議事録作成に行き詰まった時の解決法5選
テレワークやリモートワークの促進により、効率的に会議が開催できるようになったことで、日々の業務の中で議事録作成の割合が増えてしまっている方も増えていると思います。
もちろん議事録以外の業務もありますので、そればかりに時間を取られるわけにはいきませんよね。そこで、議事録作成に行き詰まっている方に向けて、解決法をご紹介していきますので、是非お試しください。
1. 録画・録音して後から確認できるようにする
どんなに集中して会議に臨んでも、聞き取れなかったりメモできなかったりする部分はどうしても出てきてしまいます。
そのため、ICレコーダーで録音したり、Web会議ツールの録画機能を活用して記録を残し、会議の後でも確認できるようにしましょう。
そうすることで、会議中も気負わず安心感を持って参加できるようになりますので、簡単に実現できて、尚且つ高い効果が期待できます。ただ一方で、後から聞き返したり確認するための時間を設ける必要がありますので、そのためだけに他の業務を圧迫しないようなスケジュール設定も忘れずに行いましょう。
2.事前に会議の目的や重要な部分を抑えておく
議事録は、会議の目的やその会議での決定事項などの重要な部分が記載されていることが求められます。
そのため、なるべく会議の前にその部分を抑えておくことで、会議中もその部分に集中できてより効率的に作成できるだけでなく、質の高い議事録が出来るようになります。
もし可能であれば、会議前に主催者に会議の内容についてヒアリングすることをオススメします。
3.会議中のメモは決定事項や重要な発言などに絞り込む
全ての発言をメモしようと頑張っている方もいらっしゃるかと思います。もちろん、1から10まで全ての発言を記録できるに越したことはありませんが、どうしても限界がございます。
また、上記②で述べたように議事録は重要な部分を抑えることが重要ですので、メモに追われてその部分を理解できないことになってしまっては本末転倒です。そのため、無理に全ての記録を取ろうとせず、決まったことや重要だと思われる発言に絞って議事録を取ることが大事です。
ただ、会社によっては発言形式の議事録を求められる場合もあるかと思いますので、その場合は①でご紹介したように、録音・録画を実施して細部を確認し、不足点を補えられるようにしましょう。
4.ただ発言録を記載するのではなく、決定事項やネクストアクションを明確にする
会社や会議体によっては発言形式の議事録を求められることもあるかもしれませんが、議事録の重要な役割として、会議の決定事項やネクストアクションを「共有」することがあります。
もちろんその過程でどのような議論がされているのかも大事ですので、全く省略していいというわけではありませんが、まずは何が決定したのか（決定事項）、会議が終わった後に何をしなければいけないのか（持ち帰り事項）を明確にした上で、その過程について記載するようにしましょう。
そうすることで、議事録を確認した際に、会議で何をどのような議論がされたことで決定したのか、読み手にもわかりやすく伝えられますので、手戻りを少なく抑えることができます。
5.議事録をテンプレート化して編集箇所を必要最小限に止める
定期的に開催している会議では、ある程度議題も定まっていることが多いです。事前準備・編集作業を最小限に抑えるためにも、テンプレート化することをオススメします。
また、テンプレート化することのメリットは作成者だけでなく、閲覧者にもあります。閲覧者も毎回同じテンプレートの議事録を共有してもらえることで、確認するポイントが少なくなります。
そのため、事前の準備や会議中だけでなく、会議後の修正作業の効率化にも繋がりますので、ぜひ実践してみてください。
それでも困った時は
ただ、どんなに対策を講じても、そもそもの会議の数が多すぎたりする場合、議事録作成に関する課題を解決できない方もいらっしゃると思います。
そのような方は、ぜひ「スマート書記」をお試しください！
録音する・メモをとる・録音を聞き直す・清書するといった一連の流れの全てを1つの画面で完結できますので、色んなツールを管理する手間を省けます。
また、関係者に決定事項と宿題事項を簡単にまとめて、素早く共有する機能もありますので、業務の大幅な削減を後押しいたします。
無料トライアルも実施中ですので、まずはぜひお試しください！
