丁寧な議事録は情報の透明性を高め、さらなる信頼醸成の礎に

埼玉県幸手市に本拠地を構え、看護師・保健師・理学療法士などを育成する日本保健医療大学。毎年多くの看護師、保健師、理学療法士などを輩出しています。

今回は、学長室で大学運営に関わる業務に携わっていらっしゃる小野様に、スマート書記の導入背景や効果、また今後の期待などをお伺いしました。

目的

• 重要な会議の証跡を残す文化の定着
• 議事録作成の負担軽減

課題

• 会議時間の約7倍をかけて議事録を作成していた

効果

• 重要会議の詳細記録が残せるようになり、情報オープン化の第一歩に
• 議事録作成工数を約7割削減でき、大学をより良くするための業務に時間を割けるように

日本保健医療大学について

将来の優秀な看護師、保健師、理学療法士のために、きめ細やかな教育を提供

2017年の看護師国家試験合格者数では全国215大学中で32位（出典：朝日新聞出版「大学ランキング」）以内にランクインしており、多くの看護師を社会に輩出しています。

それは、トップレベルの学生だけを集めているわけではなく、看護師・理学療法士などを志す学生が、学びに集中し国家試験合格できるよう、個々にあわせて必要な多くのサポートを提供しています。

特に、教授陣は病院などでの臨床経験が豊富な方が多く、卒業後に現場で活躍できる看護師・保健師・理学療法士育成のため、基礎から実践まで、学生に寄り添った質の高い指導を受けられる環境も充実しています。

また、日本保健医療大学様では、新理事長、新学長就任を契機に大学運営の改革が始まっています。

今回お話を伺った小野様は、その改革のなかで学内・学外への情報をオープン化する取り組みなどを推し進めていらっしゃり、同時に、大学運営をより良くするために毎年必須の「自己点検評価」や数年ごと行われる「認証評価」に関係する業務をメインでご担当されています。

認証評価に必須の議事録作成にかかる工数は、会議時間の7〜10倍に及ぶことも

大学改革のなかで情報のオープン化を進めるにあたり、議事録の形態を大きく変更されたとお伺いしました。具体的にはどんな目的や変化があったのでしょうか？

大学の運営会議や教授会などで、これまでの決定事項メインの議事録から発言録型に大きく方向転換しました。

運営会議とは、大学などの教育機関で一般的なもので、理事会と大学をつなぐ会議体として位置付けられています。大学の運営方針や教育方針など、重要な議題が扱われることが多く、大学運営において必須の重要な会議です。

教授会も、医療・看護の専門家が話し合う場なので、当然専門用語も多いですし、こちらでも大学の教育方針など重要な議題が扱われます。

これらの重要な会議の内容を発言録として作成する文化を学内で定着させ、情報をオープンにすることは、学内での情報共有を徹底するためにも、また、第三者評価を義務付けられている大学にとって、外部から求められたときにすぐに詳細な記録を確認したり提示することができ、信頼や評価の向上につながります。

一方で、そのためには会議の発言内容をすべて記録する必要があり、1時間の会議の議事録がA4用紙15枚に上ることもありました。当時は、録音を聞きながら手作業で文字起こしをして作成しており、専門用語が多いときや議事録音声が聞き取りづらいときは、その作業に会議時間の7倍〜10倍をかけることもありました。

その影響で、日常業務が議事録作成で手一杯になってしまい、そんな状況を変えたくて、議事録作成を楽にしてくれるサービスを検討しました。

導入の決め手は、丁寧なサポート

他社のサービスなども比較検討されたのでしょうか？

はい、いくつか試してみました。他社サービスでも文字起こしの精度がそれほど変わらないものもあったのですが、「スマート書記」に決めたのは、商談での案内が丁寧だったことと、導入後もしっかりしたサポートを受けられることが一番のポイントでした。

