文字起こしツールを使う上で注意しないといけないこと

文字起こしツールやアプリを導入しても、想定していたほどの効果が得られていないという声をお聞きすることがあります。

文字起こしツール自体のスペックももちろん大事ですが、ツールが機能するために適切な対策を講じなければならず、そこが対応できていないケースも多くございます。

そこで、今回は具体的にどのような対策を実施すべきかについて、解説していきます。

1.ツール以外に注意すべき要素とは？

まず、大きく分解すると以下4つの要素に集約されます。

①集音環境

周囲のノイズがないことが第一に挙げられます。やはりノイズが入って発言が遮られてしまいますと、文字起こしも正確に行うことが出来なくなりますので、ノイズの発生しない環境を整備することが重要です。

また、録音データを文字起こしツールにアップロードして文字起こしを実行する場合は、録音データの品質やファイル形式などによっても差異が生じるため、高い品質を保つように注意しましょう。

②マイク

マイクから離れた場所で発言をしてしまいますと、音声が正確に認識されず文字起こしの精度も落ちてしまいます。

そのため、どれだけ口元に近い距離でマイクに話せるかが、大事なポイントとなってきますので、参加者がなるべくマイクから近い距離で発言できる環境を構築できるかが肝となります。

③ネットワーク

通信環境が安定して接続できることも欠かせません。特にWeb会議では通信が途切れてしまうと音声も途切れてしまいますので、なるべくポケットWi-Fiではなく、光回線などを導入し、安定した通信環境を構築するようにしましょう。

④話し方

上記全ての対策を講じていても、話者の滑舌が悪かったり（客観的に聞き取りづらい場合は要注意）、声が被らないように会話しなければ音声は上手く拾えないため、文字起こしの精度も落ちてしまいます。

声が被らないことに関しては、発言する際は挙手制にするなど、ルール化することで防ぐことができますので、ぜひ試してみると良いかと思います。

これら4つの点に注意を払うことで、文字起こしの精度を担保することに繋がります。

しかし、テレワークも進んだことでWebと対面形式の会議が入り混じっていて、具体的にどう対策すべきか、これだけではイメージしにくい部分もあるかと思います。

そこで、各会議形式の具体的な対策についても記載していきます。

2.対面会議での対策

集音環境

周囲のノイズを遮断するために会議室を確保して、会議の音だけ集音できるようにしましょう。

また、会議室は適度な大きさの場所を利用することが望ましいです。あまり広すぎる会議室では、音が反響してしまったり、話者とマイクの距離が離れてしまい、うまく発言を拾えなくなるかもしれません。

発言時にマイクに近づいてもらうようにすることで少しは解消できますが、それにより会議の進行を妨げてしまっては元も子もありません。

そのため、ノイズが発生しないように会議室を確保すること、そして発言を拾いやすくするために適度な大きさの会議室にすることがポイントです。

また、壁の材質によっては反響しやすい場合があるため、気になる場合は吸音パネルの設置なども検討してみるとよいでしょう。

マイク

基本的にPC内蔵マイクは使用せず、参加人数に応じたマイクを使用することが大事になってきます。

人数が4人以上であれば集音マイク、4名以下の少人数では集音マイクあるいはスマートフォンやICレコーダーを利用することが望ましいです。また、マイクの置き方（指向性）にも注意するようにしましょう。マイクを話者の方に向けて配置することで、よりクリアに音声を拾えるようになります。

3.Web会議での対策

集音環境

周囲のノイズが発生しないよう、自宅であればリビングではなく寝室や書斎などの落ち着いた個室、オフィスの場合でもなるべく自分の座席ではなく、隔離されたブースや会議室で参加するようにしましょう。

また、個室であっても道路に面していたり、エアコンの室外機があるとノイズが発生するので、そういった点にも注意が必要です。

また、話者以外はミュートにすることをルール化することで、ノイズが発言と被ってしまうことを防げます。

そのため、場所だけでなく会議のルールにも少し手を加えることがポイントです。

マイク

Web会議でもPC内蔵マイクは発言以外のノイズも入ってしまい、音声がクリアでなくなることが多いです。

そのため、なるべく参加者全員がイヤフォンマイクをつけることを推奨します。

イヤフォンマイクを装着することで、よりクリアに発言を拾えるようになり、文字起こしの精度も高まる傾向にあります。

4.対策に困ったら

いかがでしょうか？しかし、会社の状況によってはこれらの対策を講じることが難しい場合や、対策を講じているにも関わらず思うような成果が実現できないこともあるかもしれません。

そのような方のために、お客様に寄り添ったサポート体制を整えているのが「スマート書記」です。カスタマーサクセスチームが利用を促進し、ツールの導入から運用定着まで伴走支援いたします。

もし、文字起こしツールの活用で思うような成果を挙げられていない方がいましたら、担当者が状況に合わせたご提案をさせていただきます。

また、無料トライアルで実際にツールの機能を検証することも可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。