Web会議を円滑に進めるためのおすすめツール4選
Web会議を定着させることはひと段落し、今はWeb会議の生産性を高めることに取り組んでいる方も多いのではないでしょうか。会議中はもちろんですが、会議前・会議後の段取りやフォローも適切に実施することで、Web会議は円滑に進めることができます。
そこで、今回は会議前・会議中・会議後のそれぞれの場面におすすめのツールについて紹介していきます。
1.会議前におすすめのツール
スケジュール管理ツール
Web会議の日程を調整しようとしても、返信がすぐに来なかったり、こちら側から予定が把握できないと調整に時間がかかってしまいますよね。そのような方にとって、スケジュール管理ツールは参加者の予定を把握して日程を調整する際にとても便利です。
日程調整が手軽に行えるだけでなく、ツール上で会議の連絡も行うこともできますので、日程調整の時間を大幅に削減できます。特に参加者が3名以上になってしまうと調整の手間も格段に増えていきますので、なるべくツールで簡略化することをおすすめします。
また、ツールによってはWeb会議ツールと連携することで、当日使用する会議専用のURLを自動発行することもできます。
そのため、更に業務を効率化したいとお考えの方は、一度ご自身のツールで実現可能かお調べいただくと良いでしょう。
2.会議中におすすめのツール
ホワイトボードツール
複数人でのディスカッションを効率よく実施する時に効果的なツールです。
実際のホワイトボードのようにリアルタイムで同時編集が可能で、ツール上でディスカッションができます。ツールによってはタスク管理機能もありますので、会議後のタスク設定にも繋げられるのが特徴です。
また、最近はWeb会議ツールにホワイトボード機能も搭載されていて手軽にお試しできますので、まずは是非ご活用ください。
タイムキーパーツール
予定より会議時間が延びてしまったり、想定した時間配分通りに会議を進行できないなど、タイムマネジメントに課題をお抱えの方はタイムキーパーツールを使用してみましょう。
また、時間を測ることで当日の進行が円滑になることはもちろんですが、どの議題にどの程度時間がかかっているのか可視化できるため、今後の会議設定にも活かすことができるのがポイントです。
3.会議後におすすめのツール
議事録作成ツール
会議後に議事録を共有することは、ビジネス推進にはとても大事です。ただ、会議後の議事録作成に時間がかかっている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方におすすめなのは、議事録作成ツールです。
ツールを導入することで、AIによる自動文字起こし機能で議事録作成にかかる手間を削減し、関係者への共有もスムーズに行えるようになります。
特に、DXやテレワークが推進されたことにより、Web会議数も増加傾向にある中において、ツール導入によるインパクトも見込めますので、是非おすすめしたいです。
4.議事録作成ツールなら「スマート書記」
手前味噌ではありますが、議事録作成ツールでも特におすすめしたいのは「スマート書記」です。ご導入いただくことで、議事録作成業務を最大70%削減でき、会議に参加する人数を必要最小限に削減できるため、議事録作成だけでなく会議調整もスムーズに行えるようになります。
また、決定事項とToDoを一覧で自動表示し、音声データも一緒に共有できますので、より正確かつスピーディに情報伝達することができます。
まずは2週間の無料トライアルも実施中ですので、まずは是非お試しください！