また、まずは先述の会議での負荷軽減が目的ではありましたが、ゆくゆくは学内での活用も視野にあり、直感的に操作できることも決め手の一つになりました。

トライアルや導入はスムーズでしたか？

そうですね。スマート書記の使いやすさもありましたが、会議室での集音環境を良くするためのアドバイスをもらい、大きな会議室でも対応できる連結型の集音マイクを購入しました。そうしたところ、かなり録音の音質も上がり、文字起こしの精度も良くなりました。そういったところまで、考えて提案くださるのはありがたいです。

丁寧な議事録は情報の透明性を高める

工数削減だけでなく、情報のオープン化に向けても取り組みを進めているとのことでしたが、丁寧に議事録を作成することで、何か変化はありましたか？

スマート書記で工数をなるべくかけずに、丁寧な記録を残すことができるようになったので、情報のオープン化の第一歩の取り組みになっていると感じます。

昨年度から学長室に所属して、私自身も学長と話す機会や会議で発言する機会も増えましたし、学内のコミュニケーションが活発になったと感じます。だからこそ議事録を大事にしよう、という方針につながったのだと思います。

事務局として事前の議題整理や会議のまとめを作成するにしても、これまでは、議論された内容や、何かの決定に至る過程といったものが必ずしも十分に残されているとは言えない状態となっていました。それでは、第三者評価など、外部から決定事項の背景を求められたときに対応が難しくなってしまいます。

それが、詳細な発言録を作るようになって、いざという時にすぐに見返したり、求めに応じて開示したり、学内で共有できるようになり、情報のオープン化が進みました。

これにより、大学としての意思決定のプロセスや情報の透明性が高まり、信頼・信用につながると考えています。

議事録作成の工数が最大7割削減！生まれた余裕は、より良い大学運営のために

スマート書記をご導入いただいて、どのようなところが楽になりましたか？

一番は、文字起こしの作業から解放されたことです。

スマート書記で作成されたものに発言者の名前を追加したり、うまく文字起こしできなかったポイントだけを修正する程度になりました。そのため、これまで1つの議事録作成にかけていた時間が、最大で7割ほど削減されました。

それはすごい効果！嬉しいです！残業などは減りましたか？

はい。時間にはかなり余裕が生まれたと思っています。

また、そこで生まれた工数は、大学で必須の「内部質保証」に当てることができるようになりました。

この内部質保証の中に含まれる自己点検評価というのは、一般企業で言う内部監査のようなもので、毎年行われ、大学運営のために、ソフト・ハード両面の問題点がないかチェックします。この内部質保証に関する業務に時間をかけられるようになったことで、より良い大学運営を実現するための施策を考え、実行することに力を注ぐことができるようになってきていると思います。

他の大学など、学校法人にスマート書記をおすすめするとしたら、どんな課題をお持ちの方に紹介したいですか？

そうですね。大学という性格上、学内だけでなく第三者に対しても、学内における協議の過程をきちんと説明する必要があります。私自身が、まさにその課題に悩んだからこそ、議事録作成工数がかかっているといった課題がある担当者の方へ、ぜひおすすめしたいです。

学内での利用拡大も視野に

今後、スマート書記の利用範囲を拡大されるといったこともあり得ますか？

現在は、学長室の2名のみで利用していますが、今後は学内への利用説明会なども開催しながら、他の教職員の方々にも使ってほしいと考えています。

加えて、学内での研修会や、学生向けのオリエンテーションなどでも使えるのでは？と思案中です。

スマート書記へ、今後要望したい機能などがあれば、ぜひ教えてください！

本学で作成している文書は、漢字の使い方や書き方のルールを独自で決めています。これは、文化庁が示している公用文作成の考え方に則ったものなのですが、そういったルールを取り込み、ナビゲートしてもらえる機能があると、さらに業務が効率化され、とても嬉しいです。

今後、スマート書記の利便性の向上が進むと、学内でも定着がさらに進むのではと思っています。今後の進化に期待しています！

※本事例インタビューは、実際にスマート書記を利用して作成しています。