橋梁事業では日本一の受注高を誇り、名実ともに日本のインフラを支える、大日本コンサルタント株式会社でDX推進プロジェクトをご担当されている技術企画室の西澤様に、今回お話をお伺いしました。
スマート書記の導入をご推進くださっただけでなく、自らもユーザーとして日々の業務でご活用いただいています。
実は西澤様も、約20年前からご自身の業務に必須の議事録作成に悩み、効率化ツールを探されていたそうです。当時は、なかなか精度の高いツールに出会えず諦めたそうですが、コロナ禍でWEB会議が増えてコミュニケーションのあり方も変化するなか、その最たる場である会議の効率化に改めて着目され、スマート書記の導入を決定いただきました。
事業の概要と、ご導入いただいてから6ヶ月経ったその業務の変化についてお伺いしました。
- 企業名
- 大日本コンサルタント株式会社
- 業種
- 建設・不動産
- 企業規模
- 500〜999名
- 担当者名
- 技術統括部技術企画部技術企画室 西澤 明彦 さま
目的
- 議事録作成担当の負担軽減
課題
- 社内会議・社外打ち合わせにおける、議事録作成の工数負荷
効果
- 発言録型の議事録作成工数が半減
大日本コンサルタントについて
橋梁事業では日本一の受注高を誇る、名実ともに日本のインフラを支える大手建設コンサルタント企業
近年、激甚化する自然災害に対して、防災・減災の観点から公共施設・インフラ整備の重要性が高まり、新設だけでなく、その維持管理・運営等の保守など、建設コンサルの事業内容は多様化しています。
また、2014年からは再生可能エネルギーの普及促進を担う部署も設立され、再生エネルギーを軸とした温暖化対策・地方創生事業などの社会課題解決に向けた取り組みも進めています。
「発言録を作るのが大変。」20年前に悩んだ課題は、今も社員みんなの課題だった
スマート書記のご導入を検討された背景には、どのような課題があったのでしょうか？
私自身、若手のころによく議事録を作成するような業務を担当しており、その頃からよい文字起こしサービスがないかと探していました。しかし、当時は精度が悪くビジネスでの使用に耐えられるものではなく、諦めていました。
あれから20年経ち、会議の発言録を私が作らなくてはいけない会議があり、それが本当に大変でした。その時、なんとかしたいと改めて思ったのです。
同じような要望がないかを社内に聞いてみたところ、議事録作成に手間がかかっているという声が複数集まりました。やはりいつになっても、みんな同じ悩みを抱えているのだなと思いました。そこで、社内のDX推進プロジェクトの一つとして文字起こしツール導入の検討を開始したのです。
他社のツールとも比較検討された、と伺っています。スマート書記に決めた背景は？
実は、スマート書記のリニューアル前にもトライアルしており、その時は精度的にイマイチだなと思ったのです。しかし、リニューアル後に改めてトライアルしてみたところ、音声認識の精度が大きく改善し、同時に検討していた他社と比較してもトップクラスに良かったのが決め手となりました。また、操作が直感的で楽だと感じたのも、もう一つの要因です。
現在弊社では、主に発言録を作成しなければならない顧客との打ち合わせや、社内の重要なミーティングなどで利用しています。特に顧客との打ち合わせの場合は、土木・建設業界特有の専門用語なども出てきます。そういった観点でも、音声認識の精度が高いことは重要でした。
議事録作成工数を半分にできた会議も！
スマート書記を導入いただいて、何か業務に変化はありましたか？
発言録をとる会議では、会議後の議事録作成工数が半分になりました。また、私が所属している部署では、スマート書記への信頼感がある程度醸成されたのもあり、議事録の作成を全てスマート書記に任せた会議もあります。
現在は、ほぼWEB会議ということもあり、音声も比較的クリアで文字起こしの精度が高いと思います。また、必要な部分だけピンポイントで音声を聞き直すことができるので、その場の雰囲気などもキャッチアップできて良いと感じます。
先日追加された「自動話者分離」機能も便利そうなので、期待しています。
サポートによる説明会を契機に、自ずと利用拡大
現在、利用者数や利用時間が増加傾向にありますが、利用浸透に向けて取り組まれたことなどあれば、ぜひ教えてください
導入開始のタイミングからしっかりサポートいただけていたのですが、大きく増加傾向に転じたのは2回目の社内説明会からです。利用したい人を集め、使い方をスマート書記のカスタマーサクセスの方に直接説明いただきました。あわせて、社内掲示板に利用方法のマニュアルを掲載したり、新機能追加のお知らせなどを掲載するようにしています。そのマニュアルやお知らせを見て、自分で使い方をキャッチアップしてくれている社員もいるようです。
また、支社では周りの方におすすめしてくださっている方がいる、という話も聞いています。議事録作成の課題は、どこでも同じということですね。スマート書記の操作性の高さも相まって、説明会をきっかけに本社だけでなく支社でも活用の輪が広がっていて嬉しいです。
また、私の所属する部署はスマート書記の導入を推進する部署ですので、部全体で積極的に活用しています。最近異動してきた上司やメンバーも、自ら使い方を周りに聞いて利用してくれており、部内での浸透度は高いです。
スマート書記の機能改善スピードは一般的なシステムの約4倍！
今後さらに貴社内でご活用いただくにあたり、スマート書記に期待する機能改善などあれば、ぜひ教えてください！
現在、弊社の発言録形式の議事録作成業務は、スマート書記によって効率化が進みました。さらに利用シーンを拡大するために、ぜひまとめ型の議事録作成を楽にできるような新機能ができると嬉しいです。
決定事項やTODOのまとめ機能はすでにありますが、さらに、会議中の大事な部分がひと目でわかるようになったり、会議内容のまとめを自動で作成してくれるような機能があったら、飛躍的に業務が楽になると思います。
利用開始からまだ半年ほどですが、スマート書記はとにかく改善スピードが早いと感じています。他社が1年以上かける改善が3ヶ月ほどで実施されていて、本当にびっくりしました。その改善スピードを落とすことなく、顧客からの要望などをどんどん機能化していただき、もっと便利に進化することを期待しています！
