文字起こしツールに向いてる利用シーン

AIの音声認識技術が発展したことで文字起こしツールの普及も広がり、ユーザー数も比例して増えてきています。とは言え、文字起こしツールもまだまだ万能ではないため、ご利用に向かないシーンもございます。

そこで、今回はどのようなシーンが利用に向いているのかについて解説していきますので、現在文字起こしツールの導入をご検討されている方にとって必見の内容となっております！

利用に向いている前提条件とは？

文字起こしツールは大前提として、当たり前ですが音を拾えなければ（認識できなければ）文字にすることができません。そのため、ノイズが入りやすい場所や、マイクなどのツールが整っていない環境は不向きです。

それでは、より具体的な利用シーンをご紹介します。

【ケース1】全員がリモートで参加するWeb会議

1番相性の良い利用シーンがこちらです。

参加者が全員マイクに近づいた状態で発言されるため、音が拾いやすく、文字起こしもより正確に実施できる傾向にあります。そのため、想定される利用シーンのほとんどがWeb会議の場合は、文字起こしツールの導入で業務を効率化できる可能性が非常に高いと言えるでしょう。

また、より正確に音を拾うためにはPC内臓マイクではなく、イヤホンマイクなどを身につけてもらうことがポイントです。そうすることで文字起こしの精度も担保されて、尚且つ音もしっかりと聞こえるようになると会議自体も円滑に進むようになって業務効率化に直結します。

【ケース2】一部の人だけ特定の場所（会議室など）に集まり、他はリモートで参加するWeb会議

出社する機会も以前に比べて増えてきましたので、一部出社している人は会議室に集まって、それ以外の方は自宅でWeb会議に参加されるケースも増えてきていると思います。

そのような場合でも、文字起こしツールの利用には向いていると言えます。自宅からのリモート参加者に関しては前述の通りですが、会議室に集まっている場合は以下いずれかの対策を講じていただけると、より文字起こしの精度が担保されます。

1. 会議室にいる方も各々のPCからWeb会議に参加する
2. 会議室に集音マイクを設置する

また、更にもう1つこのケースのポイントを挙げさせてもらうと、会議室にいる方とリモート参加者の両方で録音を実施していただくことを推奨します。そうすることで、うまく音が拾えないリスクを低減することができますため、なるべく複数人で対応するように心がけましょう。

【ケース3】発言者が明確で環境も整っている対面会議

他のケースと比べるとかなり条件が制限されますが、対面会議でもしっかりとマイクなどのハード面の環境も整備すれば、文字起こしツールの効力を発揮することができます。

例えば、アジェンダ・発言者も明確で、尚且つ発言する際にしっかりとマイクを通じて発言される場合は、音を拾うことができるためきちんと文字起こしできる可能性があります。具体的には、取締役会や営業の報告会議などは向いていることが多い傾向にあります。

ただ、マイク自体の性能によっても左右されることが多いので、実際にツールで検証していただくことが必要不可欠です。

想定している利用シーンが当てはまらないからと言って諦める前に

これまで解説してきたように、ツールや環境を工夫すれば文字起こしツールを上手く活用できることもあります。

スマート書記は対面会議、Web会議ともに豊富な実績があり、録音方法や集音マイクについてのアドバイスも可能です。

もちろん利用シーンが今回のケースに当てはまる方も、当てはまらずお悩みになられている方も、まずは無料トライアルでお試しすることも可能ですので、お気軽にご相談ください。

この記事を書いた人

スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成