Web会議で議事録を作るのが大変な理由
既に感じている方も大勢いらっしゃると思いますが、Web会議で議事録を作成することはリアルの会議とは違った大変さがありますよね。今回はそんな、Web会議の議事録作成ならではの大変な理由と対策について解説していきます。
今まさにお困りの方はもちろん、自分が作成しなくとも周囲に議事録作成に困っている方がいれば是非シェアしてください！
- 会議の時間より議事録作成に時間がかかっている
- 録音を聞き直しながら、議事録を修正するのが大変
- 文字起こししても議事録の形式に整える二度手間が発生
現在、上記のようなお困りごとがありましたら、ぜひスマート書記にお問い合わせください。スマート書記は、会議中の音声を録音しながら、同時にメモを取ったりすることができます。会議が終了すると、文字起こしや音声の聞き直し作業の負担を軽減し、「最大70%」の議事録作成時間の短縮が期待できます。まずは気軽にお問い合わせください。
理由の大半は「音」にあり
理由を分解すると多々あるかと思いますが、最も多いのが「音が聞き取れない・聞き取りにくい」ことが多いのではないでしょうか。
では、なぜ音が聞き取れないのか。もう少し具体的に掘り下げてみましょう。
発言者の設定の問題
そもそも発言する方のハードや環境面の設定に起因しているケースは大変多いです。当然ですが電波状況やマイク設定などによって聞こえやすさは大きく変わってきます。
例えば、光回線ではなくモバイルルーターを使用していると電波が安定せず途中で途切れてしまったりします。電波は安定していても、イヤホンマイクを使用せずにPCの内臓マイクで発言すると音が上手く拾えず、途切れ途切れになってクリアに聞こえない原因になります。
これらを解決するにはその場で直接発言内容を聞き返すことができればベストですが、会議の状況次第では難しい場合もあると思います。もしその場で確認することが困難なら会議の終了後に確認するのがおすすめです。
議事録も大切ですが会議の進行が乱れてしまっては元も子もないですし、あなたの評価も下がってしまいかねないので臨機応変な対応を心がけましょう。
そしてこれは少々極端な事例ですが、会社によってはWeb会議専用のイヤホンマイクを支給している会社もございます。音がクリアになると議事録だけでなく会議の質の向上にも繋がってメリットも多いので、ぜひ一度ご検討いただければと思います。
他の音によって発言が遮られてしまう
発言者以外の方の音が入ってしまって聞こえなくなることもよくありますよね。PCのタッチ音が入ってきたり、周囲に人がいる状況で会議に参加されると発言者の設定が問題なくとも音が聞こえにくくなります。
その場合の対応策は、自分が発言する時以外にマイクをミュートとすることを注意喚起、もしくはルール化して対応するようにしましょう。また、自分から上記の対応を発信しにくい場合は会議のファシリテーターや上司から発信してもらうようにして、角が立たないようにすることもポイントです。
「音」以外の問題
「音」以外の問題で案外多いのは、ご自身のPCや設定に問題があることも原因だったりします。PCの画面が固まってしまったり、動作が遅くなることで会議中のメモに悪影響が出てしまうことも一度はありませんか？
それを解消するには、まず手始めに不要なアプリやブラウザを閉じてPCに負担をかけないことです。そして強力な電波（なるべく光回線）を使用して接続を安定化させるようにしましょう。もし可能であれば、Web会議ツールの録画・録音機能を使用して後から聞き返せるように対策するようにしましょう。
もっと議事録を簡単にする方法
今回取り上げた方法以外にも、実はまだまだ議事録作成を効率化する方法はございます。
以下ブログにチェックリストとしてまとめていますので、ぜひご覧ください！
参考ブログ：これさえあれば一安心！議事録作成のチェックリスト（Web会議用）
https://www.smartshoki.com/blog/meeting-checklist
