いつでもその”会話の瞬間”に戻れるという安心感。だからインタビューに集中できる

株式会社Innovation & Co.（以下、Innovation & Co.）はBtoBに特化した営業・マーケティング支援事業を行い、オンラインやリアルでIT製品とそれを探す企業との出会いの場を提供しています。

Innovation & Coのマーケティングユニット コンテンツマーケティンググループで、日々Webサイトに掲載するコンテンツ記事を作成されるチームを牽引される遠藤様に、実際のインタビューや記事作成の際に困っていたポイントや、スマート書記導入による効果、活用方法などをお伺いしました。

目的

• コンテンツ記事作成の業務効率化

課題

• 記事作成のコスト・工数の負荷、編集作業時のチェック・修正工数の負荷

効果

• 文字起こし作業の外注コスト削減、編集作業の工数がこれまでの1/3に

株式会社Innovation & Co.について

BtoB企業の営業・マーケティング支援に特化した事業を展開

東証グロース上場の株式会社イノベーションのグループ会社であるInnovation & Co.は、主にIT製品のBtoB企業における営業・マーケティング支援の事業を展開しています。「価値あるコンテンツを届ける」を企業のモットーとして、IT製品を比較・資料請求できるサイトや、実際にそれらの製品に触れることができるリアルイベントなどを運営しています。

今回は、その中でも自社が運営するWebサイトのコンテンツ作成を担うチームでご導入いただき、インタビューや記事作成などにご活用いただいています。

文字起こしは必須作業。しかし、コストと時間がかかることが課題

コンテンツ作成にあたり、どのような課題を抱えていらっしゃったのですか？

私はITツールを探している企業の方々へ、有益な情報をお届けするコンテンツを作成するチームを取りまとめており、企画立案からインタビューはもちろん、編集作業も担当しています。

チームでは1ヶ月で10本程度の記事を作成しており、ライターの方やパートの方にもお手伝いいただきながら進めています。1つの記事を作成する工程は、ざっくり分けると5つあります。

1. インタビュー時の質問内容を考える
2. ライター同席でインタビュー実施
3. インタビュー内容の文字起こしを外注へ依頼（最低2営業日）
4. ライターの方が記事化
5. 文字起こし内容と音源を素材にしながら記事内容をチェックし、修正・編集作業

記事を作成いただくライターさんには、インタビュー内容を正しく編集していただく必要があり、そのチェックのためにインタビューの文字起こしは必須です。しかし、インタビューには私も同席していますし、録画データもあるので、一言一句の文字起こしが必要かというと、話の概要や要点、大事なコメントなどが拾えればよいので、そこまでは・・と感じていました。

また、文字起こしはライターさんとは別の方にご依頼していたため、文字起こし作業に最低2日を要するフローが、コストも時間もかかることが気になっていましたが、業界的にもそういうものだと思って諦めていました。

自社の記事で取り上げたスマート書記。「これは使ってみたい！」と思ったことから、導入へ

遠藤様から弊社取締役へのインタビュー取材が今回の導入のきっかけ。最初にスマート書記を見たとき、どう思いましたか？

様々な方におすすめのITツールをお伺いする特集などでインタビューをすることも多く、スマート書記もそのなかで紹介したツールのひとつでした。

特にスマート書記を使いたい、と思ったのは文字起こし工程と編集の工程。

インタビュー時は文字起こしする方は同席しません。動画もお渡しするとはいえ、それぞれの作業担当者が異なると、その時の臨場感や空気・お話の熱量などがなかなか伝わりづらいことも多かったりします。また、記事のチェック・編集の際に、本来の意図と記事内容が少しずれていたり、盛り上がりが十分に伝えられていなかったりしたときに修正するのが私の役目です。しかし、その「インタビュー時の空気」を記事に反映させる修正作業がとても大変だったんです。多くの人の目に触れるものですし、適切に話者の伝えたいことを表現できている必要があるからこそ、こだわりたい。

そのため、そのチェック・編集作業自体も、違和感があるポイントがあるたびに、動画でそのポイントを探して見返していました。この動画の見返しの作業に実際かなりの時間を費やしており、毎回課題に感じていて・・・

