Web会議を円滑に進めるためのおすすめツール4選

Web会議を定着させることはひと段落し、今はWeb会議の生産性を高めることに取り組んでいる方も多いのではないでしょうか。会議中はもちろんですが、会議前・会議後の段取りやフォローも適切に実施することで、Web会議は円滑に進めることができます。

そこで、今回は会議前・会議中・会議後のそれぞれの場面におすすめのツールについて紹介していきます。

WEB会議後の議事録作成なら累計利用社数2,500社以上の「スマート書記」

凸版印刷株式会社や東京都庁にも導入されているスマート書記はご存知ですか？もしWEB会議後の議事録作成にお困りなら様々な大手企業や自治体に導入されている議事録作成ツール「スマート書記」をおすすめします。

スマート書記なら、議事録作成を効率化し、生産性の向上を実現できます。実際にあなたの議事録作成の時間を削減できるのかを体験していただくため、14日間の無料トライアルを実施中！ぜひこの機会にスマート書記の無料トライアルをお試しください。

会議前におすすめのツール

Web会議の日程を調整しようとしても、返信がすぐに来なかったり、こちら側から予定が把握できないと調整に時間がかかってしまいますよね。そのような方にとって、スケジュール管理ツールは参加者の予定を把握して日程を調整する際にとても便利です。

日程調整が手軽に行えるだけでなく、ツール上で会議の連絡も行うこともできますので、日程調整の時間を大幅に削減できます。特に参加者が3名以上になってしまうと調整の手間も格段に増えていきますので、なるべくツールで簡略化することをおすすめします。

また、ツールによってはWeb会議ツールと連携することで、当日使用する会議専用のURLを自動発行することもできます。

そのため、更に業務を効率化したいとお考えの方は、一度ご自身のツールで実現可能かお調べいただくと良いでしょう。

複数人でのディスカッションを効率よく実施する時に効果的なツールです。

実際のホワイトボードのようにリアルタイムで同時編集が可能で、ツール上でディスカッションができます。ツールによってはタスク管理機能もありますので、会議後のタスク設定にも繋げられるのが特徴です。

また、最近はWeb会議ツールにホワイトボード機能も搭載されていて手軽にお試しできますので、まずは是非ご活用ください。

予定より会議時間が延びてしまったり、想定した時間配分通りに会議を進行できないなど、タイムマネジメントに課題をお抱えの方はタイムキーパーツールを使用してみましょう。

また、時間を測ることで当日の進行が円滑になることはもちろんですが、どの議題にどの程度時間がかかっているのか可視化できるため、今後の会議設定にも活かすことができるのがポイントです。

会議後に議事録を共有することは、ビジネス推進にはとても大事です。ただ、会議後の議事録作成に時間がかかっている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方におすすめなのは、議事録作成ツールです。

ツールを導入することで、AIによる自動文字起こし機能で議事録作成にかかる手間を削減し、関係者への共有もスムーズに行えるようになります。

特に、DXやテレワークが推進されたことにより、Web会議数も増加傾向にある中において、ツール導入によるインパクトも見込めますので、是非おすすめしたいです。

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この記事を書いた人

スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成