にわたる採用活動にデータとデジタル技術を活用して、採用業務や組織、企業文化に変革を起こし、競争上の優位性を確立する」取り組みです。採用市場の変化により採用DXの必要性は高まっていますが、これらの変化に対応していくことが重要になります。

採用DXを推進していくためにも、まずデジタルツールを導入するという手段に走るのではなく、採用DXを通して実現したい目的を明確化すること、課題をしっかりと特定すること、データを活用するためにも基盤を整えていくことが採用DXを成功させるポイントです。

本記事で紹介した内容を参考に、採用DXを進めていきましょう。

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この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

エピックベース株式会社が運営する「スマート書記」のブログ編集部です。議事録や文字起こし、生成AIやAIエージェントに関するノウハウなど、企業が業務効率化を実現し、さらにはDXを推進するための情報をお届けします。

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