重要な会議だけでなく、新たな利用シーンが生まれて業務効率化を促進

能登半島のちょうど中ほどに位置する、石川県七尾市。約2年前からスマート書記をご利用いただいています。今回は、当時の課題や導入背景、また自治体ならではの導入時のお困りなどを、デジタル戦略室の水戸（すいど）さまにお伺いしました。

企業名

石川県七尾市役所

業種

自治体 ・公共団体

担当者名

デジタル戦略室 水戸 さま

七尾市について

石川県有数の温泉地和倉温泉を有する、里海里山に囲まれた街

石川県七尾市は、能登半島の中ほどにあり、海と山の豊かな自然に恵まれた街です。和倉温泉や、日本百名城の一つに数えられる七尾城跡を有し、観光業も盛んです。

その七尾市には、現在デジタル戦略室が置かれ、AIやRPAツールの導入などを通じ、業務効率化を目指した取り組みが進行しています。

今回お話を聞いた、水戸（すいど）さまは、そのデジタル戦略室で、電子申請の導入やキャッシュレス決済の導入など、窓口業務のデジタル化を推し進めていらっしゃいます。

インターネット上で利用でき、AIを使った業務改善が見込めたことが決め手

議事録作成支援ツールの導入を検討したきっかけは？

自治体では、年間を通じて、議会やそれに付随する委員会が開催されます。それらのほとんどで議事録を作成しており、それに多くの工数を費やしていました。

ちょうどそのタイミングで、業務効率化のためのRPAについて調べていたところAIを用いた議事録作成支援のツールがあることを知り、議事録の作成業務をもっと楽にできるのではないかと思い、検討にいたりました。

LGWAN対応のサービスではなく、インターネット上で動くスマート書記を導入した理由は？

他社のサービスも資料請求したりしたのですが、AIで文字起こししてくれて、音声の認識精度や機能などの改善が早そう、というのが決め手でした。

地方自治体だともしかしたら共感いただけるかもしれませんが、LGWANについては回線の速度が少々遅く、実運用に耐えられるかが不安でした。スマート書記は、インターネットを使ったサービスだったため、その不安もなく導入を決めました。

とはいえ、導入当初は庁内のインターネット環境やセキュリティの問題から、スマート書記専用のインターネットに接続する端末1台のみでの利用でした。しかし、現在はインターネットに直接接続できる端末が各課に配置されたため、多くの職員がスマート書記を活用しています。

コロナ禍で働き方が変わり、利用拡大。委員会だけでなく、各課で独自の利用法も

導入後、業務に何か変化がありましたか？

議会関連の議事録は、内容によって法令等に「議事録を残す」ことが定められているものがあります。今回、スマート書記を活用している委員会は議事録を残す必要のある会議です。そのため、作成にあたっては細かな「あー」「えー」などのフィラーと言われる音も正確に記録に残す必要があり、作成自体にとても時間がかかっていました。

スマート書記を導入してからは、文字起こしを自動でしてくれ、フィラーの削除のありなしも選べるので、その発言そのままの記録を作るのが、とても楽になったと思います。

利用者も増えてきている、と伺っています。何か利用浸透の取り組みをされてるのでしょうか？

一つのきっかけは、新型コロナウィルスの流行で、リモートワークができるように急ピッチに環境を整えたことです。インターネットにも接続できるリモートワーク対応端末が各課に配布され、庁内で研修をしたこともあり、スマート書記の利用も増えたのだと思います。

また、想定していなかった使い方も生まれています。

市では健康診断などで家庭訪問を行うのですが、そういった訪問をする職員は、日中に複数件回り、訪問後に全てのヒアリング内容をまとめて報告書を作成します。これまでは、訪問時のメモと記憶を頼りに作成していたそうなのですが、最近では、訪問中にICレコーダーで録音し、スマート書記で文字起こしすることで報告書の作成を効率化している、という事例も生まれています。

正確な議事録をイチから作らなくていい。圧倒的に楽に

他の自治体にスマート書記をおすすめするとしたら、どんなシーンでしょうか？

そうですね、やはり、1回の会議時間が長くなりがちで、文章を要約できない会議が多い、議会や委員会などでしょうか？イチから作成するのと比較しても圧倒的に楽になり、細かな修正のみに業務負担を軽減できます。

ぜひ、他の自治体さんでも使ってみてほしいですね。

七尾市のデジタル戦略室、という立場としても、庁内でさまざまシーンでの利用を促進して、デジタル化による業務効率化を進めていきたいと思います。

※本事例インタビューは、実際にスマート書記を利用して作成しています。