文字起こしツールを選ぶ際に見るべきポイント7つ【2022決定版】

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や業務効率化のため、これから文字起こしツールを導入しようと思っている方もいらっしゃるかと思います。しかし、比較的新しいツールということもあり、導入を進めようにもどのような点に注意すべきかポイントを抑えることは難しいですよね。

そこで、今回は導入をご検討されている方に向けて選定時のポイントに関して、わかりやすくまとめてご紹介いたします。

そもそも文字起こしツールとは？

文字起こしツールとは、会議や打ち合わせなどの音声データを自動でテキスト化してくれるツールのことを言います。現在はアプリだけでなく、Webブラウザからアクセスして利用できるツールもあります。

これまではボイスレコーダー（ICレコーダー）や自らメモを取って文字起こしするしか選択肢がありませんでした。その場合、「後から聞き返したり、書き起こすのが面倒」「何を言っているか聞き取れず書き起こしできない」「メモを取った字が汚くて判読できない」など多くの課題がありました。

しかし、AIの音声認識技術が発達したことにより、記録した音声データを時間をかけずにテキストデータに変換できるようになりました。そのため、業務効率化が推進される昨今では注目されるツールとなっています。

文字起こしツール選定7つのポイント

では、実際にどのようなポイントに注意して選定すべきか。各ポイントごとに詳細を解説していきます。

①文字起こしの精度

AIによる自動文字起こしがしっかりと実行されているのか、そこを確認することは非常に重要です。ただ精度と言ってもビッグワードですので、「識字率（音声を文字に変換してくれる率）」と「正誤率（意図した文章や単語に変換してくれる率）」の2つに分解し、検証すると良いでしょう。

その2つを具体的に検証する方法ですが、まず最初に最も環境のよいところ（マイクを使って、できるだけ近づけて発言する）で精度を確認することで、音声認識エンジンの性能を知ることができます。実環境に近いところでどのくらい認識されるか確認して、検証するようにしましょう。

対面会議やWeb会議によっても期待できる精度は大きく異なりますので、その点についても必ず確認するようにしましょう。

②Web会議ツールと連携できるか

リモートワークが普及したことにより、会議の大部分がWeb会議に移行された企業も多いと思います。そのため、ZoomやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWeb会議ツールと連携できるかは文字起こし業務を効率化する大きな物差しになりますので、この点についてもしっかり確認するようにしましょう。

また、Web会議参加者の音声を文字起こしする方法は、ツールによってバラバラです。

ほとんどのツールでは、参加者にアカウントを配布したり、その会議限定のゲストアカウントを付与して、全員に使ってもらうなどをすることで文字起こしできるものなどが多数です。

そのため、ただ連携できるだけでなく、どのように文字起こしができるのかも確認するようにしましょう。

③議事録作成や編集がしやすいか

実はこのポイントが最も重要と言えます。おそらく、文字起こしツールの使用目的として議事録作成を目的としている方は多いのではないでしょうか。

特にまとめ型の議事録を作る際には、会議の決定事項やToDo・持ち帰り事項などをまとめる必要がありますよね。そういった部分をスムーズに抽出できるような機能があると、更に議事録作成の工数を減少できますので、この点もチェックが必要です。

④その他の機能にどのようなものがあるか

文字起こし以外にもどのような機能が備わっているのかによって、業務効率化を更に促進できるので、ぜひそのポイントも抑えるようにしましょう。例えば、以下の機能が備わっていると利便性の向上に寄与することが多いので、要確認が必要です。

• 翻訳機能
• 録音/再生機能
• モバイル対応
• その他に業務効率につながる追加機能があるかどうか（同時編集機能など）

⑤導入実績

既に実績があるかどうかユーザーとして心理的な安心感を得られることはもちろんですが、社内の予算申請時にも大きな後押しとなります。実績が多ければ多いほど良いというわけではありませんが、選定時にはその点も抑えておくべきでしょう。

⑥サポート体制

文字起こしツールのベストな使い方を習得するには一定の知識と経験が必要です。ただ、なかなかツールの活用だけに時間を割くことは困難だと思いますので、そういったサポートがあると、よりベストな状態への近道となります。

具体的には、困った際の有人対応有無や、FAQコンテンツの充実度の両方の軸で確認すると良いでしょう。

⑦セキュリティ機能があるか

セキュリティに関する意識も高まったことで規定が厳格な企業も増えており、現時点で所属している企業で明確な規定がなくとも、今後厳格化する可能性は高いです。そのため、IPアドレス制限や他要素認証など、セキュリティ対策に対応できる機能を搭載したツールを選定することは、長い目で見て効果が大きいです。

7つのポイント全て抑えているのは「スマート書記」

手前味噌ですが、それらのポイントを全て満たしているのが「スマート書記」です。
スマート書記は、単純な文字起こしツールではなく、文字起こし機能も活用しながら、まとめ型や発言形式の議事録など、様々な形式の議事録作成を省力化できるサービスです。

文字起こしにも効率化・自動化できる機能を用意していますので、気になった方はぜひお問い合わせください。お問い合わせはこちらから可能です。

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• ISMS認証取得！その他セキュリティ機能も充実

また、一般的な文字起こしツールとの具体的な違いの詳細については、「自動文字起こしツールとスマート書記の違い」で解説していますので是非ご覧ください！

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