失敗しない文字起こしツール・アプリの導入方法
文字起こしツールを導入したら、「ハイ、おしまい！」ではありません。むしろ導入した後に成果を出すための運用を定着させることの方が重要です。しかしながら、導入したもののなかなか上手く運用できず成果が創出できないという声もよくお聞きします。
そのため、今回は導入後に失敗しないための方法について解説していきます。
- 文字起こしツールを活用したいけど、セキュリティ面が心配
- 文字起こし機能だけでは、議事録作成の工数が削減できない
- 文字起こしツールを試してみたが、精度が悪くて活用しきれなかった
現在、上記のようなお悩みがありましたら、ぜひ文字起こし機能を搭載した議事録作成支援サービス「スマート書記」にお問い合わせください。端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応しており、発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記で簡単に作成できます。まずは気軽にお問い合わせください。
【STEP1】自社の必要な要件を満たしたツールを選定
まずはそもそも自社で必要となる要件を満たした文字起こしツールを導入しないと、当然ですが導入後もうまくいきません。
そのため、適当にツールを決めようとせず、まずは今の課題の整理と必要要件を丁寧に洗い出し、それにマッチするツールを選定するようにしましょう。
また、もしツールの選定でお困りの方は、「文字起こしツールを選ぶ際に見るべきポイント7つ【2022年決定版】」も是非ご一読ください。
【STEP2】関係者への事前準備・調整を済ませておく
あなたの会社でも、いきなり「明日からこのツールを業務で使用してください！」と一方的な案内が来ることはありませんか？
とりあえず少しは触ってみるものの、何のために、どのように使うべきかわからないので、「機会があったら使いますね」という感じで結局使わなくなってしまうことも経験したことがあるかと思います。
これは、決裁者と運用担当者が別の方が担当している場合に発生しがちなパターンです。あなたとしては良かれと思って文字起こしツールの導入を決断しても、運用担当者側の準備が整っていないと、結果として全然活用してもらえないということに繋がります。
この状況を回避するためには、体制を整えることはもちろんですが、導入の目的や利用シーン、運用ルールを定めるなど、事前準備を整備することがポイントです。
また、場合によっては導入の打ち合わせに参加してもらうことで、導入について前向きな状態になってもらうようにしましょう。
【STEP3】まずは少数精鋭で運用を検証
文字起こしツールをいきなり全てのステークホルダーに展開することもおすすめできません。
文字起こしツールそのものの活用難易度が高いというわけでは決してありませんが、どうしても新しいツールの導入初期は四苦八苦してしまうものです。
また、最初にネガティブな印象を持たれてしまうと、その後は使ってもらえなくなる可能性が高くなります。
特に文字起こしツールは、初めて触る場合に100%に近い精度を期待されることが多いです。実際に触ってみると期待していたほどの精度が出ずにネガティブな印象を持たれることがあるので、録音環境によって精度が左右されることを案内時にきちんと伝えて期待値コントロールをしておくことが重要です。
導入をスムーズに行うためにも、最初は多くとも1〜2部署で30人以内に絞り込んで、まずは自社にとってベストとなる運用方法を固めることに注力するのが先決です。
ちなみに、最初に登録するユーザーは特に課題解決に対して意欲的な方をアサインするのがポイントです。そういった方であれば運用初期で四苦八苦したとしても、諦めず解決案を一緒に探してくれる可能性が高いので、あなたの負担も幾分か和らげられるかもしれないです。
【STEP4】運用が固まったら他部署・全体へ展開
成果の出る運用が固まったら、ここで全体もしくは他部署などへ徐々に展開していきましょう。
より成果を出せて、尚且つ効率的な活用方法については事前に情報開示し、速やかにオンボーディングできるよう、計画的かつスピーディに展開していくことが重要です。
また、ここでの1ポイントアドバイスとして、各部署やチームに1名ずつ、リーダーとなる中心人物を設定するとより展開もスムーズに進みやすくなります！
やはりあなた1人だけでは手の届く範囲に限界がありますので、なるべく分散させることが肝となります。
【STEP5】利用状況の確認とフォローアップ
運用を始めてみると、あまり利用していないユーザーも出てきます。そのような場合は放置せずに、状況について確認するようにしましょう。
話を聞いてみると実は使い方がわからなかったり、操作に躓いているだけだったりします。
そのため、定期的にツールのユーザー管理機能や、アンケートを実施して利用状況を確認しながら、個別にフォローアップ・利用促進することが運用の定着に繋がります。
それでも困ったら…
いかがでしょうか？しかし、会社の状況によってはこれらの対策を講じることが難しい場合もあるかと思います。
そのような方のために、トータルで支援出来る体制を整えているのが「スマート書記」です。カスタマーサクセスチームが利用を促進し、ツールの導入から運用定着まで伴走支援いたします。
もし、導入に関してお悩みの方がいましたら、無料トライアルで事前に機能を確認することも可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
