議事録作成ツールを導入すべき5つの兆候

議事録作成に日々お困りではあるものの、具体的にどのような状態であればツールに頼るべきか、判断することはなかなか難しかったりしますよね。

実は、議事録作成ツールを導入するにはある程度基準がございます。そこで、今回はツール導入を検討すべき5つの兆候について解説していきます。

1.1回あたりの会議時間が長い、もしくは週2回以上議事録を作成している

会議時間が長いと録音・録画内容を確認する時間も増えてしまいますので、必然的に議事録作成時間も膨大になってしまいますよね。特に1回あたりの会議時間が90分を超えている方は負担が大きく、1つのボーダーとなります。該当する方は議事録作成ツールを導入して作業時間の効率化を検討することが望ましいです。

また、90分を超える会議がなくとも、週2回以上会議の議事録を作成している場合はツール導入の効果は見込めます。そのため、会議数が多くてお困りの方も同様です。

2.議事録の内容確認・レビューに時間がかかっている

例えばレビューの際に、「あの時、あの人はこう言ってなかったか」等のやり取りが発生することはありませんか？案外、作成後の内容確認やレビューに時間がかかってしまっている方も多いと思います。

そのような状況に陥ってしまいますと、録音内容を確認し直したり、もしくは発言者に確認しなければならず議事録作成が思うように進まなくなってしまいますよね。

実は単純に議事録を作成するだけでなく、そのような確認・レビューの手間を軽減することにも、議事録作成ツールは効果を発揮します。

3.作業用のツールが点在していて、作業フローが非効率になっている

業務効率化やDXを意識するあまり、様々なツールが点在してしまい逆に効率性が下がっているケースも多々ございます。

例えば、以下のようなフローで議事録作成を行っていませんか？

• 録音はICレコーダー
• 録音したファイルを文字起こしツールにアップロード
• 文字起こしした内容を今度はWordやGoogleドキュメントに清書

こうした作業フローでは、ツールを行き来することで作業効率が下がってしまいますので、議事録作成ツールを導入する効果は大きいでしょう。

4.議事録作成のための人員をアサインできない

特にご自身が会議主催者・ファシリテーターを務めている場合は、会議中にメモ取りが出来ないので、録音内容を1から10まで確認する必要があり、大幅な時間がかかってしまいますよね。こちらに関しては、あなたの努力だけでは解決が困難ですので、ツールに頼るのが賢明です。

5.他業務に圧迫されて、議事録作成のための時間を確保できない

業務が議事録作成だけの人は少なく、兼務していることが多いですよね。そのため、本来行うべき業務が増えてくると、議事録作成に時間を割けなくなってしまい品質が落ちてしまう恐れがあります。

議事録は「情報情報を正しく伝え、共有すること」が目的ですので、品質が落ちてしまうことにより、議事録を作っても別途議事録内容を説明するなどの時間がかかってしまい、更に非効率になってしまいます。

そのため、少ない時間で議事録の品質を担保するならツールの導入がベストプラクティスとなります。

6.もしどれか1つでも当てはまるようなら…

もしお読みいただき、「これは当てはまるな…」「自分のことかもしれない…」と感じた方は、ぜひ「スマート書記」をお試しください！録音する・メモをとる・録音を聞き直す・清書するといった一連の流れの全てを1つの画面で完結できます。

また、関係者に決定事項と宿題事項を簡単にまとめて、素早く共有する機能もありますので、業務の大幅な削減を後押しいたします。

もちろん決定事項と宿題事項だけでなく、録音したデータを文字起こしした内容も確認できますので、確認・レビューの手間の軽減にも役立ちます。

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この記事を書いた人

スマート書記ブログチーム

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