だからこそ、スマート書記を見たときに「これは絶対に楽になる！」と確信したのです。

いままでの“あたりまえ”を捨てたことで、非効率さを感じていた記事のチェック・編集作業時間が1/3に！本当に必要な作業に時間とコストを使えるように

特にスマート書記を実際に使ってみて、業務はどのように変わりましたか？

スマート書記の導入を決めるまでは、記事作成の際に人の手で一言一句の文字起こしをするのがあたりまえだと思っていました。

しかし、改めて業務に必要なものだけを見極めて、外注からスマート書記に切り替えたことでコストが大きく削減されましたし、文字起こしにかかっていた時間が２日から約30分ほどに大きく短縮されました。これだけでも十分な成果ですが、さらに私が担当するチェックや編集の作業も大きく効率化されました。特に、タイムスタンプ機能がとても便利！

インタビューをしながら、あるいはライターさんがインタビューを進める横で、スマート書記に簡単なメモやタイムスタンプを入れておくと、確認作業時に動画などの”チャプター送り”をするように、確認したいところまで瞬時に飛ぶことができるのがとてもお気に入りです。

私自身が子育て中で、子ども向けの動画や自分が見たいドラマなどを見るときも、見たいシーンにすぐにアクセスできるチャプター機能をよく利用するのですが、スマート書記も同じことができるのにとても感動しました。

しかも、そのチャプターも自分が大事だと思ったポイントを自由に設定できるのもとても良いなと感じてます。この機能を使って録音をすぐに聞き返せたり、文字起こしを見て確認ができますし、さらに動画を確認したいときもスマート書記のタイムスタンプの時間を見れば確認すべきポイントがすぐに特定できます。これは、他社にはあまりない機能だと思います。

そのおかげで「動画から必要なポイントを探す」負担が大きく削減され、チェック・編集作業にかかる時間も1/3程度になり、とても嬉しい効果でした。

Web会議ツールの録画がうまくできていなくても、スマート書記があれば安心。１つのツールで録音も文字起こしも、さらにメモもできて、取材時のお守りになった

Webインタビューのシーンでの使い勝手はいかがでしょうか？

このご時世なので在宅勤務も多く、最近ではWebでのインタビューがメインです。録音の操作も簡単で、うまく使えています。

もともと人の手で一言一句文字起こし作業をしていたので、それをAIに任せることに最初は少し不安はありました。しかし、概要や要点、インタビュー相手の発言内容を記録するために使うには、精度も十分だと感じています。

なによりも、Web会議ツールの録音に加えてスマート書記でも録音されていてバックアップにもなりますし、取材中にメモを取ることに必死にならなくても良いので、インタビューにより集中して会話中の気になる話題を掘り下げたり、お相手のお話をより深く聴くことができるようになった気がします。

チームとして心がけている「価値あるコンテンツを届ける」ことにも貢献していると思います。

取材だけじゃない。議事録だけでもない。日常業務の記録・共有の手間をカットして、さらなる業務効率化を

今後、取材時以外にスマート書記をどんなシーンで活用したいですか？

実は、リモートワークが増えてから社内会議を録画していたこともあるのですが、やめてしまいました。いざ会議で聞き逃したポイントを確認しようにも、録画や録音だけだと見返すのがとても大変だからです。でも、スマート書記ならタイムスタンプや文字起こし内容から振り返り・キャッチアップが楽にできると思うので、今後活用したいと考えています。

また、先日は重要な会議内容の証跡を残すために利用しました。スマート書記を起動しておくだけで録音・文字起こしができるので、大事な会議や打ち合わせのシーンでも気軽に利用できるなと感じています。

私たちのチームはBtoB企業の営業・マーケティング支援としてのコンテンツを日々作成していますが、そこでご紹介するITツールは、日々の業務を効率化するために作られているものが多くあります。

だからこそ、実際に取材して良いと思ったツールを実際に日常業務で利用し、ユーザーとして業務効率化を実感できたことはとても良い経験でした。

今後ももっと多くの方に「価値あるコンテンツを届ける」ことができるように、取材はもとより、業務のさまざまなシーンでスマート書記を活用していこうと思います。

※本事例インタビューは、実際にスマート書記を利用して作成しています。